5 riesgos de la gestión de proyectos y lo que puedes hacer al respecto

Todo proyecto tiene sus riesgos. Con un proyecto pequeño de corta duración, presupuesto modesto y pocas partes interesadas, esos riesgos pueden ser relativamente fáciles de gestionar. Pero a medida que los proyectos crecen en tamaño, complejidad y coste, crecen también los riesgos de gestión del proyecto y los impactos potenciales. Si no prestas atención a esos riesgos crecientes, los resultados pueden ser desastrosos. Con tanto en juego, las estimaciones educadas de los riesgos no bastan para mantener tu proyecto en marcha. Debes ser minucioso a la hora de identificar los riesgos y cuantificar su impacto. De ese modo, podrás desarrollar planes alternativos realistas para aplicar en caso de que esos riesgos se materialicen.

Riesgos de la gestión de proyectos a tener en cuenta

He aquí cinco categorías de riesgo, y cómo evitar que descarrilen tu proyecto.

Riesgos de costes. Muchos factores pueden aumentar el coste de un proyecto. La ampliación del alcance puede producirse cuando el proyecto se dispara más allá del plan original. Los costes de los componentes pueden dispararse si un proveedor no puede suministrar una pieza crítica y el equipo debe sustituirla por un proveedor más caro. Los presupuestos pueden dispararse si los requisitos cambiantes del proyecto no se comunican a todas las partes interesadas. Unas especificaciones poco claras de los componentes, por ejemplo, podrían obligar a repetir el trabajo y los consiguientes costes de materiales adicionales, reingeniería y mano de obra. El software de gestión de riesgos de proyectos puede identificar sistemáticamente los riesgos y los costes cuantitativos para ayudarte a mantener el rumbo. Puede recopilar todos los datos relevantes en una «única fuente de verdad» que te da la visibilidad necesaria para detectar los problemas antes de que se conviertan en problemas que arruinen el presupuesto. El software también suele disponer de sofisticadas herramientas analíticas que te ayudan a predecir los costes, el plazo y la variabilidad del proyecto. Estos datos pueden ayudarte a optimizar la asignación de recursos. Una mejor presupuestación de los recursos puede, por ejemplo, garantizar que tu fondo para imprevistos proporcione un colchón razonable sin inmovilizar fondos innecesariamente.
Riesgos de horario. Los retrasos en las entregas, el mal tiempo y las perturbaciones geopolíticas pueden hacer fracasar los calendarios de proyectos cuidadosamente coreografiados. Aunque habitualmente añadas algún margen en previsión de problemas, ¿hasta qué punto estás seguro de que ese colchón será suficiente? Si tu proyecto se retrasa significativamente, ¿se conformaría la alta dirección con tu explicación de que has hecho todo lo que has podido con antelación? Pero tener un plan totalmente detallado para responder a cada posible contratiempo tampoco es realista. Prioriza tus esfuerzos evaluando todos los riesgos potenciales y cuantificando tanto la probabilidad como el impacto. Ten preparados planes de reserva para aquellos acontecimientos que sean muy probables o que tengan un impacto significativo en el resultado del proyecto. Las herramientas modernas de gestión de riesgos de proyectos también facilitan la integración de actualizaciones del calendario posterior en el software de gestión de proyectos para mantener informado al equipo al instante.
Riesgos de rendimiento. Entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto requiere algo más que unos planes precisos de costes y plazos. La falta de comunicación, las expectativas poco realistas y la falta de recursos pueden afectar al rendimiento del proyecto. Una única fuente de verdad no sólo te ayuda a identificar más rápidamente las amenazas y oportunidades, sino que facilita la comunicación tanto dentro de los proyectos como entre ellos. Cuando todos utilizan el mismo lenguaje de riesgos y criterios de evaluación, es más fácil compartir conocimientos, aportar ideas y colaborar en la acción. También son útiles las notificaciones y alertas automatizadas que comparten datos al instante, recuerdan a las partes interesadas las tareas pendientes y comunican el estado del proyecto para ayudarte a responder de forma inteligente a las condiciones cambiantes.
Riesgos de cumplimiento. Organizaciones de todo tipo se enfrentan a una presión normativa cada vez mayor, pero la intensidad es especialmente aguda en sectores muy regulados, como el aeroespacial y el de defensa. Sin embargo, es difícil que un equipo ocupado en crear el entregable sea consciente de todas las normas y reglamentos que hay que cumplir. El Departamento de Defensa, por ejemplo, exige que el riesgo se gestione de acuerdo con marcos específicos para ser un contratista aprobado. El cumplimiento no es una opción. Busca un software de gestión de riesgos de proyectos que tenga funciones integradas para cumplir importantes requisitos del sector, como los del Departamento de Defensa. Así no tendrás que preocuparte de que algo crítico se te escape.
Oportunidades perdidas. Una vez finalizado un proyecto, es natural que todos cerremos el proverbial libro y pasemos al siguiente. Pero hacerlo sin mirar atrás puede significar perder oportunidades de captar las lecciones aprendidas y alimentar con ellas el siguiente proyecto. Empieza por documentar los riesgos de la gestión de tu proyecto y los planes de mitigación. Y sigue analizando lo que funcionó y lo que no. ¿Qué datos, sistemas o personas habrían ayudado a que tu proyecto avanzara? Esto te ayudará a evitar volver a cometer los mismos errores, y te dará ventaja a la hora de identificar nuevas oportunidades. El software puede ayudarte a capturar sistemáticamente estos detalles y a compartir la información con el resto de tu organización para que otros proyectos puedan beneficiarse.

Toma el control del éxito de tu proyecto

No alcanzarás el éxito simplemente evitando el fracaso. Los proyectos de éxito consisten en comprender a qué te enfrentas y sentar las bases que te ayuden a pasar inmediatamente a la acción para hacer frente a lo que surja. Cuando los riesgos de la gestión de proyectos se gestionan de forma eficaz y holística, todos los miembros del equipo están alineados en torno a los objetivos, las acciones y los controles, y eso es lo que dará lugar al éxito del proyecto.

Para saber más sobre la gestión de riesgos de proyectos, descárgate nuestro ebook, Siete hábitos de gestión de riesgos para proyectos de éxito, y echa un vistazo al software de gestión de riesgos de proyectos de Riskonnect, Active Risk Manager.