Peu d’entreprises peuvent fonctionner sans l’aide de fournisseurs de technologies tierces. Et cette dépendance ne cesse de croître à mesure que les organisations se débattent avec des processus internes inefficaces et les défis liés à l’évolution de la technologie. En fait, selon une étude de l Enquête 2017 de Bomgar auprès de 608 professionnels de l’informatique, 181 fournisseurs en moyenne se voient accorder l’accès au réseau d’une entreprise au cours d’une semaine donnée. Paradoxalement, les organisations semblent dépassées par la prolifération des accords contractuels qu’elles ont signés avec des fournisseurs tels que les fournisseurs de logiciels de niche, ce qui les incite à faire pression en faveur de la la consolidation des fournisseurs et ses avantages supposésLes entreprises sont donc tentées par la consolidation des fournisseurs et ses avantages supposés, notamment la réduction des coûts et des inefficacités, l’augmentation du pouvoir d’achat et l’amélioration des relations avec les fournisseurs qu’elles conservent.
Le problème des vendeurs
Néanmoins, que votre organisation fasse appel à un seul ou à 181 fournisseurs, de telles relations peuvent vous exposer à des risques, dont les principaux sont les suivants :
- Risques cybernétiques: L’externalisation de plusieurs applications logicielles ou technologiques peut être synonyme de multiples portes d’entrée pour les possibilités de piratage. Elle peut également avoir pour effet de détourner l’attention du service informatique de la cybersécurité, alors qu’il se concentre sur la tâche fastidieuse de faire fonctionner une multitude d’applications et de veiller à ce qu’elles puissent coexister et remplir leurs propres fonctions.
- Risques financiers et opérationnels : Les organisations investissent rarement dans des systèmes technologiques tiers s’ils ne promettent pas un gain financier ou opérationnel. Cela dit, l’évaluation de plusieurs fournisseurs pour déterminer leur efficacité peut s’avérer lourde et inefficace. En outre, si la technologie s’est avérée efficace, le risque pourrait être encore plus grand car votre organisation en est probablement dépendante : Si le service est interrompu pour une raison quelconque, les activités de votre propre organisation pourraient être perturbées.
- Risques contractuels : Tout comme l’évaluation des risques liés aux fournisseurs peut devenir difficile à gérer, il en va de même pour la gestion des contrats avec les fournisseurs, voire des certificats d’assurance. Et même si ce travail est de nature tactique, ne pas le faire correctement peut entraîner une responsabilité supplémentaire si vous n’avez pas établi de manière appropriée la propriété des données, les niveaux de service et l’indemnisation, ou si vous n’avez pas veillé à ce que le fournisseur respecte les normes et les réglementations émanant d’autorités supérieures.
Si couper le cordon avec tous vos fournisseurs de technologie semble être le seul moyen d’éviter tous ces risques, ne désespérez pas. La bonne technologie de gestion des risques peut vous aider.
Consolider les systèmes des fournisseurs pour gérer les risques
Tout d’abord, la bonne technologie de gestion des risques peut aider à freiner la prolifération d’un trop grand nombre de contrats avec des fournisseurs de technologie tiers au sein de votre organisation. Because risk management technology, by its very nature, is built to span across a variety of departments and business challenges, it can oftentimes replace a variety of solutions.
Par exemple, la bonne technologie peut tout remplacer, de la intelligence d’affaires analytique des solutions pour interne et systèmes d’audit opérationnelainsi que gestion de la santé et de la sécurité, gestion des fournisseurs et continuité des activités des systèmes d’alimentation en eau.
Moins de systèmes signifie moins de contrats de fournisseurs à examiner et potentiellement moins de responsabilité contractuelle, car vous aurez plus de temps pour vous assurer que les contrats que vous avez mis en place sont solides. En outre, les contrats que vous conservez peuvent être gérés automatiquement dans le cadre de la technologie de gestion des risques appropriée, ce qui signifie que vous pouvez préparer, envoyer et faire signer les contrats électroniquement à partir du système, collecter automatiquement les certificats d’assurance, et bien plus encore.
Lisez « Gérez les certificats d’assurance pour qu’ils ne vous gèrent pas ».
Non seulement vous passerez moins de temps à gérer les contrats, mais votre service informatique passera moins de temps à gérer de multiples applications, ce qui peut générer des gains d’efficacité considérables. Ainsi, votre service informatique pourrait être en mesure de consacrer plus de temps à la cybersécurité. En outre, moins d’applications signifie probablement moins de risques qu’une ou plusieurs de ces applications soient à l’origine d’une violation ou ne soient plus conformes, ce qui améliore également la cybersécurité.
De même, en ce qui concerne la conformité, la bonne technologie de gestion des risques peut remplacer les systèmes de gestion de la conformité et de la réglementation. Systèmes de gestion de la conformité et de la réglementation-vous aider (ainsi que vos fournisseurs) à vous conformer à toutes les exigences que vous êtes tenus de respecter ou que vous avez volontairement instituées en fournissant des modèles de conformité prêts à l’emploi. La technologie permet un contrôle cohérent, une mise à jour automatique et des rapports détaillés afin que vous puissiez identifier et contrôler l’ensemble de ces exigences.
Évaluer correctement et facilement les risques liés aux fournisseurs
Pourtant, nous savons tous que les entreprises les plus prospères ne commencent ni ne s’arrêtent à la conformité lorsqu’il s’agit de gérer les risques, les fournisseurs ou quoi que ce soit d’autre. Au contraire, elles adoptent une vision à long terme et évaluent de manière proactive les risques liés aux fournisseurs. Il est essentiel de disposer d’un système de gestion des fournisseurs convivial pour surveiller activement et auditer régulièrement les performances et la sécurité de vos fournisseurs afin d’écarter les risques financiers et opérationnels.
Par exemple, il est important de fournir aux fournisseurs des questionnaires qui évaluent leurs protocoles opérationnels lorsqu’il s’agit de questions susceptibles d’affecter votre organisation ou d’interrompre vos activités. Ces enquêtes doivent consister en des questions simples et objectives qui suscitent des réponses complètes, mais non fastidieuses.
Pour y parvenir électroniquement, la bonne technologie de gestion des risques établira et hébergera des mesures et des questionnaires de « logique conditionnelle » (ou « si ceci, alors cela »). Un lien vers le questionnaire peut être automatiquement envoyé par courrier électronique à tout fournisseur potentiel signalé comme devant être évalué. Le système peut même être « flexible » si vous souhaitez approuver automatiquement les fournisseurs en fonction de leurs réponses.
En outre, toutes les données des fournisseurs et la documentation pertinente peuvent être stockées et mises à jour dans un environnement unique par plusieurs parties prenantes, sans confusion de version ou d’état. La capacité de notre système à déclencher des communications automatiques avec les fournisseurs permet de réduire les recherches manuelles de données.
Toutes ces fonctionnalités peuvent accélérer l’ensemble du processus d’évaluation des fournisseurs et améliorer la qualité des réponses à l’enquête, car les fournisseurs n’ont plus à répondre à des questions redondantes ou non pertinentes. Plus important encore, vous serez en mesure d’identifier les principaux risques dans votre « chaîne d’approvisionnement » et de les gérer de manière proactive.
En fait, une technologie adéquate de gestion des risques peut vous y aider grâce à un système d’alerte qui identifie automatiquement les fournisseurs potentiellement touchés par plus de 45 types d’événements et facilite ensuite la communication entre vous et votre fournisseur. En outre, elle vous permet d’établir un plan de couverture et de sauvegarde. Cela vous permet de minimiser les perturbations de votre activité et, avec un peu de chance, de rester opérationnel et rentable malgré l’interruption de l’activité de votre fournisseur.
Il faut un village, mais le village n’a peut-être besoin que d’une seule solution
Faire appel à des fournisseurs de technologie tiers ne doit pas nécessairement être l’un des aspects les plus risqués de votre activité. La première étape consiste à choisir des solutions plus globales plutôt que des solutions ponctuelles pour répondre à des défis commerciaux particuliers.
Veillez à regarder au-delà de votre département et à trouver un terrain d’entente avec d’autres départements tels que les ressources humaines, la santé et la sécurité, la gestion des fournisseurs, le service juridique et la conformité. Une telle collaboration vous sera utile pour sécuriser la technologie qui vous permettra de consolider les fournisseurs sans avoir à sacrifier les fonctionnalités dont chaque groupe a besoin pour faire son travail de manière efficace et efficiente.
À partir de là, veillez à considérer la technologie de gestion des risques comme une solution transversale. Après tout, il est logique qu’une technologie dédiée aux risques à l’échelle de l’entreprise puisse servir de solution à l’échelle de l’entreprise, même si les défis commerciaux à relever ne relèvent pas nécessairement du domaine traditionnel de la gestion des risques.
