Si une enquête sur un incident (accident) peut sembler être un outil réactif – puisqu’un événement indésirable doit se produire, ou presque, pour déclencher une enquête – ce n’est pas nécessairement le cas. Un processus d’enquête bien conçu permet d’atteindre la ou les causes profondes d’un événement et d’éviter que des événements similaires ne se reproduisent. Consciente de l’impact que les enquêtes peuvent avoir sur la prévention de nouveaux faux pas,l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) a défini un processus en quatre étapes pour aider les employeurs à mener des enquêtes sur les incidents (accidents) survenus sur le lieu de travail, dans un guide intitulé , “Incident (Accident) Investigations : A Guide for Employers”.
4 étapes pour gérer les enquêtes sur les incidents (accidents)
“Enquêtes sur les incidents (accidents) : Un guide pour les employeurs” simplifie la manière d’aborder les enquêtes sur les incidents ou les accidents — en fournissant des informations utiles sur la manière de :
- Préserver et documenter la scène
- Collecte des données
- Déterminer les causes profondes
- Mettre en œuvre des actions correctives
Malgré les instructions utiles fournies par le guide, les employeurs peuvent se sentir dépassés par l’idée de mettre en place tous les processus et documents nécessaires à l’amélioration de leurs techniques d’enquête.
Voici comment la technologie de gestion des risques peut rationaliser davantage les enquêtes en automatisant de bout en bout le processus en quatre étapes de l’OSHA :
1. Préserver et documenter la scène
L’OSHA recommande de préserver la scène d’un incident “pour éviter que des preuves matérielles ne soient enlevées”, ainsi que d’enregistrer sur vidéo, de photographier et de dessiner certains éléments de l’incident lorsque cela s’avère pertinent. Elle recommande également de documenter de manière très détaillée afin de saisir l’essence de ce qui s’est passé. Qui pourrait contester ces bonnes pratiques ? Cependant, toute personne familière des scènes d’incidents (d’accidents) sait que c’est plus facile à dire qu’à faire. Dans le feu de l’action – et dans le chaos qui s’ensuit souvent dans de telles situations – il peut être difficile de s’occuper de l’incident ou de soigner un travailleur blessé, tout en veillant à ce que toutes les parties et pièces d’une enquête soient en mouvement afin que rien ne soit négligé. La technologie de gestion des risques peut vous aider : Elle automatise l’ensemble du processus de gestion des incidents Elle automatise l’ensemble du processus de gestion des incidents, en fournissant aux utilisateurs sur le terrain un cadre automatique sur la manière de répondre à un incident et des conseils sur les données qui doivent être collectées. données qui doivent être collectées — tout cela pendant qu’ils sont sur place. Avec un appareil mobile et en quelques clics, les utilisateurs sur le terrain peuvent se connecter à un portail pour accéder aux informations pertinentes et les enregistrer, qu’elles soient liées au traitement ou à la documentation d’un quasi-accident, d’un incident ou d’un accident. Des formulaires électroniques avec des champs de données déjà établis donnent aux utilisateurs sur le terrain une idée des prochaines étapes qu’ils doivent suivre ou des données qu’ils doivent collecter. Un processus de collecte guidé, de type “assistant”, incorpore une logique de questionnement dynamique, affichant ou masquant d’autres questions en fonction des réponses précédentes. La bonne technologie de gestion des risques permettra également de passer facilement à différentes parties du processus de collecte électronique, puis de valider les sections complètes et incomplètes. En outre, les utilisateurs sur le terrain peuvent également télécharger des photos, des vidéos ou des dessins en rapport avec l’incident, en plus des données standard qu’ils collectent, ce qui permet de garder tous les éléments organisés afin que rien ne passe inaperçu.
2. Collecte des données
L’automatisation peut rendre votre programme de sécurité plus sûr. Cette fonctionnalité permet de préserver et de documenter la scène d’un incident ou d’un accident en toute transparence : La collecte et la documentation des données peuvent avoir lieu sur place, sans qu’il soit nécessaire de mélanger des documents, de mener des enquêtes ou de saisir à nouveau les données de l’incident lorsque les utilisateurs sur le terrain retournent à leur bureau ou lorsque l’équipe de sécurité met la main sur des informations qui ont été collectées manuellement.
Gérer les incidents et les accidents sur le moment, tout en essayant de préserver les détails de ce qui s’est passé, n’est pas une tâche facile. Néanmoins, c’est important si vous voulez aller au fond du problème et éviter qu’un scénario similaire ne se reproduise.
Grâce à la technologie de gestion des risques, vous pouvez recueillir les informations dont vous avez besoin dans le cadre d’un processus de collecte rationalisé et flexible. Le gain de temps et l’amélioration de la précision qui en résultent vous laissent plus de temps pour mettre en place des actions correctives et passer à l’aspect préventif, toujours important, de la gestion des risques liés à la sécurité. gestion des risques de sécurité.
3. Analyse des causes profondes
Si vous souhaitez renforcer la culture de sécurité de votre organisation, il est important de découvrir les origines des incidents ou accidents qui se produisent, en utilisant une technique d’investigation appelée “enquête sur la sécurité”. l’analyse des causes profondes.
C’est la raison pour laquelle l’analyse des causes profondes est si fortement recommandée par les organismes de santé et de sécurité. Bien entendu, avant d’en arriver à la cause première, vous devez disposer d’un compte rendu précis de ce qui s’est passé. La technologie de gestion des risques peut vous aider à effectuer une analyse des “cinq pourquoi” , une technique qui consiste à poser à plusieurs reprises la question “pourquoi” (au moins cinq fois en moyenne), afin de trouver la cause première. Le système déclenchera automatiquement des questions “pourquoi” pour faciliter une enquête productive.
Mais au-delà de la collecte d’informations, la technologie de gestion des risques simplifie également l’analyse de ces données, les rendant plus faciles à interpréter et, par conséquent, plus faciles à identifier la cause première.
Consolidation des données et analyse visuelle : L’analyse des causes profondes en toute simplicité
Avant tout, la technologie de gestion des risques relie et normalise des sources de données disparates en une source de vérité unique et compréhensible qui peut être partagée avec d’autres dans un esprit de collaboration. Cela signifie que toutes les données sont collectées, formatées, stockées et partagées en un seul endroit, ce qui permet non seulement aux utilisateurs d’accéder à toutes les informations pertinentes, mais aussi de les visualiser d’un seul coup, plutôt que de passer d’un fichier à l’autre ou d’une source de données à l’autre avec un format unique. En outre, la bonne technologie de gestion des risques créera, à partir des données, des visuels significatifs tels que des graphiques interactifs, des tableaux, des calendriers et des diagrammes de cause et d’effet ou en arête de poisson, ce qui permettra de suivre facilement le récit de l’incident et d’analyser les facteurs de causalité et de contribution afin de mieux hiérarchiser et cibler les mesures correctives à prendre.
Consultez cette chronologie visuelle créée à partir d’un incident hypothétique dans le domaine des soins de santé :
En fin de compte, l’utilisation de la technologie de gestion des risques de ces manières peut vous aider à consacrer moins de temps et d’efforts aux analyses des causes profondes et plus de temps à l’amélioration de la sécurité. Les analyses des causes profondes sont un outil essentiel d’amélioration de la sécurité et de gestion des risques. Mais trop souvent, elles ne sont pas menées assez fréquemment ou assez rapidement après la découverte et le signalement d’un événement.
4. Prendre des mesures correctives
Toutes les données et analyses d’enquête sur les incidents (accidents) du monde ne feront aucune différence si vous ne les suivez pas par des actions correctives qui rectifient réellement les causes profondes des événements. Les incidents ou accidents qui ne font pas l’objet d’un suivi par des actions correctives ne sont que d’autres accidents en attente de se produire – peut-être avec des ramifications encore plus coûteuses que la première fois. En effet, un accident qui se produit plus d’une fois n’est pas seulement un accident : Il s’agit d’un problème systémique qui peut affecter la réputation, le moral et les résultats d’une organisation. Pourtant, trop souvent, les actions correctives sont bloquées par l’indécision, la bureaucratie et les erreurs de communication. Les organisations ne disposent pas des données et des outils d’analyse adéquats pour prendre en toute confiance des décisions en matière de mesures correctives, ou bien elles ne disposent pas des cadres internes appropriés pour prendre des décisions et agir – ou les deux.
Comment rendre les actions correctives automatiques
La technologie de gestion des risques permet de minimiser ces défis. Non seulement elle facilite la collecte et l’analyse transparentes des données relatives aux incidents afin d’améliorer la prise de décision, mais la technologie de gestion des risques automatise le processus d’action corrective, offrant ainsi le cadre nécessaire pour faire avancer les initiatives et responsabiliser les individus. La technologie de gestion des risques peut notamment contribuer à rationaliser le processus d’action corrective :
- Modèles d’action corrective : Gagnez du temps en utilisant des documents électroniques types pour lancer le processus d’action corrective, plutôt que de créer un formulaire unique pour chaque nouvel événement.
- Suivi automatisé : assignez électroniquement des tâches d’action corrective aux parties prenantes concernées. Les tâches peuvent être cochées lorsqu’elles sont terminées, ou des déclencheurs d’escalade peuvent être automatisés en cas de retard. Les statuts des activités sont visibles par les utilisateurs autorisés.
- Invitations à accomplir des tâches et retour d’information : L’accomplissement des tâches peut également déclencher des flux de travail automatisés, invitant d’autres parties prenantes à accomplir des tâches et à fournir un retour d’information sur les mesures correctives, selon une cadence d’activité établie.
Le fait de ne pas prendre les mesures qui s’imposent peut être préjudiciable à l’organisation : Le moral peut chuter et les pénalités peuvent être importantes. Il est essentiel que toutes les données pertinentes soient enregistrées, que les mises à jour de statut soient signalées et que des processus d’escalade automatisés garantissent que les actions correctives sont menées à bien en temps voulu. Vous souhaitez savoir comment automatiser le processus d’action corrective ? Cliquez ici pour en savoir plus ou consultez notre livre blanc sur l’analyse des conséquences inattendues des mises à jour de la règle OSHA sur les tests de dépistage de drogues après un accident.
