A comunicação de incidentes consiste na captação e documentação de informações sobre um incidente ou evento específico. Pode incluir dados como quem esteve envolvido, o que aconteceu, quando ocorreu, onde aconteceu, o que o causou e quaisquer outros detalhes relevantes. Esta documentação ajuda as organizações a identificar riscos que necessitam de ser abordados para prevenir a ocorrência de incidentes semelhantes no futuro.

Ao registar dados de incidentes, as organizações podem utilizar indicadores-chave de risco para obter perspetivas que permitam análises preditivas e medidas proativas para evitar que eventos semelhantes voltem a ocorrer. Pode também ajudar a simplificar o processo de comunicação de incidentes com precisão e eficiência.

São comunicados vários tipos de incidentes, incluindo acidentes de trabalho, acidentes e quase-acidentes, violações de dados e ameaças à segurança, emergências médicas e reclamações de clientes. Cada um deles necessita de ser devidamente documentado para que os incidentes possam ser monitorizados ao longo do tempo e os padrões possam ser identificados.

Tipos de incidentes que devem ser comunicados

Embora incidentes diferentes exijam a documentação de informações diferentes, algumas informações essenciais devem ser sempre incluídas na comunicação de incidentes. Estas incluem:

  • Data e hora do incidente;
  • Descrição do que aconteceu;
  • Quem esteve envolvido e quem testemunhou;
  • Medidas tomadas para resolver o incidente.

Também é necessário documentar quaisquer fotografias ou vídeos tirados do incidente e quaisquer documentos ou outras provas que possam ajudar a fornecer mais contexto. Isto garantirá a exatidão do relatório e ajudará a proteger-te contra pedidos de indemnização. Além disso, os seguintes incidentes têm informações específicas que devem ser incluídas nos seus relatórios.

Eventos adversos

Os eventos adversos são eventos ou incidentes não planeados que resultam em danos, lesões ou morte de um paciente, visitante ou funcionário.

Por exemplo, se um profissional de saúde não higienizar adequadamente as mãos entre pacientes, poderá propagar infeções no local de trabalho. Isto resultaria num evento adverso associado ao tratamento médico e poderia conduzir a complicações mais graves para os afetados.

Neste caso, o incidente deve ser documentado num registo de incidentes com detalhes como:

  • Nome do doente e quaisquer outras informações de identificação;
  • Nome e informações de contacto do profissional de saúde;
  • Data, hora e local do incidente;
  • Descrição do que aconteceu;
  • Tipo e gravidade do dano ou lesão sofridos;
  • Tratamentos médicos administrados para resolver o incidente.

Desta forma, o incidente pode ser investigado mais aprofundadamente e podem ser tomadas medidas corretivas para evitar incidentes semelhantes.

Quase falhas

Os quase-acidentes são eventos que têm o potencial de causar danos, mas que, em última análise, não resultam em consequências graves.

Por exemplo, um escorregão e queda de um funcionário que não resulta em lesões é considerado um quase-acidente. As empresas devem distinguir entre incidentes e acidentes para prestar adequadamente a assistência e o protocolo atuais. A comunicação eficaz em toda a empresa é fundamental, para que todos estejam cientes do que ocorreu o mais rapidamente possível.

Nesta situação, um relatório de quase-acidente pode incluir o seguinte:

  • Nome e informações de contacto do trabalhador;
  • Informações pormenorizadas sobre as funções do trabalhador quando o incidente ocorreu;
  • Descrição do que aconteceu e do tipo de preocupação;
  • Quaisquer condições de quase-acidente ou violações de segurança que estivessem presentes;
  • Medidas corretivas tomadas para evitar a ocorrência de eventos semelhantes no futuro.

Ao documentar estes dados, as empresas podem identificar potenciais riscos, desenvolver soluções e implementar protocolos para evitar que estes ocorram novamente, identificando quaisquer pontos fracos nas suas medidas de segurança actuais.

Condições de risco

As condições perigosas incluem qualquer forma de perigo ou risco que possa causar danos a pessoas, bens e/ou ao ambiente.

Por exemplo, um derrame de produtos químicos e um ambiente de trabalho inseguro são ambos condições perigosas que devem ser tratadas com extrema cautela. Nestas situações, é crucial garantir a segurança de todos os presentes e tomar medidas para mitigar potenciais danos.

Neste cenário, um relatório de incidente de condição perigosa deve incluir o seguinte:

  • Data, hora e local do incidente;
  • Descrição das condições que conduziram à situação de perigo;
  • Nomes, informações de contacto e possíveis testemunhas;
  • Fotografias do incidente ou do local tiradas após a aplicação das medidas de segurança;
  • Medidas tomadas para evitar mais danos ou lesões;
  • Medidas de acompanhamento tomadas para resolver o incidente.

A documentação destes pormenores ajuda as empresas a prepararem-se e a evitarem incidentes semelhantes e a compreenderem melhor como podem melhorar as suas medidas de segurança.

Violações de segurança

As violações de segurança envolvem o acesso, utilização, alteração, destruição ou divulgação acidental ou intencional de informações confidenciais sem autorização.

Por exemplo, aceder a dados restritos sem autorização constitui uma violação de segurança. As empresas devem estar cientes destas potenciais ameaças e garantir que as suas redes estão seguras para proteger os dados dos utilizadores e manter a sua reputação. Caso contrário, correm o risco de enfrentar sanções legais.

Neste caso, um relatório de incidente de violação de segurança deve incluir o seguinte:

  • Data e hora da infração;
  • Detalhes de como o incidente foi descoberto;
  • Nomes e informações de contacto das pessoas envolvidas na violação;
  • Credenciais de acesso utilizadas para aceder a dados restritos sem autorização;
  • Medidas tomadas pela empresa para investigar e conter a violação;
  • Medidas tomadas para resolver o incidente e evitar violações semelhantes no futuro.

Com esta informação, as empresas podem identificar potenciais vulnerabilidades e tomar medidas corretivas para proteger os seus activos. Além disso, a comunicação adequada de incidentes ajuda a minimizar o risco e a garantir que incidentes semelhantes não voltem a ocorrer.

Avarias no equipamento

As avarias ou falhas de equipamento incluem qualquer comportamento inesperado ou anormal de um dispositivo, sistema ou componente. Isto pode dever-se a vários fatores, desde uma instalação incorreta a uma manutenção inadequada ou componentes obsoletos.

Por exemplo, uma máquina pode parar inesperadamente durante o funcionamento devido a uma avaria e causar tempo de inatividade, o que pode ter consequências dispendiosas. Por conseguinte, as empresas devem estar preparadas para resolver estes problemas e agir rapidamente para minimizar as perturbações. Do mesmo modo, as empresas devem efetuar regularmente a manutenção do seu equipamento e manter registos de quaisquer avarias para resolverem e corrigirem problemas futuros.

Neste caso, um relatório de incidente de avaria de equipamento deve incluir o seguinte:

  • Nome e informações de contacto do utilizador;
  • Descrição do sistema ou componente;
  • Data, hora e local do incidente;
  • Medidas tomadas para identificar e isolar o problema;
  • Medidas corretivas tomadas para resolver o incidente;
  • Medidas de acompanhamento para evitar a repetição de incidentes semelhantes.

Com estes detalhes, as empresas podem compreender a causa principal do problema e tomar medidas para o resolver de forma rápida e eficiente, de modo a manter as suas operações a funcionar sem problemas.

Porque é que tens de comunicar incidentes?

As empresas necessitam de comunicar incidentes para manterem o seu local de trabalho seguro, acessível e em conformidade. Também permite às empresas:

  • Aprende com os erros: A comunicação de incidentes ajuda as empresas a identificar tendências, a analisar a causa principal de um incidente e a efetuar os ajustes necessários para evitar a ocorrência de incidentes semelhantes.
  • Acompanha o progresso: Os relatórios de incidentes ajudam as empresas a medir o seu desempenho e a acompanhar as melhorias ao longo do tempo. Isto permite-lhes tomar medidas pró-activas para criar um ambiente de trabalho mais seguro para todos os empregados.
  • Segue as tendências: Os relatórios de incidentes podem ajudar as empresas a identificar padrões de questões recorrentes ou tendências que podem ser indicativas de um problema maior. Isto permite às empresas tomar medidas corretivas e evitar a ocorrência de incidentes dispendiosos no futuro.
  • Melhora a gestão do risco: Os relatórios de incidentes fornecem às empresas dados sobre o seu desempenho para que possam tomar decisões informadas e adotar medidas proactivas para melhorar as suas estratégias de gestão do risco.
  • Toma medidas práticas: A comunicação de incidentes ajuda as empresas a determinar que tipo de acções de acompanhamento devem ser tomadas e quando devem ser tomadas para evitar futuros incidentes.

Incorporar soluções de comunicação de incidentes num ambiente de trabalho pode ser tão fácil como:

  • Utiliza sistemas de gestão de riscos;
  • Implementa novos protocolos de segurança ou formação;
  • Planeamento de contingência para futuros incidentes semelhantes;
  • Realiza revisões regulares dos processos e sistemas para garantir a conformidade;
  • Criar uma cultura de transparência em torno da comunicação de incidentes para garantir que os empregados se sintam à vontade para falar quando se deparam com problemas.

Cada indústria e local de trabalho varia na forma como lida com a comunicação de incidentes. No entanto, o objetivo é sempre identificar rapidamente os problemas e tomar medidas eficazes.

O que acontece depois de um incidente ser comunicado?

Após a comunicação de um incidente, este é submetido a um processo de investigação exaustivo para identificar a causa principal do sucedido e recolher provas para determinar quem foi o culpado. Os intervenientes relevantes são informados e é oferecido o apoio necessário aos envolvidos. O resultado da investigação pode afetar qualquer organização de muitas formas, tais como:

  • Multas, se aplicável;
  • Alterações nos procedimentos
  • Aumenta os protocolos de segurança;

Dispor de sistemas de comunicação de incidentes robustos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Ajuda-as a cumprir os regulamentos, a manter um ambiente de trabalho seguro para os seus funcionários e a minimizar as perturbações causadas por incidentes inesperados.

Modernizar a comunicação de incidentes com soluções digitais

As soluções digitais modernas estão a transformar a forma como as empresas comunicam os incidentes. As soluções digitais de comunicação de incidentes permitem aos utilizadores comunicar rapidamente incidentes no terreno através de dispositivos móveis. Estes sistemas garantem que os relatórios de incidentes são preenchidos com precisão e eficiência, independentemente da localização.

Além disso, a comunicação automatizada de incidentes pode simplificar todo o processo, automatizando tarefas mundanas e consolidando dados em relatórios unificados. Do mesmo modo, as soluções móveis para risco e seguros proporcionam às organizações soluções de comunicação de incidentes baseadas na nuvem, fáceis de utilizar e acessíveis em qualquer momento e em qualquer lugar.

Em última análise, os relatórios de incidentes são um componente fundamental de qualquer estratégia de gestão de risco de uma organização. Ao investir em soluções digitais de comunicação de incidentes, as empresas podem assegurar que os seus relatórios são precisos, eficientes e conformes com os regulamentos do setor.

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