El nuevo año es una oportunidad para encontrar la energía y la inspiración no sólo para abordar nuestros objetivos personales, sino también los objetivos profesionales y organizativos, en particular los relacionados con el riesgo, los seguros y los siniestros.
Para inspirarte un poco y ayudarte a consolidar tus propios objetivos, hemos pedido a los miembros de nuestro Consejo Asesor de Riskonnect que nos cuenten sus propios propósitos profesionales de año nuevo. He aquí algunos de sus propósitos:
- Ayudar al personal a conciliar la vida laboral y familiar
- Gestionar proactivamente la seguridad y prevenir accidentes
- Reduce los gastos por siniestros
- Lanzar una iniciativa de transformación/cambio en toda la empresa
Todos estos son, por supuesto, grandes propósitos. Y aún mejor, la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede permitir a los profesionales de riesgos, seguros y siniestros alcanzar estos objetivos. No te pierdas cómo puede ayudar a reducir los gastos de siniestros y a poner en marcha iniciativas de transformación en toda la empresa, pero sigue leyendo para saber cómo puede ayudar también a conciliar la vida laboral y personal y a gestionar proactivamente la seguridad:
Ayudar al personal a conciliar la vida laboral y familiar
Con demasiada frecuencia, la conciliación de la vida laboral y familiar se considera un «beneficio blando», y la dirección o los gestores perciben que dicho beneficio ofrece poco rendimiento monetario de la inversión. Sin embargo, invertir de verdad en las herramientas necesarias para ofrecer a los empleados un verdadero equilibrio entre vida laboral y personal puede suponer un cambio drástico en toda la empresa.
Por ejemplo, automatizar el cumplimiento del papeleo -en diversos departamentos- no sólo hace que tus empleados pasen menos tiempo trabajando. En realidad, suele dar lugar a que tus empleados pasen más tiempo haciendo un trabajo significativo que puede ahorrar dinero o aumentar los beneficios. El papeleo manual nunca ha ahorrado dinero a una empresa, pero los procesos automatizados pueden dar lugar a toda una serie de ahorros y valor añadido.
De hecho, uno de los que respondieron a la encuesta de propósitos de año nuevo de Riskonnect citó el equilibrio entre la vida laboral y personal de su equipo como objetivo profesional, porque necesita que su equipo funcione «al 100% a toda máquina». Y al igual que el equilibrio entre la vida laboral y personal es necesario para que los equipos funcionen bien, la tecnología de gestión de riesgos adecuada es necesaria para lograr el equilibrio entre la vida laboral y personal.
He aquí sólo algunas formas en que la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede permitir la conciliación de la vida laboral y familiar de tus empleados en diversas funciones relacionadas con los riesgos, los seguros, las reclamaciones, las adquisiciones y el cumplimiento, al tiempo que ofrece a tu organización un retorno de la inversión:
- Puede crear un proceso de reclamaciones sin papel que elimine el tiempo dedicado a revolver papeles, así como reducir la introducción de datos redundantes. Los formularios electrónicos de incidencias pueden convertirse automáticamente en formularios electrónicos de reclamaciones con sólo unos clics. Los datos relevantes se rellenan automáticamente en lugar de ser reintroducidos manualmente por un profesional de siniestros. En lugar de dedicarse a empujar papel, los profesionales de siniestros pueden centrarse en reducir los siniestros, detectar siniestros fraudulentos o intervenir a tiempo en siniestros que se prevé que serán costosos.
Lee: «Tres consejos para evitar el agotamiento del perito de siniestros».
- Puede agilizar todo el proceso de gestión de proveedores: desde automatizar cómo gestionas los certificados de seguro y los contratos, hasta cómo completas las evaluaciones de calidad de los proveedores. Las idas y venidas de correos electrónicos, llamadas telefónicas y faxes sobre información o firmas que faltan se convertirán en recuerdos lejanos. Dedica menos tiempo a la conformidad de los proveedores y más a asegurarte de que tienes los mejores proveedores para poder ofrecer el mejor servicio al cliente: ganar, retener y deleitar a los clientes.
Lee «Tres consejos para gestionar con éxito a los proveedores».
- Puede simplificar la creación y el uso compartido de informes gracias a herramientas automáticas de visualización de datos; fuentes de datos programadas regularmente que cargan automáticamente información sobre siniestros en tiempo real; y cuadros de mando que permiten a diversos usuarios ver la información en multitud de formatos, todo ello sin que un gestor de riesgos, un gestor de seguridad, un gestor de proveedores o un perito de siniestros tengan que crear una y otra vez informes únicos. De nuevo, esto aleja al personal del trabajo administrativo, que consume mucho tiempo, y lo orienta hacia un trabajo de toma de decisiones más rentable y significativo.
Estas capacidades no son meras campanas y silbatos -o simplemente «cosas bonitas de tener»- añadidas a la tecnología de gestión de riesgos. En realidad, son soluciones que ahorran tiempo (y sólo una pequeña muestra) y ayudan a resolver el problema de tener una plantilla sobrecargada, al tiempo que aportan valor a tu empresa.
Gestionar proactivamente la seguridad y prevenir accidentes
Crear un entorno seguro para empleados, clientes o visitantes de tu empresa o propiedad es un objetivo admirable cualquier año. Y aunque cero lesiones o incluso una cultura de seguridad pueden parecer elevados, son tangibles con la tecnología de gestión de riesgos adecuada que respalde a tu equipo.
Lee «Cómo crear un programa de seguridad galardonado».
En primer lugar, mejora la forma de recopilar datos sobre incidentes o accidentes. De hecho, la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede automatizar todo el proceso. gestión de incidentes dando a los usuarios de campo un marco automático sobre cómo responder a un incidente y orientación sobre los datos que deben recopilarse para documentar la escena de un incidente, accidente o cuasiaccidente, todo ello mientras están in situ.
Con un dispositivo móvil y unos pocos clics, los usuarios sobre el terreno pueden conectarse a un portal para acceder a la información pertinente y registrarla. Los formularios electrónicos con campos de datos ya establecidos dan a los usuarios de campo una idea de los siguientes pasos que deben dar o de los datos que deben recopilar. Un proceso de recogida guiado, tipo «asistente», incorpora una lógica de preguntas dinámica, que muestra u oculta más preguntas en función de las respuestas anteriores.
Lee: «Cómo gestionar las investigaciones de accidentes e incidentes en cuatro sencillos pasos».
Aunque las herramientas automatizadas de recogida e investigación de incidentes (accidentes) pueden parecer reactivas -ya que tiene que producirse, o casi producirse, un suceso no deseado para que se recojan datos o se realice una investigación-, no es necesariamente así. Un proceso de investigación bien construido puede llegar a la(s) causa(s) raíz de un suceso y evitar que vuelvan a ocurrir sucesos similares.
Por ejemplo, la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede ayudarte a realizar un «Cinco porqués Análisis: una técnica mediante la cual planteas repetidamente la pregunta «¿Por qué?» (al menos cinco veces, como media), para llegar a la causa raíz. El sistema activará automáticamente las preguntas «por qué» para facilitar una investigación productiva.
Esta tecnología también simplificará el análisis de los datos de accidentes, incidentes y cuasi accidentes, facilitando su interpretación y, por tanto, la detección de las causas subyacentes. Los datos se recopilan, formatean, almacenan y comparten en un solo lugar, lo que no sólo proporciona a los usuarios pleno acceso a la información pertinente, sino que les da acceso en una sola vista, en lugar de tener que cambiar entre distintos archivos y fuentes de datos con formatos únicos.
Es más, la tecnología de gestión de riesgos adecuada creará imágenes significativas, como gráficos interactivos, diagramas, líneas temporales y diagramas de causa y efecto/espina dorsal a partir de los datos, facilitando el seguimiento de la narración del incidente, así como el análisis de los factores causales y contribuyentes para priorizar y orientar mejor las acciones correctivas.
También te ayudará a facilitar fácilmente acciones correctivas – creando procesos sencillos y automáticos para registrar los datos, actualizar el estado de cualquier actividad correctiva y escalar cualquier problema en la cadena para asegurarte de que no se pasa por alto, sino que se completa a tiempo.
En última instancia, el proceso racionalizado y flexible de recogida de datos mejora tanto la calidad como la cantidad de información a la que puedes acceder sobre incidentes, accidentes o cuasi accidentes. De este modo, es más fácil explorar los análisis de la causa raíz y, a continuación, tomar medidas correctivas, pasos críticos en la gestión proactiva de la seguridad y la prevención de accidentes.
No te desanimes
Establecer objetivos o propósitos -ya sean personales o profesionales- es un paso importante para prepararte para el éxito en el nuevo año.
Sin embargo, puede ser un reto, especialmente cuando los objetivos empresariales cambian y surgen riesgos como los principales riesgos empresariales de 2018-pueden dar al traste con tus objetivos. Pero no te desanimes. Fíjate un objetivo. Elabora un plan. Adquiere las herramientas necesarias para ejecutarlo. Este es tu año.
Lo creas o no, ya llevamos un par de semanas de año nuevo. ¿Has fijado tus objetivos o propósitos profesionales, y los has alineado con los objetivos de tu organización? Si no es así, quizá podamos proporcionarte algo de inspiración. Hace poco nos pusimos en contacto con los miembros de nuestro Consejo Asesor Riskonnect y les pedimos que nos contaran sus propósitos profesionales de año nuevo para 2018. Sus propósitos incluían ayudar a sus empleados a conciliar la vida laboral y familiar, y gestionar proactivamente la seguridad y prevenir los accidentes -temas tratados en «Propósitos de Año Nuevo para profesionales de seguros de riesgo y siniestros (Primera Parte)». Pero otros propósitos incluían reducir los gastos por siniestros y poner en marcha iniciativas de transformación/cambio en toda la empresa: propósitos excelentes, de los que hablaremos, junto con la forma en que la tecnología integrada de gestión de riesgos puede ayudarte a alcanzar estos objetivos.
Reduce los gastos por siniestros
Reducir los gastos por siniestros no es un objetivo sorprendente entre los profesionales de riesgos, siniestros y seguros. Pero puede ser uno que los profesionales sean reacios a fijarse si no disponen de las herramientas o el plan de acción para ejecutarlo realmente. Ahí es donde entra en juego la tecnología de gestión integrada de riesgos. Ante todo, dicha tecnología proporcionará un registro único para cualquier elemento relacionado con un siniestro concreto, inclusolas comunicaciones por correo electrónico vinculadas al siniestro. Todo está alojado en el mismo sistema, junto con el resto de tus datos sobre riesgos, siniestros y pólizas. También te permitirá controlar fácilmente el estado de un siniestro y la tramitación del pago. Además, la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede automatizar todo el proceso de gestión de siniestros: Las tareas de flujo de trabajo del sistema inician, automatizan y facilitan la comunicación, las acciones e incluso los análisis. Todo esto puede reducir el tiempo que permanece abierto un siniestro, y como los siniestros más cortos suelen ser menos costosos, estarás en el buen camino para reducir los gastos por siniestros. También ayuda a reducir los gastos por siniestros el poder de los análisis que puede proporcionar una tecnología de gestión de riesgos verdaderamente integrada. Los datos no sólo se pueden actualizar y consolidar automáticamente, sino que se pueden visualizar y contextualizar fácilmente para que puedas:
- Identificar los factores que pueden prolongar las ausencias
- Cuantificar el impacto de las reclamaciones individuales
- Acelerar la detección de futuros siniestros de alto coste poco después de la lesión, identificando los siniestros actuales de bajo coste que es probable que aumenten sustancialmente
- Aumentar la eficacia del dinero destinado a la administración de siniestros, centrando los recursos en futuros siniestros de alto coste
Lanzar una iniciativa de transformación/cambio en toda la empresa
La gestión del cambio o la transformación organizativa no es algo que pueda suceder sin más. Requiere objetivos bien definidos, puntos de referencia y métricas, y el apoyo de toda la organización, de arriba abajo Y de abajo arriba. Tiene que ser una iniciativa de todos, lo que requiere transparencia y herramientas que puedan respaldar esa transparencia. La tecnología de gestión integrada de riesgos puede ayudar: No se trata de otra tecnología aislada que sólo sirve al departamento de gestión de riesgos. En realidad, su funcionalidad puede satisfacer las necesidades de muchos departamentos de una organización, desde los departamentos de compras, recursos humanos y jurídico hasta los de seguridad, cumplimiento y gestión de riesgos. Por eso tantas organizaciones recurren a la tecnología integrada de gestión de riesgos cuando intentan consolidar su sobreabundancia de proveedores tecnológicos.
La Tecnología de Gestión Integrada de Riesgos puede hacer aflorar información relevante sobre riesgos desde cualquier lugar de la organización donde se oculte, conectarla con otros datos internos y externos, y normalizarla de forma segura en la nube. También puede hacer que los datos sobre riesgos sean dinámicos -actualizados y visualizados con gráficos significativos, tablas, etc.- en tiempo real. Esta narración de datos es fundamental para la transparencia, la toma de decisiones de calidad y el compromiso. Por ejemplo, si tu organización aspira a adoptar una cultura de la seguridad, esa iniciativa no puede vivir sólo en el departamento de seguridad. Tienes que dotar a la primera línea de la capacidad de recopilar fácilmente datos normalizados sobre incidentes y accidentes, así como ayudarles a comprender la importancia de recopilar y comunicar dichos datos. También debes asegurarles que no deben temer informar. Esto, por supuesto, significa que la dirección y los dirigentes están de acuerdo en incentivar y promover la seguridad, en contraposición a la gestión basada en el miedo en torno a los incidentes y accidentes. Sin embargo, es más probable que este enfoque resuene en la dirección una vez que confíen en la calidad de los datos recopilados y vean cómo perpetúa la toma de decisiones acertadas y las acciones correctivas impactantes.
Lee «Cómo crear un programa de seguridad galardonado».
Por último, la Tecnología de Gestión Integrada de Riesgos no sólo implica y capacita a los empleados, sino que también tiene una aplicación más práctica: Permite la productividad automatizando y agilizando las tareas administrativas. Esto puede conducir realmente a la innovación, ya que los empleados tendrán más tiempo para hacer un trabajo de mayor valor. Esto también puede conducir a la transformación organizativa
Lee «El ROI de la Gestión Integrada de Riesgos».
Año nuevo, tú nuevo
Al entrar en un nuevo año, solemos dedicar mucho tiempo y energía a centrarnos en los riesgos emergentes que pueden afectar a nuestro negocio, considerándolos retos puntuales con soluciones puntuales, en lugar de una pequeña pieza de un puzzle. No dejes que éste sea otro año de simulacros de incendio y ruedas giratorias. La tecnología de gestión integrada de riesgos puede establecer un marco único en torno a los numerosos riesgos emergentes a los que se enfrenta tu organización, al tiempo que resuelve los retos siempre presentes que frenan la verdadera transformación de tu empresa.
