Tu empresa está trabajando en una nueva solución de software de riesgos, y te han designado como responsable de la implantación. Son noticias emocionantes, al menos hasta que empiezas a darte cuenta de lo que está en juego. ¿En qué te has metido? El éxito o el fracaso dependen en gran medida de la solidez de tu asociación con el proveedor elegido y de lo preparado que estés para la implantación del software de riesgo. Teniendo esto en cuenta, aquí tienes ocho consejos que te pondrán en el camino hacia una implantación exitosa del software de riesgos: 1. Define la línea de meta antes de empezar – ¿Empezarías una carrera sin saber dónde está la línea de meta? Por supuesto que no, ya que probablemente perderías un tiempo y una energía preciosos yendo en la dirección equivocada. Del mismo modo, empezar una implantación sin definir claramente una línea de meta -es decir, los criterios de éxito- puede provocar retrasos, confusión y desviación del alcance.

Empieza con requisitos empresariales bien definidos que estén totalmente alineados con tu organización. Esos requisitos impulsarán las especificaciones funcionales/técnicas, los criterios de las Pruebas de Aceptación por el Usuario y, en última instancia, pueden utilizarse para medir el éxito de tu proyecto. 2. Por muy cómodo que te sientas con tu sistema y flujos de trabajo actuales, diseñar el nuevo sistema a la antigua usanza es un error costoso, pero común. Personalizar en gran medida un nuevo sistema para que imite al antiguo puede tener graves consecuencias, como la ampliación de los plazos de implantación, el aumento del alcance, futuros problemas de soporte y la imposibilidad de utilizar otras funciones básicas (o futuras) estándar. Los proveedores invierten incontables horas y dinero en desarrollar estándares configurables, así que estate abierto a aprender cómo estos estándares pueden satisfacer las necesidades de tu empresa. Seguir con una versión configurada de una solución estándar te compensará a largo plazo con una mejor funcionalidad y soporte. 3. Comunica, comunica, comunica – No des por sentado que el proveedor sabrá automáticamente lo que quieres decir sin que tú se lo expliques. Cuando se trata de implantar con éxito un software de riesgos, no existe tal cosa como demasiada comunicación.

Discute todas las cuestiones posibles en las primeras fases de la implementación, y no tengas reparos en hacer preguntas o expresar tus preocupaciones. Incluso los problemas aparentemente pequeños pueden tener un gran impacto en la aplicación si no se abordan hasta las fases posteriores, o peor aún, si no se abordan en absoluto. 4. Al igual que en un matrimonio, tanto tu empresa como el proveedor deben contribuir para que la unión sea un éxito.

La comunicación y la confianza son esenciales, ambas partes deben responsabilizarse, y va a ser necesario trabajar duro para que la relación prospere. Si una de las partes se queda al margen, puede que sus necesidades no se aborden adecuadamente, lo que puede poner en peligro la implementación. Y si la relación se desequilibra demasiado, podrías acabar en un desagradable divorcio.

5. Sí, necesitas un Director de Proyecto designado -Aunque una implantación puede tener éxito sin el papel de Director de Proyecto, tus probabilidades de éxito aumentan exponencialmente cuando participa un Director de Proyecto. Coordinar todos los recursos y tareas durante una implantación de software de gran riesgo puede ser una tarea ardua. Algo tan sencillo como programar una reunión para varias personas puede resultar difícil si el papel de PM se divide entre varios miembros del equipo de implantación. Tener un único punto de contacto centraliza las comunicaciones, agiliza todas las actividades de implantación y mantiene a todo el mundo en el buen camino.

6. Sé realista con tus otros compromisos de tiempo – Formar parte de un equipo de implantación puede ser sólo una de las muchas tareas que tengas entre manos. Sé realista sobre el tiempo que tienes disponible para dedicar al proceso de implantación, e informa al proveedor -y a los miembros del equipo- sobre otros compromisos o conflictos que tengas en cuanto se elabore la línea de base del calendario del proyecto.

7. Por muy tentador que resulte acelerar las pruebas para cumplir los plazos, no es el momento de hacer recortes. Pasar por alto o condensar las Pruebas de Aceptación del Usuario integrales puede abocarte a montañas de problemas posteriores a la puesta en marcha, trabajo extra y retrasos en tus procesos empresariales. Una UAT adecuada lleva tiempo hacerla correctamente, pero el esfuerzo extra te ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro.

8. Prepárate para lo inesperado – Por muy diligente que seas, es prácticamente imposible identificar y prepararse para todos los riesgos posibles. Seguro que ocurre algo inesperado, pero el impacto depende de cómo reacciones. Cuando un problema inesperado amenace con hacer descarrilar la implantación, trabaja constructivamente con tu equipo para abordarlo de frente y seguir adelante. Y si eliges al proveedor adecuado, juntos podréis gestionar con pericia cualquier sorpresa que os surja.