Project Description
Staat Utah
Industrie
Regierung
Kunde
Staat Utah
Fokus
Vollständige Systemintegration, Automatisierung von Geschäftsprozessen, verbesserte Schadensverwaltung.
Vorheriges System
Intern/Spreadsheets und Legacy RMIS (Risikomanagement-Informationssystem).
Herausforderung
Der State of Utah Risk Fund, der von der State of Utah Division of Risk Management (DRM) verwaltet wird, versichert staatliche Behörden, Schulbezirke, Hochschuleinrichtungen und Charterschulen. Der Fonds versichert:
- Eigentum im Wert von über 28 Milliarden Dollar
- Über 7.000 Gebäude
- Über 13.000 Fahrzeuge
- Haftpflichtversicherung für über 120.000 Mitarbeiter
Der DRM bietet auch Schadensregulierung, Schadenskontrolle, Versicherungsbeschaffung und Policenverwaltung an. Sie erkannten, dass mehrere Arbeitsabläufe isoliert waren und benötigten ein besseres Tool für die Berichterstattung, die Kommunikation und den Workflow. Der DRM benötigte die Integration aller Geschäftsprozesse, Datenbanken und Systeme an einem Ort. Der DRM kämpfte auch mit der manuellen Datenaktualisierung bei der jährlichen Erneuerung der Versicherungspolicen, einem manuellen Abrechnungsprozess, schwerfälligen und manuellen Berichterstattungsprozessen und der Tatsache, dass die Historie
Riskonnect Lösung
Zusammenfassung der Lösung
Die Abteilung für Risikomanagement (DRM) des Bundesstaates Utah entschied sich für die Riskonnect-Plattform für das Risikomanagement, um das bereits vorhandene grundlegende Schadensystem des alten Anbieters zu ersetzen. Das Riskonnect-System umfasst ein zentrales Repository, in dem zuvor getrennte Datenbanken untergebracht sind, und ermöglicht die einfache Integration von Arbeitsabläufen und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Riskonnect bietet dem Bundesstaat Utah einen vollständigen mobilen Zugang, der alle RMIS-Funktionen auf jedem mobilen Gerät – Android oder iOS – ermöglicht.
Die Implementierung von Riskonnect RMIS führte zu einer starken Benutzerakzeptanz. Die Vielseitigkeit der Plattform in Verbindung mit der Neugier der Staatsbediensteten und der Innovation von Riskonnect hat zu weiteren Phasen geführt, die Folgendes umfassen:
- Prozess der Policenerneuerung
- Ausgehende Zertifikate Automatisierungen
- Abteilung für Anlagen und Baumanagement (DFCM) Integration
- Verwaltung von Ansprüchen
- Verlustkontrolle
- Integration von Flottenvorfällen
- Verwaltung von Erstattungen für überschüssige Frachtführer
- Benutzerdefinierter analytischer Business Intelligence-Bericht
Abgeschlossene Projekte der Phasen 1-3
- RMIS (Risikomanagement-Informationssystem) Einführung – Juni 2011
- Generalstaatsanwalt BiIling Integration – September 2011
- Integration des Finanzsystems – September 2011
- Data Warehouse-Abgleich – September 2011
- Flottenintegration – September 2011
- Staatliche und schulische Kontakte / Eigentum / Fahrzeuge / Umstellung der Datenbank zur Prämienerneuerung – Juli 2012
Verbesserungen in der Schadensverwaltung – Juli 2012 Workers Comp Integration – Januar 2013
Eingehende Lösung
Die Lösung von Riskonnect bot eine zuverlässige Plattform für die Abwicklung aller versicherungs- und schadenbezogenen Aufgaben, die Datengenauigkeit und die Berichterstattung – in einer Weise, die dem Staat zuvor nicht zur Verfügung stand. Riskonnect automatisierte Prozesse, um noch mehr Gruppen innerhalb der Organisation miteinander zu verbinden und Schnittstellen zu schaffen:
- Abteilung für Finanzen für Zahlungen an Antragsteller
- Generalstaatsanwalt für Rechtskosten
- Division of Facilities and Construction Management (DFCM) für eine bessere Verwaltung von Immobilieninformationen
Alle diese neuen Schnittstellen eliminierten zuvor unzusammenhängende Daten aus unterschiedlichen Quellen. Das Ergebnis:
- Signifikante Kosteneinsparungen
- Verbesserte gemeinsame Nutzung von Daten
- Konsistenz der Daten
- Genauere Berichterstattung
- Bessere Analyse zur Verbesserung der Abläufe
- Besseres Verständnis der Expositionen
Die Leistungsfähigkeit der Riskonnect Arbeitsplattform für das Risikomanagement ermöglichte es der State of Utah Division of Risk Management, viele Teile ihrer Geschäftsprozesse zu ändern:
- Integration des Finanzsystems des Staates
- Automatisierte Berichterstattung an die Generalstaatsanwaltschaft
- Integration der Kontaktdatenbank, der Immobiliendatenbank, der Sachprämiendatenbank, der Kfz-Datenbank, des Excess Carriers, der Arbeiterunfallversicherung und der gemeinsamen Datenbank der DFCM
- Abgleich des Data Warehouse
- Implementierung der Verlustkontrolle
- Zusätzliche Berichterstattung über Risikooperationen
- Anpassungen der Benutzeroberfläche
- Automatisierte ausgehende Versicherungsbescheinigungen
Diese Verbesserungen der Geschäftsprozesse des Staates Utah ermöglichten ein noch größeres Wachstum, einschließlich:
- Ein ganzheitlicher Überblick über die Ansprüche, Risiken und Schadenskontrollmaßnahmen jedes Versicherten
- Verbesserte Schadenskontrolle bei der Überprüfung von Schadenersatzansprüchen von Arbeitnehmern
- Eliminierung vieler manueller Prozesse und doppelter Eingaben
- Koordination und Kommunikation zwischen Schadenregulierern und Mitarbeitern der Schadenregulierung
- Konsolidierung einer Datenbank aus mehreren Repositories
- Genauere und aktuellere Eigentumsinformationen bei Schadenuntersuchungen und Schadenskontrollmaßnahmen
- Bessere Kontrolle von Sachschäden
- Erweiterte Funktionen innerhalb der DFCM
- Verbesserte Vermögensberichte und Rechenschaftspflicht
- Leichterer Zugang zu den Risikopolitik- und Betriebsdokumenten des Staates Utah für Risikomitarbeiter
- Bessere Suchfunktionen für Daten
Riskonnect ROI
- Prozess der Prämienabrechnung: $1 Million wurde durch die Entdeckung kumulativer Prämienunterfakturierung aufgrund falscher Berechnungen in der früheren Datenbank verbucht
- Integration des Finanzsystems: $22.100 und 82% mehr Effizienz bei der Bearbeitung von Zahlungen in hohen Dollarbeträgen (von 17,1 Tagen auf 1 Tag).
- Integration des Generalstaatsanwalts (AG): $7.200 und 93% mehr Effizienz bei der Bearbeitung von Rechnungen (von 29,3 Tagen auf 2 Tage).
- Data Warehouse Reconciliation: $4.420 von 5 Stunden pro Woche auf keine Zeit aufgrund der vollständigen Automatisierung.
- Kontakt-Datenbank: Erhebliche Einsparungen an Arbeitsstunden durch die Beseitigung der doppelten Dateneingabe.
- Der Web-Zugriff auf RMIS vom Feld aus spart Fahrten ins Büro (für genaue Zahlen ist es noch zu früh).
Die Nachverfolgung des gesamten Prozesses der Versicherungserneuerung gewährleistet die Genauigkeit der Daten und der Rechnungsstellung, und der Prozess nimmt jetzt viel weniger Zeit in Anspruch. Unterm Strich hat die Riskonnect-Lösung die Automatisierungstechnologie in die Hände von Menschen gelegt, die bisher mit Papier arbeiteten, und der Staat Utah hat bis heute jährliche Einsparungen von weit über 1 Million Dollar erzielt.
In einem intensiven Prozess der Geschäftsanalyse und Entdeckung half Riskonnect der Utah State Division of Risk Management bei der Anpassung eines Tools, das wichtige Berührungspunkte in ein einziges Unternehmenssystem integrieren kann. Viele Stunden wurden damit verbracht, die Kernbedürfnisse und mögliche Lösungen für die komplexen und einzigartigen Anforderungen des staatlichen Risikomanagements herauszuarbeiten. Dieser Erkundungsprozess ermöglichte nicht nur die komplizierte Anpassung eines neuen umfassenden Tools, sondern eine solch detaillierte Analyse erforderte auch die ständige Überprüfung der aktuellen Geschäftsprozesse. Unverbundene und dezentralisierte Systeme und Prozesse wurden nahtlos in eine einzige Lösung integriert, die eine genauere und relevantere gemeinsame Nutzung und Analyse von Daten ermöglicht. Durch diese Zusammenarbeit können Daten nun unternehmensweit an die wichtigsten Interessengruppen weitergegeben werden, und Probleme und Lösungen werden aus einer ganzheitlichen Perspektive und nicht aus einer isolierten Sichtweise heraus analysiert. Diese Bemühungen haben den Ansatz des Staates Utah beim Risikomanagement grundlegend verändert.
Als das Projekt begann, konzentrierte sich die Abteilung für Risikomanagement des Bundesstaates Utah auf die Bewertung von Riskonnect und anderen Anbietern für ein Schadenmanagementsystem. Die Lösung von Riskonnect erweiterte ihre Vorstellung von dem, was möglich war, und das Projekt wuchs enorm zum Nutzen des Staates und seiner Bürger. Riskonnect ist der Anstoß für einen Paradigmenwechsel bei der Frage, was ein RMIS-System leisten sollte. Die Organisation begnügt sich nicht mehr mit der bloßen Bearbeitung von Ansprüchen, sondern hat verstanden, dass die gemeinsame Kommunikation und Echtzeitdaten ein leistungsfähiges und notwendiges Mittel sind, um Veränderungen in den vielen versicherten Einheiten zu bewirken. Das selbst auferlegte Niveau des Kunden stieg durch die mit der Riskonnect-Lösung gebotenen Möglichkeiten. Aufgrund der Leistungsfähigkeit des Riskonnect-Systems wurden in vielen Bereichen Änderungen vorgenommen: Integration des Finanzsystems, automatisierter Datenaustausch mit der Generalstaatsanwaltschaft, Integration der Datenbanken für Versicherungsrisiken und -prämien, Verwaltung von Zahlungen an Exzedenten, Nachverfolgung von Schadenersatzansprüchen von Arbeitnehmern, Integration der gemeinsamen DFCM-Datenbank, Abgleich des Data Warehouse, Implementierung von Schadenskontrollen, zusätzliche Berichte über Risikooperationen, Anpassung der Benutzeroberfläche, Datenvalidierung und Arbeitsabläufe, verbesserte Metriken und automatisierte Versicherungsnachweise.
Diese Verbesserungen ermöglichen eine bessere Schadenskontrolle, die Eliminierung vieler manueller Prozesse und doppelter Dateneingabe, die Sicherstellung der Koordination und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern in der Schadenregulierung und der Schadenregulierung, die Konsolidierung einer Datenbank aus mehreren Datenspeichern, genauere und aktuellere Sachinformationen bei der Schadenermittlung, eine bessere Kontrolle von Sachschäden, eine verbesserte Sachberichterstattung und Rechenschaftspflicht, einen einfacheren Zugang zu Risikopolicen und operativen Dokumenten für die Risikomitarbeiter, bessere Möglichkeiten zur Datensuche sowie eine einheitliche Organisation und verbesserte Geschäftsprozesse.
