Desafío

A Stanley Steemer se le ofreció la oportunidad de ampliar significativamente su cartera de servicios y añadir una nueva fuente de ingresos, pero eso significaba que la empresa primero tenía que mejorar significativamente la forma en que gestionaba a sus proveedores externos. Stanley Steemer, más conocida por la limpieza de alfombras, es una empresa familiar con 63 sucursales y 220 franquicias. En aquel momento, utilizaba un método muy manual para investigar y dar de alta a posibles proveedores y otros terceros. El proceso requería una cantidad considerable de trabajo de poco valor y que consumía muchos recursos para localizar documentos aislados, contratos y aprobaciones, que a menudo se almacenaban en distintas áreas de la organización. Esto también hacía casi imposible integrar la información clave de terceros y analizar los riesgos de los proveedores. Para aprovechar esta nueva oportunidad de negocio, Stanley Steemer tendría que investigar, incorporar y gestionar entre 10 y 12 nuevos proveedores en cada centro operativo, una tarea desalentadora dado su enfoque manual e ineficiente. El equipo directivo se dio cuenta enseguida de que modernizar y automatizar el proceso de gestión de terceros sería decisivo para el éxito.

«Necesitábamos un enfoque más eficiente y eficaz, pero no queríamos aumentar el personal ni los costes», dice Michelle Middendorf, directora de riesgos de proveedores e indemnización laboral de Stanley Steemer. «Buscamos soluciones de corredores, pero determinamos que no eran económicas. Nuestra mejor opción era desarrollar una solución personalizada y tecnológica que pudiera gestionar a la perfección nuestras obligaciones contractuales, los certificados de seguro y el cumplimiento del W-9.»

«Recurrimos a Riskonnect en busca de la solución, y cumplieron».

Michelle Middendorf Responsable de Riesgos Laborales y de Proveedores, Stanley Steemer

SOLUCIÓN

Stanley Steemer implantó Riskonnect para agilizar y centralizar la investigación de antecedentes, la incorporación y la gestión de su creciente lista de proveedores. Con Riskonnect, Stanley Steemer puede:

  • Gestiona fácilmente contratos, certificados de seguro y el cumplimiento del W-9.
  • Ahorra tiempo y mejora la fiabilidad automatizando los flujos de trabajo.
  • Proporcionar un portal digital para que terceras partes envíen información y respuestas.
  • Haz un seguimiento del cumplimiento de los certificados de seguro de los proveedores externos.
  • Envía sin problemas los W-9 de proveedores externos a contabilidad.

RESULTADOS

Riskonnect redujo drásticamente el tiempo y los costes de incorporación de proveedores y otros terceros. Como resultado, Stanley Steemer pudo ampliar de forma rentable su cartera de servicios, aprovechar las nuevas oportunidades de ingresos y mejorar la forma en que gestiona sus relaciones con terceros. Los datos de proveedores externos de la empresa están ahora centralizados en una plataforma, que:

  • Contratación y seguimiento simplificados de terceros.
  • Reducción de los costes de mano de obra, TPA y corredores.
  • Mayor control, gestión y cumplimiento de los contratos.
  • Liberó tiempo y recursos para centrarse en tareas más estratégicas y de valor añadido.
  • Mejora de la toma de decisiones mediante informes y análisis sofisticados, pero fáciles de usar.

Stanley Steemer sabe ahora qué proveedores cumplen la normativa y qué servicios pueden prestar en cualquier sucursal. Dice Middendorf: «En última instancia, esta capacidad ha aumentado nuestros ingresos, y nos ha ahorrado dinero».

Para saber más sobre Stanley Steemer y cómo la tecnología puede reducir los riesgos de terceros, consulta nuestro seminario web a la carta.

Si estás listo para redactar una RFP para una solución de gestión de riesgos de terceros, descarga esta lista de las preguntas más críticas relacionadas con la GTRP, que puede modificarse fácilmente para adaptarla a tus necesidades.