Desafío

Transport for London tiene cientos de proyectos en marcha en un momento dado, y su realización sin contratiempos es una prioridad. La autoridad integrada de transportes es responsable del funcionamiento cotidiano de la red de transporte público de Londres, que incluye el metro de Londres, así como carreteras, puentes, túneles y otros activos de superficie. Algunos proyectos -como la ampliación de una línea de metro- son muy grandes y muy visibles. Los presupuestos y los plazos son públicos. Y todo el mundo, desde los políticos al público en general, puede ver cómo avanza un proyecto y expresar sus opiniones, lo que no hace sino aumentar la presión. El reto es completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto con un equipo de sólo 25 especialistas en riesgos. «Tenemos que dedicar a nuestro equipo a los proyectos en los que más se necesitan sus conocimientos y ayudar a la organización en general a asumir la tarea de gestionar los riesgos y controles de los proyectos más rutinarios», explica Ajay Patel, jefe de riesgos – proyectos y programas de TfL.

Solución

TfL recurrió al software de proyectos Active Risk Manager de Riskonnect hace unas dos décadas y nunca ha mirado atrás. La organización utiliza el software para identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados a su variada cartera de proyectos. Los menús desplegables y los campos autorrellenables facilitan la introducción de datos a cualquier persona de la organización, y los datos son siempre coherentes y creíbles.

«La calidad de los datos es clave», explica Patel. «El control gubernamental es riguroso. Nos hacen preguntas muy detalladas a nivel de proyecto individual sobre el riesgo, el apetito general y cuánta financiación es adecuada. Riskonnect proporciona seguridad, y eso realmente genera confianza».

TfL puede realizar fácilmente por sí mismo cambios en los campos, menús y otras personalizaciones rutinarias del software. Y el equipo de Riskonnect está ahí para ayudar con cualquier cosa complicada. «Podemos hacer lo que nos plazca con el sistema hasta cierto punto, y ese grado de flexibilidad tiene un valor incalculable», dice Patel. Los riesgos se puntúan utilizando una matriz de calidad de evaluación de riesgos del proyecto. El equipo de TfL tiene acceso al minuto para asegurarse de que se han capturado todos los riesgos de ingeniería, entrega y comerciales, y de que se han reconocido correctamente las conexiones entre riesgos e hipótesis. El programa también ofrece simulación Monte Carlo para predecir la probabilidad de ocurrencia y el posible impacto financiero de distintas situaciones de riesgo. Según Patel, esta capacidad abrió los ojos de la gente al valor de utilizar modelos estadísticos para predecir los resultados de los riesgos, lo que ha contribuido a elevar la estatura de la gestión de riesgos en TfL. A lo largo de los años, la organización ha acumulado una gran cantidad de datos históricos de registros de riesgos, costes totales de proyectos terminados y perspectivas de cambios de alcance, que se introducen en el sistema para perfeccionar las proyecciones y garantizar que se capturan y puntúan los riesgos adecuados. Los resultados se tienen en cuenta en el presupuesto y el calendario del proyecto para que los resultados sean más predecibles: «Se trata de amortiguar el golpe antes de que ocurra», señala Patel. Señala que el software también se integra bien con otras plataformas utilizadas para el seguimiento de calendarios e hitos. De creciente importancia, Riskonnect se utiliza también para ayudar a clasificar los proyectos en dos categorías principales: de toque ligero y de toque reforzado. Los proyectos de toque ligero -como la sustitución de vías o la repavimentación de carreteras- utilizan el software para identificar y gestionar los riesgos, pero la ejecución corre en gran parte a cargo del equipo de entrega del proyecto. Los proyectos de contacto reforzado -como la nueva línea de tránsito Crossrail- cuentan con la experiencia de los especialistas en riesgos de TfL, además del software. Los proyectos por encima de los 15 millones de libras suelen considerarse de contacto mejorado, pero Patel señala que el coste es sólo un punto de partida. También entran en juego la complejidad y visibilidad de un proyecto, que se caracteriza por ser simple, estándar, significativo o importante. «Algunos proyectos de 100 millones de libras son en realidad bastante rutinarios y el equipo de entrega del proyecto puede gestionarlos bien utilizando Riskonnect», explica. «Por otro lado, algunos proyectos de 5 millones de libras son extremadamente complejos o novedosos y sí requieren un especialista. Riskonnect proporciona un análisis cuantitativo detallado, pero la interpretación humana es importante».

Resultados

Uno de los primeros proyectos en los que se utilizó el software Riskonnect fue la ampliación de la línea Jubilee a Canary Wharf. Fue un éxito rotundo, y a partir de ahí el uso de Riskonnect aumentó rápidamente. Recientemente, TfL completó la ampliación de la línea Northern antes de lo previsto y por debajo del presupuesto. «La gestión de riesgos -y Riskonnect- son una parte importante de ese éxito», señala Patel.

«Riskonnect ha hecho posible una cultura del riesgo que antes no existía», añade. «La organización ve ahora la gestión de riesgos como un valor añadido, no como un mero ejercicio de marcar casillas».

Para TfL, las grandes preguntas son siempre cuánto costará un proyecto y cuánto durará. Con Riskonnect, la organización puede utilizar el riesgo para hacer estimaciones más precisas y resultados más predecibles. «Por coherencia, transparencia, excelente análisis y adaptabilidad, el software de Riskonnect es absolutamente fundamental para la gestión de riesgos de nuestros proyectos. Nunca podríamos volver a los días de las hojas de cálculo. Riskonnect contiene una gran cantidad de información que necesitamos para avanzar». «Pero la verdadera joya es la asociación que hemos construido a lo largo de los años», afirma. «Nos hemos unido como individuos más allá de nuestras funciones de gestión de riesgos/proveedor de software -y más allá del propio software-, como una comunidad que comparte las mejores prácticas y muestra a los demás cómo realizar proyectos con éxito. Estamos allanando el camino hacia el futuro».

Para más información sobre la gestión de riesgos de proyectos, consulta la solución de software Riskonnect de Riskonnect.