Los efectos meteorológicos extremos del cambio climático están poniendo patas arriba empresas de todo tipo. Florida, Carolina del Norte y otros lugares todavía se están recuperando del doble golpe de los huracanes Helene y Milton. El cambio climático también ha provocado devastadores incendios forestales en ambas costas, así como sequías, inundaciones, tornados y temperaturas extremas. ¿Tienes un plan de gestión de crisis para que tu empresa siga funcionando en estas condiciones? Aunque no puedes detener un huracán tú solo, puedes tomar medidas ahora -bajo cielos soleados- que te ayuden a capear cualquier tormenta perturbadora. Como dice el refrán, el mejor ataque es una buena defensa. He aquí cómo proteger a tu organización de las posibles perturbaciones causadas por el cambio climático.
Paso 1: Ten un plan.
Puede parecer básico, pero el primer paso es tener un plan detallado para volver a poner en marcha tus funciones y servicios más importantes lo antes posible tras una interrupción. ¿Qué servicios o procesos son esenciales para hacer negocios? Cada departamento, ubicación, unidad de negocio, etc., debe crear su propio plan basado en sus servicios y procesos empresariales esenciales, indicando quién está implicado y cuál es el plan de acción si se produce una interrupción. Aunque los detalles de cada plan serán diferentes, debe haber cierta normalización y coordinación en todos los planes. La coherencia es especialmente importante con los datos utilizados en varios planes y en el lenguaje empleado. Un plan bien elaborado incluirá tareas específicas asignadas a personas o departamentos de toda la organización. Saber de antemano qué se espera y quién es responsable puede ahorrar un tiempo valioso cuando ocurra lo real.
Paso 2: Asegúrate de que los planes están actualizados y son accesibles.
Cuando los vientos huracanados arrecian y la gente entra en pánico, lo último que quieres hacer es revolverte para encontrar tus planes de continuidad de negocio más actuales. Evita ese pánico consolidando tus planes en un repositorio centralizado al que todos puedan acceder fácilmente. Esto también elimina las preocupaciones sobre el uso de versiones diferentes o anticuadas. Tener todos los planes en un solo lugar facilita mantenerlos actualizados con los recursos, instalaciones, tecnología, etc. actuales. Con el software de gestión de crisis adecuado, puedes hacer cambios globales una vez, y la actualización se extenderá automáticamente a todos los planes afectados, ahorrando tiempo y aumentando la precisión.
Paso 3: Identifica a tu equipo de gestión de crisis.
¿Quién tiene que estar en el centro de tu respuesta a la crisis? ¿Qué funciones son necesarias? ¿Cuándo y cómo se reúnen? Dada la importancia de una coordinación, comunicación y toma de decisiones eficientes en una crisis, quién forma parte de tu equipo es importante. El apoyo del consejo de administración y de la alta dirección es esencial para un buen resultado, así como la participación de un grupo interfuncional, que incluya la gestión de riesgos, el departamento jurídico, el de TI y el de RRHH. La diversidad de opiniones es importante. La delegación de autoridad también es importante para gestionar eficazmente una crisis. El director general, por ejemplo, no siempre es la mejor opción para incluir en el equipo de gestión de crisis. El tiempo del director general puede estar mejor empleado actuando como portavoz o en otros aspectos de la gestión de la empresa.
Paso 4: Pon en marcha las notificaciones de emergencia.
El mal tiempo suele dejar fuera de servicio los sistemas de comunicación habituales. Evita los cortes de comunicación estableciendo medios alternativos de comunicación fuera de los canales habituales. El equipo de gestión de crisis, por ejemplo, debe estar en contacto permanente para hacer frente a la evolución de la situación. También es importante la comunicación bidireccional con los empleados afectados. Un software específico de notificación de emergencias puede hacer llegar comunicaciones críticas a los afectados y asegurarse de que están a salvo. Puedes utilizar este canal para compartir actualizaciones con el grupo sin abrumar a los demás con información que sería irrelevante.
Paso 5: Prueba y repasa para prepararte para la siguiente.
La práctica hace la perfección, y la planificación de la continuidad y resistencia de la empresa no es una excepción. Prepárate para futuras emergencias climatológicas ejercitando tus planes utilizando diferentes escenarios, para que puedas identificar y abordar cualquier vulnerabilidad con antelación. Pero sé pragmático. No te distraigas intentando anticiparte a todas las situaciones. Centra tus pruebas de escenarios por impacto -en personas, instalaciones, tecnología, proveedores, operaciones, etc.-. – y lo que sea necesario para que la organización siga funcionando. Sigue probando y perfeccionando tus planes hasta que estés seguro de que tienes la memoria muscular necesaria para ponerte en marcha cuando se desate una tormenta. Y cuando ocurra de verdad, da un paso atrás y revisa tus planes. ¿Qué salió bien y qué no? ¿Qué fue imprevisto? ¿Qué información desearías tener y no tenías? ¿Cómo podrían ser más eficaces tus procesos? ¿La información importante fluyó libremente o hubo fallos? ¿Qué más te habría ayudado a volver a la normalidad más rápidamente? No hay dos catástrofes exactamente iguales. Pero aprende de Helene, Milton, los incendios forestales, las inundaciones, los corrimientos de tierra y cualquier otra crisis meteorológica a la que te hayas enfrentado. Aplica esas lecciones para no volver a cometer los mismos errores. Cuanto más te prepares ahora, más rápido podrás recuperarte de futuras emergencias meteorológicas, sin importar dónde, cuándo o cómo ocurran.
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