Todos los proyectos entrañan algún riesgo: sobrecostes, retrasos y entregas que no cumplen las normas de calidad. Pero con un proceso eficaz de gestión de riesgos del proyecto, puedes identificar sistemáticamente los riesgos, gestionar tus respuestas y aprovechar las oportunidades a medida que surjan. Cuando esto ocurre, tienes muchas más posibilidades de que tu proyecto cumpla todos los requisitos de tiempo, presupuesto y especificaciones. He aquí los cinco pasos de un proceso de gestión de riesgos de proyecto con éxito y cómo llevar a cabo cada uno de ellos.
Paso 1: Identifica los riesgos – ¿Qué podría perjudicar a tu proyecto?
Comprender plenamente los riesgos para el coste, el calendario y el rendimiento exige profundizar en áreas subyacentes como la salud y la seguridad, las finanzas, la estrategia y los requisitos normativos. Consigue que todas las partes interesadas en el proyecto opinen sobre los riesgos a los que se enfrenta un proyecto para dar cuerpo a esos riesgos desde todas las perspectivas. Recoge las aportaciones en un software diseñado específicamente para gestionar los riesgos del proyecto, donde puedan compartirse fácilmente con los miembros del equipo del proyecto y otras partes interesadas de la organización. Una herramienta de gestión de riesgos de proyecto con funciones de intercambio de información bien integradas también puede ayudarte a evitar uno de los riesgos que hacen bajar el rendimiento: la falta de comunicación. Una buena comunicación a lo largo del proyecto garantizará que tu plan pueda adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes.
Paso 2: Analizar los riesgos: ¿cuál es su probabilidad y cuáles serían sus repercusiones?
Un proceso de gestión de riesgos de proyecto bien diseñado prioriza cuidadosamente los recursos y las respuestas a los riesgos de tu proyecto, determinando la probabilidad de que se produzca un riesgo y la gravedad de su impacto. ¿Sería un pequeño fallo en el calendario, o haría descarrilar tu proyecto por completo? La tecnología puede estandarizar tus evaluaciones de riesgos, para que todos utilicen el mismo enfoque. El software también ofrece sofisticadas herramientas analíticas para ayudarte a predecir los costes, el plazo y la variabilidad del proyecto. Los mapas de calor, por ejemplo, pueden ayudarte a visualizar los riesgos y su magnitud para ver los riesgos estratégicamente y responder a su vez.
Paso 3: Evalúa los riesgos: ¿qué quieres hacer con cada uno de ellos?
Una vez analizados los riesgos a los que te enfrentas, tienes cuatro opciones sobre cómo manejar cada uno de ellos:
- Aceptar – Reconoces el riesgo de tu actividad prevista y te parece bien asumirlo.
- Evitar – Decides que no merece la pena realizar la actividad porque los costes potenciales superan a los beneficios.
- Control – Estás dispuesto a aceptar el riesgo, pero a un nivel reducido.
- Transferencia – Quieres que otra persona se responsabilice del impacto, lo que suele hacerse contratando un seguro o subcontratando.
La tecnología puede proporcionarte un lugar central para realizar un seguimiento de tus acciones y resultados para cada riesgo y asignar tus limitados recursos para alcanzar mejor tus objetivos.
Paso 4: Poner en marcha un plan – ¿Qué necesitas para poner en marcha tu plan?
Ahora que tienes una idea clara de tus riesgos, ¿qué recursos necesitas para ejecutar tu plan? ¿Necesitas presupuesto, personal, software o algo más? El software de gestión de riesgos del proyecto puede consolidar los riesgos y los planes de mitigación en un solo lugar para facilitar su seguimiento. Es especialmente útil si esos datos se incorporan directamente a tu software de programación para mostrar automáticamente el impacto actual del riesgo en los plazos y los resultados. Las alertas pueden mantener informado al equipo cuando haya que hacer modificaciones.
Paso 5: Supervisa los resultados: ¿ha funcionado tu proceso de gestión de riesgos del proyecto?
El último paso es revisar la eficacia de tus controles. Tus riesgos identificados pueden haber cambiado de tamaño o alcance en el transcurso del proyecto. Pueden haber surgido otros riesgos y nuevas oportunidades que aprovechar. Asegúrate de captar las ideas importantes antes de que el equipo del proyecto se disperse y siga adelante. Esta “biblioteca” de riesgos, impactos y tratamientos del proyecto ofrece a los nuevos proyectos un punto de partida sobre lo que deben tener en cuenta. También se puede consultar la biblioteca una y otra vez a lo largo de la duración del proyecto. Cuanta más información sobre riesgos haya en tu biblioteca de riesgos, menos probable será que te sorprenda un riesgo pasado por alto. El software de gestión de riesgos del proyecto facilita la captura de esta información en informes muy visuales diseñados para los líderes. Pueden ver los riesgos e impactos tanto dentro de un proyecto individual como agregados en todos los proyectos, algo que no es posible con hojas de cálculo o software de programación de proyectos. Y la información detallada subyacente a los informes está disponible si les interesa.
La mejor oportunidad para el éxito
Un proceso de gestión de riesgos de un proyecto te proporciona un marco sistemático para examinar los riesgos en detalle, determinar su probabilidad e impacto potencial, y gestionar las acciones. La tecnología puede facilitar el trabajo, pero añadir estructura y propósito a la forma de gestionar los riesgos te ayudará a planificar proactivamente lo que pueda surgir. Eso dará a cada proyecto su mejor oportunidad de éxito.
Para saber más sobre la gestión de riesgos de proyectos, descárgate el ebook Siete hábitos de gestión de riesgos para proyectos de éxito, y echa un vistazo al software de gestión de riesgos de proyectos de Riskonnect, Active Risk Manager.
