La implementación de controles eficaces es un componente esencial de cualquier programa de gestión de riesgos. Los “controles” son medidas que una organización debe implementar para minimizar, mitigar o gestionar con éxito los niveles de riesgo, lo que les permite operar dentro de su apetito de riesgo.
La creación e implementación de un marco de riesgo y control flexible es el método más eficaz para mitigar el riesgo. Este enfoque mantiene el “riesgo” dentro de la esfera de influencia de la dirección, y el marco puede ajustarse en consecuencia para reflejar la sensibilidad de una organización a un factor de riesgo concreto.
Este blog se centra en la importancia de los “controles” en un programa de gestión de riesgos y destaca la necesidad de asignarlos a los riesgos pertinentes. Explora por qué su empresa debe realizar comprobaciones y pruebas de control periódicas para garantizar que los controles sean eficaces, comparte cómo mantener los niveles de riesgo dentro de su apetito de riesgo y explica cómo las empresas pueden utilizar los datos operativos para evaluar el impacto y la eficacia de los controles.
Comprensión de los tipos de control
Los “controles” para reducir los niveles de riesgo pueden adoptar muchas formas. Muchas empresas utilizan controles preventivos, como políticas estrictas, procesos, documentos de procedimientos o equipos de seguridad (como antivirus o cortafuegos) que se implementan para reducir el riesgo. Algunos tipos de riesgo requieren controles de detección, como auditorías, inspecciones, comprobaciones, supervisión, vigilancia e informes de incidentes. Algunos controles implican medidas correctivas como actualizaciones de parches, análisis de la causa raíz y formación para reducir los niveles de riesgo que son demasiado altos. Algunos controles requieren impartir conocimientos y orientación en forma de formación, comunicación y actualizaciones de políticas. Por último, también existen controles de mitigación para transferir el riesgo, como la contratación de seguros, la implementación de contingencias y copias de seguridad, y la formulación de planes de continuidad del negocio para diferir el riesgo operativo y garantizar que el negocio pueda seguir operativo.
Antes de implementar “controles”, las organizaciones deben considerar todos los tipos posibles de medidas de control y determinar cuáles son las más eficaces y prácticas para cada riesgo. Los gestores de riesgos deben tratar de cultivar un enfoque proactivo, seleccionando controles que mitiguen el riesgo antes de que se produzca, en lugar de implementar medidas correctivas después de que un indicador clave de riesgo (KRI) ya haya alcanzado un nivel alto.
Existen varios enfoques que suelen emplear las empresas para reducir el riesgo, entre ellos:
Evitación del riesgo: Este enfoque tiene como objetivo eliminar cualquier exposición a un factor de riesgo que tenga el potencial de causar una pérdida. Por ejemplo, una empresa de construcción puede decidir detener las operaciones durante una tormenta eléctrica para evitar daños a los trabajadores.
Prevención de pérdidas: Este esfuerzo es utilizado por las organizaciones para reducir y prevenir pérdidas tales como errores operativos, fraude o robo. Algunos ejemplos son la instalación de cámaras de vigilancia y la realización de auditorías periódicas.
Reducción de pérdidas: Esta actividad de control está destinada a limitar el grado en que puede producirse una pérdida. Por ejemplo, la instalación de un sistema de rociadores en un almacén y la inclusión de puertas de emergencia probablemente reducirían las pérdidas resultantes de un incendio.
Separación de riesgos: Esta técnica de control de riesgos limita la propagación de actividades y la exposición al riesgo en varios lugares. Su objetivo principal es reducir la gravedad general del riesgo. Por ejemplo, emplear una fuerza de trabajo geográficamente diversa para que la producción pueda continuar sin interrupciones en caso de que surjan problemas en un almacén. Otros ejemplos incluyen el uso de técnicas de auditoría interna o tener un equipo o individuo separado que revise o supervise los procesos para detectar errores o actividades fraudulentas.
Uso de “controles” para operar dentro de su apetito de riesgo
Los conceptos de apetito de riesgo y tolerancia son componentes integrales de un proceso eficaz de gestión de riesgos. La ausencia de un “apetito de riesgo” podría significar que los esfuerzos de su organización en la mitigación de riesgos están mal dirigidos.
El apetito de riesgo y los niveles de riesgo tolerables deben acordarse a nivel de consejo de administración. Las empresas deben determinar un apetito de riesgo analizando su exposición actual al riesgo y decidiendo qué niveles son tolerables y causarán un impacto mínimo en el negocio y qué nivel se consideraría demasiado alto y debe ser controlado. Los niveles de riesgo deben ser supervisados continuamente, y si los niveles de riesgo exceden el apetito acordado, se pueden establecer reglas para notificar a los equipos relevantes para que se puedan tomar medidas y se puedan introducir controles.
Los “controles” de riesgo son fundamentales para garantizar que una empresa no exceda su apetito de riesgo y para mantenerla operando a un nivel de riesgo tolerable. Los controles de riesgo juegan un papel crucial al permitir que las organizaciones operen con ciertos riesgos presentes, al tiempo que garantizan que existan barreras de protección para evitar que estos riesgos aumenten. Las empresas deben establecer apetitos de riesgo que estén vinculados a los controles de riesgo basados en consideraciones tanto internas como externas, lo que les permite determinar niveles aceptables de riesgo y establecer un conjunto de “controles” activos que funcionen dentro del presupuesto y los recursos disponibles.
Creación y mantenimiento de un registro de control
La creación y el mantenimiento de un registro de control son fundamentales para el proceso de gestión de riesgos. Un “registro de control” es un registro que las empresas utilizan para documentar y rastrear los “controles” en toda su empresa y debe estar directamente vinculado al registro de riesgos de las organizaciones.
Para cada “control” dentro del “registro de control”, las empresas suelen capturar detalles críticos que incluyen, el nombre y la descripción del control, el tipo de control, el propietario, el propósito, el riesgo que está controlando, la frecuencia con la que se aplica el control, el estado de la implementación, la eficacia, la frecuencia de las pruebas y cualquier política o evidencia relacionada. También se capturan las fechas y las acciones con respecto a la última fecha de revisión y cualquier revisión próxima o acción pendiente relacionada con el control.
Un “registro de control” normalmente incluye al menos un control para cada riesgo que la empresa está gestionando. Algunos riesgos podrían tener múltiples controles, por ejemplo, para gestionar el riesgo de robo en una tienda minorista, podrían tener múltiples controles, incluyendo CCTV, un guardia de seguridad y etiquetas de productos. Todos los controles deben ser revisados regularmente para asegurar que están completamente operativos, y los datos de incidentes con respecto a los incidentes de robo reales deben ser utilizados para determinar si se necesitan controles adicionales.
La utilización de herramientas como una “matriz de riesgos” y “la presentación de informes de análisis de riesgos empresariales” al construir un registro de control ayudará a los equipos a visualizar el nivel de riesgo basado en la probabilidad y el impacto, lo que les permitirá establecer dónde se necesitan más los controles.
Con el riesgo a nuestro alrededor, es importante documentar cada control y asegurar que estén vinculados a los riesgos que pretenden mitigar. No solo es un requisito previo para una gestión de riesgos sólida, sino que también es útil para la mitigación temprana de riesgos, gestionando las amenazas antes de que causen una pérdida. Esta documentación también es clave cuando la alta dirección revisa la probabilidad y las consecuencias del riesgo para determinar el presupuesto para los esfuerzos de remediación del riesgo.
Mantener una buena documentación de los “controles de riesgo” de su organización y su eficacia también fomenta el cumplimiento normativo. Es por eso que muchas empresas utilizan el software GRC para ayudar a los equipos de riesgo a mantener un seguimiento digital del estado y el progreso de cada riesgo y los controles correspondientes. Estas plataformas también ofrecen herramientas de visualización e informes de riesgos y controles para comunicar la información de riesgos y el estado de los controles a las partes interesadas, proporcionando datos adecuados para guiar la toma de decisiones.
Comprobaciones de control periódicas y pruebas de eficacia
La realización de comprobaciones de control periódicas y pruebas de eficacia ayuda a los equipos de riesgo y auditoría a identificar cualquier debilidad en el programa de control interno y asegurar que cada control ha sido diseñado apropiadamente para mitigar el riesgo previsto.
Las pruebas regulares de los controles se llevan a cabo para obtener una comprensión del entorno de control interno de su organización e implica la realización de varios procedimientos y comprobaciones para asegurar que funcionan según lo previsto. Los métodos de prueba podrían incluir cuestionarios, observaciones, inspecciones y la revisión de documentos y registros relevantes para verificar la eficacia. Después de las pruebas, si los controles no están funcionando o se encuentran ineficaces, se deben poner en marcha controles nuevos o mejorados para mitigar el riesgo inminente.
El momento y la frecuencia de las pruebas de control dependen de las necesidades específicas de la organización y de la naturaleza de los riesgos involucrados. Las pruebas de control regulares son clave para cumplir con los requisitos de cumplimiento y asegurar que los controles están funcionando según lo previsto para proteger a la organización. Los controles fallidos o ineficaces pueden ser un riesgo en sí mismos.
Aprovechamiento de los datos operativos para evaluar el impacto del control
Una vez que la organización ha establecido una biblioteca de “controles”, es importante asegurarse de que son eficaces. Por lo tanto, además de las pruebas y comprobaciones de control regulares, también es importante observar los datos operativos, los niveles de riesgo y los incidentes registrados para determinar si los controles están realmente manteniendo el riesgo dentro de los niveles tolerables.
Al examinar los incidentes pasados y los datos operativos, los equipos pueden identificar los factores comunes que contribuyen al fracaso o la ineficiencia de un control de riesgo. Por ejemplo, si los datos revelan que los fallos de los equipos se producen con más frecuencia después de ciertos umbrales de uso, puede programar los controles de mantenimiento antes de alcanzar esos puntos para reducir el riesgo.
Muchas empresas encuentran útil el software GRC para comprender la eficacia del control, ya que ofrece herramientas de análisis de datos para rastrear el rendimiento del control. Los equipos pueden ver fácilmente los datos operativos de otros sistemas y fuentes de datos en tiempo real dentro de la plataforma gracias a las integraciones de API. La integración de API funciona vinculando la plataforma GRC con diferentes sistemas empresariales. Una vez integradas, las dos plataformas pueden enviar datos de ida y vuelta a través de las API para compartir información en tiempo real. Esto permite a los equipos asignar controles a los datos operativos, los incidentes y los KRI para obtener una imagen clara de cómo se está controlando el riesgo. El sistema proporciona alertas instantáneas cuando los niveles de riesgo están aumentando, o los controles fallan destacando los problemas que deben abordarse antes de que los niveles de riesgo aumenten. Al aprovechar una herramienta de este tipo, las organizaciones pueden evaluar y analizar eficazmente el impacto del control de riesgos, lo que conduce a una mejor evaluación de riesgos y a procesos de toma de decisiones mejorados.
Optimización de los controles para equilibrar el coste y la eficacia
El control del riesgo no es un evento único, es un proceso continuo que requiere que los equipos de riesgo realicen pruebas de control regulares y comprobaciones con fines de mejora. El control del riesgo cuesta dinero y, debido a que las empresas no tienen recursos y presupuestos ilimitados, deben decidir qué riesgos son los más críticos para determinar los fondos necesarios para controlarlos. Los equipos deben realizar evaluaciones de riesgo periódicas y analizar los datos de impacto del riesgo para priorizar sus riesgos y asignar los recursos adecuados para controlarlos.
Se pueden utilizar métodos y herramientas como la matriz de riesgos, el análisis SWOT o las visualizaciones de pajarita para identificar las fuentes potenciales de riesgo y la probabilidad y el impacto, lo que ayuda a las empresas a priorizar los controles apropiados.
Para optimizar completamente los controles y equilibrar el coste frente a la eficacia, los equipos de riesgo deben analizar sus controles de riesgo actuales para identificar sus fortalezas y debilidades junto con las amenazas y oportunidades presentes en su entorno de riesgo.
Cómo el software GRC mejora el control y la gestión de riesgos
El software GRC proporciona a las organizaciones un enfoque estructurado para la gestión de riesgos y los controles, ofreciendo una plataforma centralizada para que las empresas gestionen los riesgos, los controles y el rendimiento operativo.
Las empresas pueden utilizar la plataforma para construir un registro de riesgos digital en línea y automatizar todo el proceso de gestión de riesgos, incluyendo formularios de evaluación de riesgos en línea, la supervisión automatizada de riesgos y los flujos de trabajo para formalizar las escaladas, las aprobaciones y las actividades de mitigación.
En la misma plataforma, las empresas también pueden establecer un registro de control totalmente funcional. Cada control se registra y se puede asignar fácilmente al riesgo relevante. Las empresas pueden llevar a cabo comprobaciones de control periódicas y pruebas de control dentro de la plataforma con todos los detalles totalmente documentados. Los datos de incidentes y los datos operativos también se mantienen dentro de la plataforma, lo que permite a las empresas supervisar fácilmente la exposición al riesgo basándose en los datos operativos en vivo y los incidentes registrados. Esta asignación vital entre los riesgos, los controles, los incidentes y los datos operativos proporciona amplios conocimientos para guiar a la empresa en la priorización de los riesgos y la asignación de presupuesto y recursos para los controles y las estrategias de mitigación de riesgos. Estos conocimientos y resultados de los informes no estarían disponibles al utilizar métodos manuales de riesgo y control que no se integran con otros sistemas empresariales y procesos operativos.
Estas soluciones de software ofrecen valiosos paneles de control e información de informes a través de los cuales las empresas pueden anticipar los riesgos potenciales y las vulnerabilidades de control. Al analizar estos informes, los equipos de riesgo pueden implementar medidas proactivas para minimizar las pérdidas, reducir el riesgo y asegurar la continuidad del negocio. Con acceso a datos en tiempo real sobre los niveles de riesgo, los responsables de la toma de decisiones pueden evaluar rápidamente la eficacia de los controles existentes e identificar las áreas que requieren atención. Esto permite a las organizaciones responder rápidamente, mitigar los riesgos y tomar decisiones productivas alineadas con sus objetivos empresariales.
El valor estratégico de los controles eficaces
Los controles, medidas y políticas de riesgo eficaces ayudan a las organizaciones a supervisar y ajustar con éxito sus estrategias clave de mitigación de riesgos, asegurando que están en camino de cumplir sus objetivos empresariales con interrupciones mínimas. Sin embargo, los diferentes tipos de “controles” de riesgo que su organización pone en marcha deben ser supervisados y probados continuamente para lograr los objetivos empresariales estratégicos, maximizar los beneficios y mantener una ventaja competitiva.
Debido a que el entorno interno y externo en el que opera su organización está sujeto a cambios en cualquier momento dado, es fundamental crear sistemas que puedan ayudar a su equipo de riesgo a supervisar los niveles de riesgo, y la eficacia de los controles, medidas y políticas de mitigación para que puedan ser ajustados cuando el panorama de riesgo cambie, y surjan nuevos riesgos. El software GRC ofrece una plataforma para que las organizaciones implementen y gestionen su marco de controles de riesgo de forma eficaz y eficiente. Para obtener más información sobre cómo el software GRC puede ayudar a su organización a controlar el riesgo, simplemente póngase en contacto con nosotros para una demostración.
