Para los clientes de soluciones tecnológicas (incluidos software de gestión de riesgos, sistemas de administración de reclamaciones y tecnología de seguridad), la reunión anual de administración con un cliente es muy valiosa e importante. Tanto el cliente como el proveedor deben abordarla como una oportunidad para revisar los logros recientes. También se trata de mirar hacia adelante y realizar una planificación a corto y largo plazo. Igualmente importante, es una oportunidad para fortalecer la asociación cliente-proveedor al pasar unas horas juntos en persona sin las distracciones del día a día.

Para nosotros en Riskonnect Technology, nuestra conferencia anual de clientes y las reuniones de mesa redonda son excelentes oportunidades para pasar tiempo con los clientes; sin embargo, nada supera el formato individual de una reunión de administración. Independientemente de quién sea su empresa de software de gestión de riesgos, le sugerimos que espere lo siguiente de ellos en su próxima reunión de administración:

  1. Quién debe asistir: Consideramos la reunión de administración como una oportunidad para implicar a altos cargos del cliente y de Riskonnect que no participan en las actividades cotidianas. Animamos encarecidamente a nuestros clientes a que consideren la posibilidad de incluir en la reunión a altos responsables de la estrategia y la toma de decisiones en materia de gestión de riesgos. Por parte de Riskonnect asistirán el gestor de la cuenta y al menos un miembro de nuestro equipo directivo. Otros miembros del personal de Riskonnect (por ejemplo, del equipo de productos o de TI) podrán asistir en función del orden del día y de los nuevos proyectos que se estén estudiando.
  2. Logística: Normalmente, las reuniones de administración se celebran cada 12-18 meses. Tu gestor de cuentas se pondrá en contacto contigo para encontrar una fecha/hora que funcione para todos los que vayan a asistir. Además de la reunión, también es una gran oportunidad para compartir juntos la comida o la cena (que nosotros invitamos). Para la mayoría de las reuniones se necesita un proyector/pantalla y acceso a Internet. Si se dispone de acceso a Internet para invitados, siempre se agradece y, en algunos casos, es obligatorio según el orden del día. Puedes esperar que tu gestor de cuentas pregunte sobre todo lo anterior y confirme la disponibilidad. Además, nuestro objetivo con cada reunión de administración es enviarte una copia de nuestra presentación con una semana de antelación para que puedas revisar el contenido con antelación. Por último, solemos vestir con traje de negocios para estas reuniones. Si prefieres que dejemos las corbatas, bufandas y chaquetas en casa, estaremos encantados de complacerte.
  3. Lo que te pedimos Hacia el principio de la agenda, reservaremos tiempo para que nos pongas al día. Saber en qué se centra tu departamento, tus indicadores clave de rendimiento y cosas por el estilo nos ayuda mucho a prestarte un mejor servicio. También es un buen momento para compartir con nosotros en qué se centra tu empresa en su conjunto, incluyendo y más allá del riesgo, la seguridad y los seguros. Por ejemplo, si nos enteramos de adquisiciones previstas, podemos hablar sobre la gestión de exposiciones, reclamaciones y datos nuevos/aumentados.
  4. Viajes y gastos: En Riskonnect, muchos contratos incluyen una reunión anual de administración. Esto incluye nuestra planificación, preparación, tiempo de viaje y la reunión en sí. En algunos casos también se incluyen los gastos de viaje asociados. Si no es así, tu gestor de cuentas te proporcionará un presupuesto detallado del viaje para que lo apruebes antes de nuestra reunión. Si tienes alguna pregunta sobre los gastos asociados a la reunión de corresponsabilidad, tu gestor de cuentas puede responderte.
  5. Qué cubriremos: Normalmente, tras la actualización corporativa del cliente, presentamos nuestra propia actualización, que incluye los últimos cambios en toda la organización Riskonnect. También ofreceremos una actualización de la hoja de ruta del producto y compartiremos cualquier nueva tecnología mediante diapositivas o una demostración en línea. Hablaremos de cualquier cambio/actualización organizativa que sea pertinente para ti. En las últimas partes de la agenda hablaremos de los principales logros desde la última dirección, seguidos de una actualización de los proyectos en curso. Terminamos con un foro abierto sobre «lo que viene». Sin embargo, se trata de la reunión del cliente y podemos estructurar el orden del día como él decida. En última instancia, nuestro objetivo es una conversación bidireccional abierta y sólida.
  6. Mientras estamos allí Además de la reunión de administración propiamente dicha, es una gran oportunidad para que os proporcionemos a ti y a tu personal formación adicional. También es la ocasión perfecta para obtener una demostración de un módulo que te interese conocer mejor, así que tenlo en cuenta cuando trabajes con tu gestor de cuentas para planificar nuestra visita.

¿Listo para tener una reunión? Si está atrasado para su próxima administración, simplemente comuníquese con su gerente de cuenta y trabajará con usted para programar la próxima en el calendario.

Dan Lee es un gerente sénior del equipo de Gestión de Cuentas Empresariales de Riskonnect Technology. Contacte a Dan en [email protected].