Por Jay Walkington, director general de servicios de datos de Riskonnect
Tu empresa se ha embarcado en la elección de una nueva solución RMIS. Investigar a los proveedores del mercado para elegir una solución integral que satisfaga tus necesidades puede ser una tarea desalentadora. Aunque tu búsqueda se centre en la funcionalidad, las características, la configurabilidad y la interfaz de usuario, no pases por alto la importancia crítica de los datos que residirán en el nuevo sistema. La destreza, la calidad y la seguridad de los datos son factores clave para el éxito de tu empresa, y determinan decisiones financieras y no financieras importantes en todo momento. Las ramificaciones de los problemas de datos pueden incluir informes inexactos, pagos indebidos, retrasos en los procesos empresariales, decisiones erróneas o incluso multas por infracciones normativas. Para ayudarte a evaluar las capacidades críticas de calidad de los datos, aquí tienes 12 preguntas que debes hacer a tu posible proveedor de RMIS.
1. ¿Cuál es tu enfoque de la calidad de los datos?
Los datos de los seguros pueden ser desordenados. Los siniestros y las transacciones detalladas pueden cobrar vida propia a través de absorciones, migraciones de sistemas, hojas de cálculo, siniestros antiguos, admisiones, introducción manual de datos y reglas empresariales variables de los proveedores de datos. Todos estos factores pueden provocar incoherencias en los datos y/o datos erróneos que afectarán a tus procesos empresariales y a tus informes. ¿Cómo abordará tu proveedor estos problemas a medida que surjan durante una implementación de datos? ¿Tratan los datos como un flujo, propagando potencialmente esos problemas, o tienen una estrategia documentada para mitigarlos mediante la resolución de las excepciones de datos, las notificaciones a los proveedores de datos y la normalización de los datos en múltiples conjuntos de datos? Habla con tu proveedor sobre su enfoque y asegúrate de que comprendes perfectamente cómo pueden afectar los datos erróneos a tus decisiones empresariales.
2. ¿Qué interfaces de datos estándar ofreces?
Las interfaces estándar pueden ser un motor fundamental para reducir costes y plazos de implantación. Comprende la biblioteca completa de interfaces de datos estándar que proporciona un proveedor y sus planes para ampliar esas ofertas estándar en el futuro. Igual de importante es su enfoque para mantener esos estándares a medida que los proveedores de datos mejoren sus diseños en el futuro. Puede que te centres en tus necesidades actuales de interfaces de datos, pero no pierdas de vista tus posibles necesidades futuras al seleccionar un proveedor.
3. ¿Qué tipo de documentación ofrecéis para las interfaces de datos estándar?
Asegúrate de que tu proveedor dispone de documentación detallada sobre sus normas. Aunque la experiencia previa con un proveedor de datos es beneficiosa, no significa necesariamente que disponga de una norma completa. Una documentación detallada describirá claramente lo que se incluye -y lo que es más importante- lo que no se incluye en la oferta estándar.
4. ¿Tienes una estrategia de API a medida que avanzan las tecnologías de transferencia de datos?
Las transferencias de archivos de datos por lotes (SFTP) han sido la norma en el sector de los seguros durante más de veinte años, pero eso está cambiando rápidamente. A medida que los clientes se han vuelto más sofisticados, la necesidad de intercambiar datos en tiempo real mediante API está arrasando en el sector. Tu proveedor debe tener una estrategia claramente definida, tanto desde el punto de vista de la implementación estándar como de la personalizada. Además, habla con tu proveedor sobre sus asociaciones estratégicas con proveedores de datos y agencias de calificación para seguir avanzando hacia el futuro.
5. ¿Qué certificaciones de seguridad mantienes?
Hoy en día, la seguridad de los datos es primordial. Las multas y, lo que es aún más importante, el riesgo para la reputación derivado de la violación de datos u otros incidentes cibernéticos pueden ser devastadores para tu empresa. Revisa a fondo la documentación de seguridad de tu proveedor con tu departamento informático interno para comprender sus medidas y quién tendrá acceso a tus datos. Céntrate en las certificaciones de seguridad de cada proveedor y comprende qué proporciona cada protección. No aceptes lo mínimo en este ámbito, aunque actualmente cumpla los umbrales de tu propia empresa. Las certificaciones y la seguridad general de los datos evolucionan constantemente, por lo que es esencial comprender el compromiso del proveedor para proteger tus datos tanto ahora como en el futuro.
6. ¿Qué formatos de archivo de datos admite?
ASCII delimitado/fijo, o MS Excel son formatos habituales para las transferencias de archivos. Muchos proveedores de datos, sin embargo, envían datos en XML, JSON, MS Access, binario, copias de seguridad de SQL Server, copias de seguridad de Oracle y muchos otros formatos de archivo. Cada proveedor de datos tendrá un formato preferido para enviar los datos. Como mínimo, asegúrate de que tu proveedor seleccionado puede aceptar estos formatos de archivo específicos. Si no es así, es posible que el proveedor de datos te cobre tarifas adicionales por el desarrollo personalizado y por los extractos de datos personalizados en un formato diferente. Además, tendrás que tener en cuenta el tiempo extra, así como el mantenimiento de un proceso personalizado, en el coste total del proyecto.
7. ¿Qué diferentes tipos de entornos de plataforma mantendrás para nosotros?
Como mejor práctica, tu proveedor debe mantener al menos dos entornos separados: UAT y producción. Los datos deben cargarse, probarse y aprobarse en un entorno UAT actual antes de pasar a producción. A menudo, los proveedores sacrifican este paso en un intento de acelerar la implantación de los datos. Sin embargo, mantener estas salvaguardas reduce enormemente cualquier riesgo para tus datos/usuarios/flujos de trabajo de producción.
8. ¿Cuál es tu planteamiento para dotar de personal a nuestros datos durante la aplicación?
Los datos de seguros son complejos, y los proveedores de datos suelen verlos y estructurarlos de forma diferente. Esto es especialmente importante cuando se trata de las finanzas de los siniestros y las transacciones detalladas correspondientes. Comprender los datos entrantes, mapear los elementos de datos y financieros, y diseñar la lógica para convertir correctamente los datos en una plataforma son habilidades altamente especializadas. Y codificar técnicamente esta lógica de conversión de forma correcta y eficiente es otro conjunto de habilidades distintas. ¿Dispone el proveedor de personal específico para estos conjuntos de habilidades, o confía en un enfoque multidisciplinar? Reconocer y dotar de personal a estos conjuntos de habilidades específicas suele dar como resultado un producto de mayor calidad y plazos de UAT más cortos. Esto también proporciona controles y equilibrios a lo largo del ciclo de vida de la conversión de datos.
9. ¿Cuántas horas calculas para nuestra participación en las actividades de aplicación relacionadas con los datos y cuáles serán nuestras responsabilidades?
Dependiendo del proveedor, tus responsabilidades podrían ser drásticamente diferentes. ¿Ofrece tu proveedor servicios de datos de ciclo completo, o te devuelve a ti algunas de esas responsabilidades? Discute detalladamente con tu proveedor cuáles serán tus responsabilidades específicas, por ejemplo, la asignación de campos/localizaciones/códigos, la corrección de errores de código, la limpieza general de datos, las pruebas de validación y el procesamiento continuo de datos. Tu tiempo es un bien valioso. Comprende tu nivel de implicación, cómo encajará en la carga de trabajo actual de tu equipo, si los miembros de tu equipo tienen las habilidades adecuadas para realizar ciertas tareas y el impacto en la continuidad si una persona dejara tu empresa. Asegúrate de que estos elementos se tienen en cuenta en el coste total de los servicios que decidas implantar.
10. ¿Tienes procesos QA y UAT definidos y transparentes?
Las tareas de QA y UAT pueden hacer descarrilar fácilmente una implantación si no se hacen correctamente con un enfoque planificado. Antes de iniciar la UAT, el proveedor debe completar un proceso exhaustivo de QA para garantizar que los datos se convierten correctamente según las especificaciones. Es importante tener en cuenta que la persona que construyó la interfaz de datos no debe ser la misma que realice el QA. Una vez completado el QA del proveedor, ¿qué informes, documentos y listas de comprobación puedes esperar recibir para que te ayuden en tus esfuerzos de UAT? Comprender los procesos y la atención al detalle de un proveedor puede ahorrar incontables horas en la fase final de una implementación.
11. ¿Tienes un proceso estándar de copia de seguridad (recuperación) si surgen problemas durante la carga de datos?
Los proveedores deben disponer de salvaguardias para garantizar que los datos se cargan correctamente; sin embargo, puede haber ocasiones de deshacer los datos que se cargaron en el sistema. En estos casos, ¿el proceso del proveedor es automatizado o manual? Si es manual, ¿está claramente definido para no perturbar otras partes del sistema ni a los usuarios? Estar preparado para emergencias puede ayudar a evitar problemas graves cuando surjan estas situaciones.
12. ¿Son coherentes las normas empresariales para todos los datos introducidos en la plataforma?
Cada proveedor define las normas empresariales para los datos introducidos en su plataforma. Esto puede adoptar muchas formas, como campos obligatorios, validaciones de códigos, fechas secuenciales (pérdida, informe, cierre, reapertura), balance financiero/de estado, etc. Estas normas empresariales deben ser coherentes tanto si los datos se introducen a través del front-end, como si se hace a través de una interfaz por lotes (SFTP) o API. Si no te satisface ninguna de las respuestas del proveedor, pasa a otro que pueda ofrecerte lo que necesitas. Sobre todo, sé minucioso en tus preguntas. Algo que se pase por alto o se minimice en esta fase podría volverse en tu contra más adelante. Garantizar la exactitud y coherencia de los datos en la plataforma que elijas te reportará beneficios en los años venideros.
Si estás listo para redactar una RFP para un RMIS, empieza con esta lista de las preguntas más críticas relacionadas con el RMIS, y obtén más información sobre los Servicios de Transformación de Datos de Riskonnect.
