Los talleres sobre riesgos son una parte indispensable de un programa eficaz de gestión de riesgos empresariales. Son una poderosa herramienta para implicar a los responsables de la toma de decisiones en el proceso de gestión de riesgos y para crear una cultura más madura, transparente y consciente de los riesgos. Según Rob Quail, renombrado experto en ERM, autor y frecuente ponente de Risk@Work, los talleres sobre riesgos consisten en mantener conversaciones y establecer prioridades. Reúnen a los principales responsables de la toma de decisiones en una plataforma estructurada para debatir el panorama del riesgo, identificar los puntos fuertes y las lagunas en la preparación, aplicar el pensamiento analítico y tomar decisiones. Los talleres sobre riesgos proporcionan un lugar seguro para hacer preguntas, obtener respuestas, mantener debates abiertos y ser testigos de las decisiones tomadas. Son la mejor forma de conseguir que los responsables de la toma de decisiones incorporen el pensamiento sobre el riesgo a las actividades diarias.
Preparación de un Taller de Riesgos
Tener un patrocinador es esencial para que un taller de riesgos tenga éxito. El patrocinador es la persona responsable del riesgo y tiene autoridad para tomar decisiones relacionadas con la tolerabilidad y las acciones a emprender. El patrocinador identifica los objetivos, decide el orden del día, presenta los criterios de riesgo, hace preguntas de sondeo al grupo y asigna las acciones. El patrocinador debe estar en la sala durante todo el taller para presenciar el debate, hacer preguntas, comprobar los supuestos y tomar decisiones sobre cómo avanzar. Al final, el patrocinador comparte las conclusiones del taller con la dirección y otras partes interesadas. Otros elementos esenciales son
Objetivos. ¿Por qué organizas el taller sobre riesgos? ¿Qué problema intentas abordar? Una forma de identificar los objetivos es con una matriz. La matriz puede ayudarte a determinar si el taller debe centrarse sobre todo en tomar decisiones sobre los riesgos, o más bien en aprender sobre los riesgos. Considera también si tu enfoque es amplio o limitado. Un enfoque amplio explora los riesgos estratégicos, mientras que un enfoque estrecho se centra en riesgos específicos, haciendo un uso intensivo de los datos para evaluar los riesgos y la adecuación de las medidas paliativas.
Orden del día. ¿De qué riesgos vais a hablar? El patrocinador puede solicitar la opinión de los participantes antes o al inicio del taller sobre riesgos, pero en última instancia es responsabilidad del patrocinador decidir qué se discute. Junto con el orden del día, puede que necesites proporcionar a los participantes información y/o datos de fondo. Si es así, que sea muy estructurada y sencilla.
Criterios de riesgo. ¿Qué vas a hacer con estos riesgos? ¿Cómo vas a medir los riesgos? ¿Qué es tolerable? Los criterios de riesgo son el principal instrumento para ralentizar y descomprimir el pensamiento a fin de superar los prejuicios individuales y colectivos y establecer vínculos entre los juicios de riesgo de una persona y los objetivos generales de la organización. También proporcionan una forma coherente de evaluar si los controles establecidos son exhaustivos dado el alcance del riesgo y la probabilidad de que se produzca en un plazo determinado. Deben calibrarse para permitir una evaluación coherente del riesgo y un juicio de tolerabilidad de los riesgos en toda la organización.
Facilitadores. Lo ideal es que en un taller haya dos animadores. Uno dirige el tráfico y el otro registra lo que se dice. Los facilitadores tienen autoridad sobre el proceso. Gestionan el orden del día, resumen los puntos de vista y controlan el tiempo. No expresan opiniones, editorializan ni emiten juicios.
Instalaciones. Celebrar tu taller fuera de las instalaciones ofrece un entorno neutral y evita que los participantes vuelvan a sus escritorios durante un descanso. Se desaconseja realizar un taller virtualmente, pero puede ser necesario para acomodar a las personas que no pueden asistir en persona.
Equipamiento. Utiliza una herramienta de votación anónima, como los teclados de votación, para medir las opiniones de los participantes y aumentar el compromiso. Los resultados de la votación estimulan el debate y ayudan a minimizar el pensamiento de grupo. Es útil tener dos pantallas en la sala. Una pantalla se utiliza para seguir los puntos del orden del día y mostrar los resultados de las votaciones. La segunda pantalla sirve para presentar documentos relevantes y/o mostrar el debate que se está produciendo grabado por un facilitador. «No haré un taller sobre riesgos sin votación anónima», dice Quail. «Garantiza que todo el mundo participe individualmente. Es eficaz. En cinco segundos sabes lo que piensa todo el mundo sobre ese riesgo, y puedes utilizarlo para orientar el debate».
Las personas. Planifica invitar a entre 8 y 18 personas a tu taller. Esto permite una representación completa de los conocedores de los riesgos de la organización, sin dejar de ser un grupo manejable.
La hora. Cuatro horas es lo óptimo para mantener al grupo centrado y en el buen camino. Más tiempo puede ser agotador, y el compromiso empieza a disminuir. Con una planificación adecuada, deberías poder debatir un riesgo en 20 ó 30 minutos. Por tanto, en un taller de cuatro horas, es probable que puedas tratar de ocho a doce riesgos. Duplica el tiempo necesario para cada riesgo si el taller es virtual.
Cinco pasos para un taller de riesgos con éxito
«En lugar de decirle a alguien cómo hacer gestión de riesgos con una pila de diapositivas, [in a risk workshop] Tomamos un problema empresarial real con decisiones reales que hay que tomar y lo analizamos juntos», explica Quail. «Aprenden sobre ERM haciéndolo». El objetivo de un taller sobre riesgos no es necesariamente llegar a un consenso sobre cada tema. Más bien, el propósito es proporcionar al patrocinador suficiente perspectiva e información para tomar decisiones y seguir adelante. He aquí cinco pasos para evaluar cada riesgo del orden del día:
- Comprende el riesgo. Pide a los participantes que describan escenarios de cómo podría desarrollarse un riesgo. Puedes acabar con hasta una docena de variaciones. Esto te dará una amplia idea de cómo podría ser el riesgo y te ayudará a construir una comprensión colectiva del mismo. Todos los hechos estarán sobre la mesa, lo que hace que el debate posterior sea mucho más productivo. «La ventaja de utilizar escenarios en lugar de, por ejemplo, escribir una definición, es que es mucho más divertido y atractivo», dice Quail.
- Mide el riesgo. Discute el impacto que el riesgo podría tener en toda la organización. ¿Podría el riesgo afectar a las finanzas, la reputación, los empleados, los clientes y otras partes interesadas? Pide a los participantes que voten anónimamente sobre el peor resultado posible de la amenaza basándose en los criterios de riesgo establecidos. Inicia el debate pidiendo a un participante que explique los motivos de su voto. La idea es suscitar la conversación y el debate. A continuación, realiza una segunda votación y comprueba cómo han cambiado de opinión los participantes. De nuevo, el objetivo no es llegar a un acuerdo, sino proporcionar al patrocinador información suficiente para tomar decisiones.
- Examina la solidez de los controles. ¿Dispones de planes, políticas, acciones e indicadores? Este paso se centra en los controles existentes, así como en sus puntos fuertes y débiles. Dirige la conversación hacia cuestiones como la responsabilidad ante el riesgo, los recursos disponibles, la coordinación y la supervisión de los controles. El facilitador puede sondear utilizando los modelos de control como punto de referencia para asegurarse de que tienes una visión completa de cómo son los controles y dónde podría haber lagunas. Los participantes vuelven a votar de forma anónima sobre la eficacia de los controles.
- Evalúa la probabilidad de que ocurra. Pregunta a los participantes qué probabilidad creen que existe de que se produzca el riesgo en, digamos, los próximos cinco años, y pídeles que voten en una escala de probabilidad. Mientras que las estimaciones de la probabilidad de cada riesgo son simplemente la mejor suposición de cada participante (que puede no ser muy exacta en sentido absoluto), el valor es la estimación del grupo de la probabilidad relativa de que se produzca un riesgo en comparación con otros.
- Decide si este riesgo es tolerable. Una vez que el facilitador resuma los puntos clave planteados en el debate, el patrocinador podrá decidir si el riesgo es tolerable en función de los controles actuales o si es necesario tomar medidas para gestionarlo mejor. A continuación, el patrocinador asignará las medidas necesarias que deban tomarse. El último paso es preparar un informe para otros ejecutivos y partes interesadas.
Al final del taller sobre riesgos, los participantes tendrán una mayor comprensión de los riesgos y de cómo interactúan entre sí. Y el patrocinador tendrá la perspectiva necesaria para tomar decisiones acertadas. Quail subraya que los talleres sobre riesgos no son sólo para la alta dirección o los consejos de administración. «Lo bueno de los talleres sobre riesgos es que venden a la gente el valor de la ERM. Si quieres que la ERM perdure, debes profundizar en la organización y encontrar formas de inyectarla en la forma de actuar de los responsables de la toma de decisiones en todos los niveles de la empresa.»
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