Los Sistemas de Información de Gestión de Riesgos (RMIS) se desarrollaron inicialmente como una forma de que las organizaciones consolidaran datos de múltiples fuentes en una sola plataforma. Esto significaba que tus incidentes y siniestros se comunicaban directamente a tu aseguradora o TPA, y una vez al mes, la aseguradora/TPA te devolvía electrónicamente esos datos para que los descargaras en una aplicación RMIS. Una vez cargados todos los datos en el RMIS, podías ejecutar informes consolidados en hojas de cálculo para hacer un seguimiento del recuento de siniestros y de los datos financieros de un periodo de tiempo concreto. En aquella época, este flujo de trabajo se consideraba vanguardista. Hoy en día, los gestores de riesgos necesitan hacer un seguimiento de mucho más que recuentos históricos y datos financieros. Necesitan tendencias y análisis en tiempo real de todos los incidentes ocurridos, no sólo de los siniestros reales presentados. Así que la pregunta es: ¿cómo puedes obtener datos más inmediatos y detallados si utilizas un transportista/TPA para administrar y gestionar tus siniestros? La respuesta se encuentra en tu RMIS. Puedes utilizar tu RMIS como vehículo principal de entrada de datos en lugar de la aseguradora/TPA. El RMIS puede exportar los datos necesarios a la aseguradora/TPA con la frecuencia que se considere necesaria. A continuación, la aseguradora/TPA puede devolver los datos financieros, las notas y otros datos de gestión de siniestros al RMIS con el proceso estándar de actualización de datos. Este flujo de trabajo actualizado ofrece numerosas ventajas y reduce los costes:

  • Notificación inmediata de nuevos incidentes: obtienes visibilidad inmediata de los incidentes en cuanto se envían. El envío también puede activar automáticamente notificaciones a distintas partes internas y externas en función de datos específicos del suceso. Y para los sucesos más graves, puedes tomar medidas inmediatas para mitigar la exposición a pérdidas y mantener bajos los costes.
  • Haz un seguimiento de cada incidente – La función principal de tu transportista/TPA es gestionar las reclamaciones. Si aceptas utilizar tu RMIS, puedes exigir que se introduzcan todos los incidentes -incluidos los cuasi accidentes- para mejorar las tendencias y prevenir futuros accidentes.
  • Ahorro de costes por registro: los transportistas/TPA suelen cobrar por registro. Si recoges tus incidentes a través del RMIS, puedes controlar qué registros se envían al transportista/TPA. Por ejemplo, no exportarías los incidentes ni los cuasi accidentes al transportista/TPA, pero utilizarías esos datos para establecer tendencias dentro del RMIS.
  • Datos más sólidos: puedes controlar qué datos se toman, cuáles se requieren y en qué formato se reciben. Es posible que las aseguradoras/TPA no recojan todos los datos que necesitas para comprender los detalles de tu siniestro. Su trabajo consiste simplemente en evaluar la cobertura y pagar el siniestro lo antes posible por el menor valor en dólares. Las organizaciones suelen querer conocer mejor todos los sucesos para aplicar procedimientos que eviten que vuelvan a ocurrir sucesos similares.
  • Datos más precisos – Si utilizas un centro de llamadas para registrar incidentes, lo que se dice por teléfono no siempre se introduce con precisión en el sistema. En cambio, una herramienta de notificación electrónica introduce los datos directamente en la fuente, con lo que se eliminan las discrepancias de interpretación. Los datos capturados son los que necesitas.
  • Flujos de trabajo de múltiples trans portistas/TPA – Si tienes múltiples transportistas/TPA, puedes automatizar qué incidentes se envían a cada transportista/TPA en función de la información introducida a través de la herramienta de admisión.

Si estás interesado en implantar este flujo de trabajo, explora tus opciones con tu proveedor de RMIS y tu aseguradora/TPA. Sin embargo, debes tener en cuenta algunos aspectos a la hora de determinar si este flujo de trabajo te conviene:

  • ¿Beneficiará el nuevo flujo de trabajo a tu organización? Debes mitigar tu propio riesgo, a menos que ya tengas un programa de costes garantizados con tu actual aseguradora/TPA. Averigua con tu Transportista/TPA qué ahorro de costes podrías esperar de la modificación de los flujos de trabajo existentes y qué coste te supondría implantar un nuevo flujo de trabajo, y determina si el coste neto es aceptable.
  • ¿Puede tu aseguradora/TPA consumir incidentes electrónicos? La mayoría de los sistemas actuales tienen la capacidad de exportar e importar datos electrónicamente con una intervención humana nula o mínima, así que confirma que el sistema de tu transportista/TPA puede adaptarse a ello.
  • ¿Puede tu RMIS actual soportar la frecuencia de exportación requerida por tu organización y el transportista/TPA? Hoy en día, todo el mundo quiere enviar y recibir información lo más rápidamente posible. ¿Tu transportista/TPA necesita información a diario, cada hora o incluso en tiempo real? Entonces podrás determinar si tu RMIS actual puede soportar esa frecuencia.
  • ¿Estás preparado para diseñar el flujo de trabajo de admisión? Eres responsable de determinar qué debe incluirse en el cuestionario de admisión, así como de probar e implantar internamente el proceso modificado. A la hora de evaluar qué incluir en el formulario de admisión, el guión actual de tu aseguradora/TPA puede ser un buen punto de partida, o puede que ya tengas un formulario en papel para recopilar datos inicialmente. Tu proveedor de RMIS también debería tener algunos formularios estándar para empezar, y puede consultarte en el proceso de diseño. En cualquier caso, prepárate para invertir el tiempo necesario en diseñar y probar el flujo de trabajo de admisión para garantizar el éxito.

En resumen, una inversión inicial de tiempo relativamente pequeña puede tener una recompensa duradera en términos de precisión, puntualidad y exhaustividad de tus datos sobre siniestros e incidentes, y eso puede suponer una reducción de costes. Lo mejor de todo es que la tecnología ya forma parte de tu RMIS. ¿A qué esperas?