Cómo mejorar el cumplimiento de los proveedores en el siglo XXI

El cumplimiento por parte de los proveedores ha ido mucho más allá de las casillas marcadas y los contratos impresos en archivadores. En el panorama interconectado y complejo de hoy en día, las organizaciones necesitan gestionar las relaciones con los proveedores con la vista puesta en reducir los gastos innecesarios y protegerse de los riesgos. A medida que las cadenas de suministro del siglo XXI se vuelven cada vez más intrincadas, los programas de gestión del cumplimiento de los proveedores del siglo XX tendrán dificultades para seguirles el ritmo. Para que tu programa se adapte a los retos modernos, sigue estos cuatro pasos:

Paso 1: Clasifica a tus proveedores por criticidad

Evalúa y clasifica sistemáticamente a tus proveedores en función de su importancia para tu empresa. Clasificar a los proveedores según su criticidad -por los que manejan software, hardware o procesos administrativos esenciales, por ejemplo- te permite centrarte en las áreas de alto impacto a la hora de priorizar el tiempo y los recursos. Sin este tipo de enfoque basado en el riesgo, tu programa carecerá de la profundidad y flexibilidad necesarias.

Paso 2: Evalúa tus normas y políticas

Una gestión eficaz del cumplimiento de los proveedores requiere políticas, normas y contratos claros y completos. Las buenas políticas de proveedores van más allá del lenguaje contractual y abarcan aspectos más amplios de la relación, como los procesos de incorporación, las normas, los requisitos de interacción técnica y de datos, y las normas de seguridad. Unas políticas de proveedores claras establecen la responsabilidad dentro de la relación y ayudan a minimizar los trastornos financieros y operativos del incumplimiento. Por ejemplo, las políticas suelen incluir un lenguaje de indemnización para definir las responsabilidades de cada parte en caso de reclamaciones legales. Asegúrate de que tus políticas están redactadas de forma que sean fáciles de entender para tus socios. Ten en cuenta también los seguros de los proveedores y las cuestiones de cumplimiento normativo relevantes para tu sector. Un marco normativo bien estructurado sienta las bases para un cumplimiento satisfactorio por parte de los proveedores, ya que todas las partes saben lo que se espera de ellas.

Paso 3: Aplica tus políticas utilizando las mejores prácticas

Una vez que tengas políticas bien definidas, la comunicación, la transparencia y la diligencia debida son esenciales. Crea un sistema de puntuación para evaluar el cumplimiento y el rendimiento de los proveedores, utilizando métricas que se ajusten a los objetivos y normas de tu organización. Los indicadores de rendimiento habituales pueden ser la puntualidad en la entrega, la calidad de los productos o servicios, el cumplimiento de los protocolos de seguridad y la capacidad de respuesta a los problemas. Pondera cada métrica en función de su importancia para tus objetivos empresariales. Actualiza y comparte periódicamente el cuadro de mando con los proveedores para fomentar la transparencia, establecer expectativas claras y proporcionar una base para conversaciones constructivas durante las evaluaciones del rendimiento. Además del marco del cuadro de mando, establece una cadencia regular de comunicación para alinear las expectativas, abordar las preocupaciones y celebrar los éxitos. Una comunicación abierta y coherente ayuda a evitar malentendidos y a resolver los problemas con rapidez. Para cualquier problema que surja, traza un proceso de escalada claro y especifica medidas correctivas, sanciones y plazos de rectificación. En caso de incumplimiento persistente, establece criterios de rescisión para poner fin a la asociación.

Paso 4: Encuentra la tecnología que se adapte a tus necesidades

Estar al tanto de las complejidades de un programa de cumplimiento de proveedores es mucho más fácil y eficaz con la tecnología. Aprovecha el software dedicado a la gestión del riesgo de proveedores para automatizar la evaluación del riesgo de proveedores y supervisar sistemáticamente el rendimiento. La tecnología adecuada de gestión de riesgos de terceros te ayudará:

• Menor exposición al riesgo. La tecnología de gestión de riesgos de terceros te ayuda a identificar los riesgos en una fase temprana, lo que reduce tu exposición al riesgo y contribuye a un entorno operativo más seguro.
• Acelera el tiempo de elaboración de informes. A diferencia de los procesos manuales de elaboración de informes, propensos a errores, el software de gestión de riesgos de terceros ofrece informes en tiempo real con sólo apuntar y hacer clic, lo que ahorra tiempo y garantiza que la información sea precisa y esté actualizada para tomar decisiones con conocimiento de causa.
• Fortalece las relaciones con los proveedores. La tecnología adecuada de gestión de riesgos de proveedores proporciona un canal fiable para una comunicación eficaz con los proveedores. También puede proporcionar información valiosa sobre las métricas de rendimiento de los proveedores, que puede utilizarse para mejorar la asociación.
• Valida el estado de terceros. La tecnología de gestión de riesgos de terceros almacena los datos en una ubicación centralizada, proporcionando un único punto de verdad al que todas las partes pueden acceder fácilmente y en el que pueden confiar de forma fiable.

Tomar el control del cumplimiento por parte de los proveedores con normas claras, expectativas compartidas y una aplicación coherente ayudará, en última instancia, a construir relaciones más sólidas. Gestionar el proceso con el software adecuado también reducirá el gasto innecesario y la exposición al riesgo, lo que será cada vez más importante a medida que se amplíe tu red de proveedores.

Si necesitas ayuda para encontrar el software de gestión de riesgos de proveedores adecuado, descárgate esta plantilla de RFP y echa un vistazo al software de gestión de riesgos de terceros de Riskonnect.