Project Description
Estado de Utah
Industria
Gobierno
Cliente
Estado de Utah
Enfoque
Integración completa del sistema, automatización de los procesos empresariales, mejora de la administración de siniestros.
Sistema anterior
Hojas de cálculo internas y RMIS heredado (sistema de información de gestión de riesgos).
Desafío
El Fondo de Riesgos del Estado de Utah, gestionado por la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah (DRM), asegura a las agencias gubernamentales estatales, los distritos escolares, las instituciones de enseñanza superior y las escuelas concertadas. El Fondo asegura:
- Bienes por valor de más de 28.000 millones de dólares
- Más de 7.000 edificios
- Más de 13.000 vehículos
- Cobertura de responsabilidad civil para más de 120.000 empleados
La DRM también ofrece servicios de peritaje de siniestros, control de pérdidas, contratación de seguros y gestión de pólizas. Reconocieron que varios procesos de trabajo estaban aislados y necesitaban una herramienta mejor de informes, comunicación y flujo de trabajo. El DRM necesitaba integrar todos los procesos empresariales, bases de datos y sistemas en un único lugar. El DRM también tenía problemas con las actualizaciones de datos en papel/manuales durante el proceso anual de renovación de seguros, un proceso de facturación manual, procesos de elaboración de informes engorrosos y manuales, y el hecho de que el historial
Solución Riskonnect
Resumen de la solución
La División de Gestión de Riesgos (DRM) del Estado de Utah eligió la plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect para sustituir el sistema básico de reclamaciones del proveedor preexistente. El sistema Riskonnect incluye un repositorio central para albergar bases de datos anteriormente separadas y para incorporar fácilmente el flujo de trabajo y automatizar los procesos empresariales. Riskonnect ofrece al Estado de Utah acceso móvil completo, permitiendo toda la funcionalidad RMIS en cualquier dispositivo móvil – Android o iOS.
La implantación de Riskonnect RMIS dio lugar a una fuerte adopción por parte de los usuarios. La versatilidad de la plataforma, combinada con la curiosidad de los empleados del Estado y la innovación de Riskonnect, ha dado lugar a fases adicionales que incluyen:
- Proceso de renovación de la póliza
- Automatizaciones de certificados salientes
- Integración de la División de Gestión de Instalaciones y Construcción (DFCM)
- Administración de reclamaciones
- Control de pérdidas
- Integración de incidencias en la flota
- Gestión de reembolsos por exceso de transportista
- Informe analítico personalizado de inteligencia empresarial
Proyectos finalizados de las Fases 1-3
- Implantación del RMIS (sistema de información de gestión de riesgos) – junio de 2011
- Integración del Fiscal General BiIling – Septiembre de 2011
- Integración del sistema financiero – Septiembre de 2011
- Conciliación del almacén de datos – Septiembre de 2011
- Integración de la flota – Septiembre de 2011
- Contactos estatales y escolares / Propiedad / Vehículos / Conversión de la base de datos de renovación de primas – Julio de 2012
Mejoras en la Administración de Reclamaciones – Julio de 2012 Integración de la Compensación por Accidentes de Trabajo – Enero de 2013
Solución en profundidad
La solución de Riskonnect ofrecía una plataforma fiable para gestionar todas las responsabilidades relacionadas con los seguros y los siniestros, la precisión de los datos y la elaboración de informes, de una forma que antes no estaba disponible para el Estado. Riskonnect automatizó los procesos para conectar e interactuar con aún más grupos dentro de la organización:
- División de Finanzas para los pagos a los demandantes
- Fiscal General para gastos judiciales
- División de Gestión de Instalaciones y Construcción (DFCM) para una mejor gestión de la información sobre la propiedad
Todas estas nuevas interfaces eliminaron datos antes inconexos procedentes de fuentes dispares. El resultado:
- Ahorro significativo de costes
- Mejora del intercambio de datos
- Coherencia en los datos
- Informes más precisos
- Mejores análisis para mejorar las operaciones
- Mejor comprensión de las exposiciones
La potencia y el rendimiento de la plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect permitieron a la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah introducir cambios en muchas partes de su proceso empresarial:
- Integración del sistema financiero del Estado
- Información automatizada a la Fiscalía General del Estado
- Integración de la base de datos de contactos, la base de datos de bienes inmuebles, la base de datos de primas de bienes inmuebles, la base de datos de automóviles, la base de datos de transportistas en exceso, la base de datos de siniestros laborales y la base de datos compartida del DFCM.
- Conciliación del almacén de datos
- Aplicación del control de pérdidas
- Información adicional sobre operaciones de riesgo
- Personalizaciones de la interfaz de usuario
- Certificados de seguro salientes automatizados
Estas mejoras en los procesos empresariales del Estado de Utah permitieron un crecimiento aún mayor, incluyendo:
- Una visión holística de los siniestros, exposiciones y actividades de control de pérdidas de cada entidad asegurada
- Mejora del control de pérdidas de la revisión de las reclamaciones de indemnización de los trabajadores
- Eliminación de muchos procesos manuales y entradas dobles
- Coordinación y comunicación entre los peritos de siniestros y el personal de control de siniestros
- Consolidación de una base de datos a partir de varios repositorios
- Información más precisa y actualizada sobre la propiedad en las investigaciones de siniestros y las actividades de control de pérdidas
- Mejor control de las pérdidas materiales
- Capacidades avanzadas dentro del DFCM
- Mejora de la información sobre la propiedad y la rendición de cuentas
- Acceso más fácil a la política de Riesgos del Estado de Utah y a los documentos operativos para el personal de Riesgos
- Mejor capacidad de búsqueda de datos
ROI de Riskonnect
- Proceso de facturación de primas: 1 millón de dólares reconocidos al descubrirse una subfacturación de primas acumulada, debido a cálculos incorrectos en la base de datos anterior
- Integración del sistema financiero: 22.100 $ y aumento del 82% de la eficacia en el procesamiento de pagos de alto importe (de 17,1 días a 1 día).
- Integración del Fiscal General (AG): 7.200 $ y un 93% más de eficacia en la tramitación del pago de facturas (de 29,3 días a 2 días).
- Conciliación del almacén de datos: 4.420 $, de 5 horas a la semana a nada de tiempo gracias a la automatización completa.
- Base de datos de contactos: Importante ahorro de horas de trabajo gracias a la eliminación de la doble introducción de datos.
- El acceso web al RMIS desde el campo ahorra viajes a la oficina (es demasiado pronto para obtener métricas exactas).
El seguimiento de todo el proceso de renovación del seguro garantiza la exactitud de los datos y la facturación, y ahora el proceso lleva mucho menos tiempo. El resultado final es que la solución Riskonnect puso la tecnología de automatización en manos de personas que hacían las cosas en papel, y el Estado de Utah obtuvo un ahorro anual de más de 1 millón de dólares, hasta la fecha.
Mediante un intenso proceso de análisis y descubrimiento empresarial, Riskonnect ayudó a la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah a personalizar una herramienta que pudiera integrar puntos de contacto críticos dentro de un único sistema empresarial. Se dedicaron muchas horas a concretar las necesidades básicas y las posibles soluciones a los requisitos complejos y únicos de la Gestión de Riesgos del Estado. Este proceso de descubrimiento no sólo permitió la intrincada personalización de una nueva herramienta integral, sino que un análisis tan detallado exigió el reexamen constante de los procesos empresariales actuales. Los sistemas y procesos desconectados y descentralizados se han integrado perfectamente en una única solución que permite compartir y analizar los datos de forma más precisa y relevante. Gracias a este esfuerzo de colaboración, ahora los datos pueden compartirse en toda la empresa con las principales partes interesadas, y los problemas y soluciones se analizan desde una perspectiva holística en lugar de desde un punto de vista aislado. Este esfuerzo ha cambiado fundamentalmente el enfoque del Estado de Utah respecto a la gestión de riesgos.
Cuando se inició el proyecto, la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah estaba centrada en evaluar Riskonnect y otros proveedores de siniestros para un sistema de gestión de siniestros. La solución Riskonnect amplió su visión de lo que era posible y el proyecto creció enormemente en beneficio del Estado y sus ciudadanos. Riskonnect es el impulsor de un cambio de paradigma de lo que debe hacer un sistema RMIS. La organización ya no se conforma con procesar las reclamaciones, ahora entiende que la comunicación compartida y los datos en tiempo real son una forma poderosa y necesaria de efectuar cambios en sus numerosas entidades aseguradas. El nivel de excelencia autoimpuesto por el Cliente aumentó gracias a las capacidades ofrecidas con la solución Riskonnect. Se hicieron cambios en muchas partes de la empresa debido al nivel de rendimiento del sistema Riskonnect: integración del sistema financiero, un intercambio de datos automatizado con la oficina del Fiscal General, integración de las bases de datos de exposición y primas de seguros, gestión de los pagos de los transportistas en exceso, seguimiento de las reclamaciones de indemnización de los trabajadores, integración de la base de datos compartida del DFCM, conciliación del almacén de datos, implementación del control de pérdidas, informes adicionales de operaciones de riesgo, personalizaciones de la interfaz de usuario, validaciones de datos y flujos de trabajo, métricas mejoradas y certificados de seguro automatizados.
Estas mejoras permiten un mejor control de los siniestros, la eliminación de muchos procesos manuales y la duplicación de la introducción de datos, garantizan la coordinación y la comunicación entre el personal de siniestros y el de control de siniestros, permiten consolidar una base de datos a partir de múltiples repositorios, ofrecen una información más precisa y actualizada sobre los bienes en las investigaciones de siniestros, un mejor control de los siniestros de bienes, una mejora de los informes sobre bienes y de la rendición de cuentas, un acceso más fácil a la política de Riesgos y a los documentos operativos para el personal de Riesgos, una mejor capacidad de búsqueda de datos, y una organización coherente y mejores procesos empresariales.
