Project Description
État de l’Utah
L’industrie
Gouvernement
Client
État de l’Utah
Focus
Intégration complète du système, automatisation des processus commerciaux, amélioration de la gestion des sinistres.
Système précédent
Feuilles de calcul internes et système d’information sur la gestion des risques (SIGR).
Défi
Le State of Utah Risk Fund, géré par la Division of Risk Management (DRM) de l’État de l’Utah, assure les agences gouvernementales de l’État, les districts scolaires, les établissements d’enseignement supérieur et les écoles à charte. Le Fonds assure :
- Des biens d’une valeur de plus de 28 milliards de dollars
- Plus de 7 000 bâtiments
- Plus de 13 000 véhicules
- Couverture de la responsabilité civile pour plus de 120 000 employés
Le DRM propose également des services d’expertise des sinistres, de contrôle des pertes, d’achat d’assurance et de gestion des polices. Il a reconnu que plusieurs processus de travail étaient cloisonnés et qu’il avait besoin d’un meilleur outil de reporting, de communication et de flux de travail. Le DRM avait besoin d’intégrer tous les processus d’entreprise, les bases de données et les systèmes en un seul endroit. Le DRM était également confronté à des mises à jour de données papier/manuelles au cours du processus de renouvellement annuel des assurances, à un processus de facturation manuel, à des processus de reporting lourds et manuels, et au fait que l’historique de l’activité de l’entreprise n’était pas connu.
Solution Riskonnect
Résumé de la solution
La Division de la gestion des risques (DRM) de l’État de l’Utah a choisi la plateforme de travail de gestion des risques Riskonnect pour remplacer le système de réclamation de base de l’ancien fournisseur. Le système Riskonnect comprend un référentiel central qui regroupe les bases de données précédemment séparées et permet d’intégrer facilement les flux de travail et d’automatiser les processus d’entreprise. Riskonnect offre à l’État de l’Utah un accès mobile complet, permettant d’utiliser toutes les fonctionnalités du RMIS sur n’importe quel appareil mobile – Android ou iOS.
La mise en œuvre de Riskonnect RMIS a donné lieu à une forte adoption par les utilisateurs. La polyvalence de la plateforme, combinée à la curiosité des employés de l’État et à l’innovation de Riskonnect, a donné lieu à des phases supplémentaires :
- Processus de renouvellement des polices
- Automatisation des certificats sortants
- Division de la gestion des installations et de la construction (DFCM) Intégration
- Gestion des réclamations
- Contrôle des pertes
- Intégration des incidents dans la flotte
- Gestion des remboursements des transporteurs excédentaires
- Rapport analytique de veille stratégique personnalisé
Phases 1 à 3 des projets achevés
- Mise en œuvre du RMIS (système d’information sur la gestion des risques) – juin 2011
- Intégration du procureur général BiIling – septembre 2011
- Intégration du système financier – Septembre 2011
- Rapprochement de l’entrepôt de données – septembre 2011
- Intégration de la flotte – Septembre 2011
- Contacts avec les États et les écoles / Biens / Véhicules / Conversion de la base de données sur le renouvellement des primes – juillet 2012
Améliorations de l’administration des réclamations – juillet 2012 Intégration de l’indemnisation des accidents du travail – janvier 2013
Solution approfondie
La solution Riskonnect offrait une plateforme fiable pour gérer toutes les responsabilités liées à l’assurance et aux sinistres, l’exactitude des données et les rapports – d’une manière qui n’était pas disponible auparavant pour l’État. Riskonnect a automatisé les processus pour se connecter et s’interfacer avec encore plus de groupes au sein de l’organisation :
- Division des finances pour les paiements aux demandeurs
- Procureur général pour les frais de justice
- Division de la gestion des installations et de la construction (DFCM) pour une meilleure gestion de l’information sur les biens immobiliers
Toutes ces nouvelles interfaces ont permis d’éliminer des données auparavant disjointes provenant de sources disparates. Le résultat :
- Des économies significatives
- Amélioration du partage des données
- Cohérence des données
- Des rapports plus précis
- Une meilleure analyse pour améliorer les opérations
- Meilleure compréhension des risques
La puissance et la performance de la plate-forme de travail de gestion des risques Riskonnect ont permis à la Division de la gestion des risques de l’État de l’Utah d’apporter des changements à de nombreux aspects de son processus opérationnel :
- Intégration du système financier de l’État
- Rapports automatisés au bureau du procureur général
- Intégration de la base de données des contacts, de la base de données des biens, de la base de données des primes des biens, de la base de données des automobiles, des transporteurs excédentaires, des demandes d’indemnisation des travailleurs et de la base de données partagée du DFCM.
- Rapprochement de l’entrepôt de données
- Mise en œuvre du contrôle des pertes
- Rapports supplémentaires sur les opérations de risque
- Personnalisation de l’interface utilisateur
- Automatisation des certificats d’assurance sortants
Ces améliorations apportées aux processus opérationnels de l’État de l’Utah ont permis une croissance encore plus importante, notamment :
- Une vue d’ensemble des sinistres, des expositions et des activités de contrôle des pertes de chaque entité assurée
- Amélioration du contrôle des pertes lors de l’examen des demandes d’indemnisation des travailleurs
- Élimination de nombreux processus manuels et de doubles entrées
- Coordination et communication entre les experts en sinistres et le personnel chargé du contrôle des pertes
- Consolidation d’une base de données à partir de plusieurs référentiels
- Des informations plus précises et plus actuelles sur les biens dans le cadre des enquêtes sur les sinistres et des activités de contrôle des pertes.
- Meilleur contrôle des pertes de biens
- Capacités avancées au sein du DFCM
- Amélioration des rapports sur les biens et de la responsabilité
- Un accès plus facile à la politique de risque de l’État de l’Utah et aux documents opérationnels pour le personnel chargé des risques.
- Meilleures capacités de recherche de données
Riskonnect ROI
- Processus de facturation des primes : 1 million de dollars ont été comptabilisés suite à la découverte d’une sous-facturation des primes cumulées, due à des calculs incorrects dans la base de données précédente.
- Intégration du système financier : 22 100 dollars et 82 % d’efficacité accrue dans le traitement des paiements de montants élevés (de 17,1 jours à 1 jour).
- Intégration du procureur général (AG) : 7 200 dollars et 93 % d’efficacité accrue dans le traitement du paiement des factures (de 29,3 jours à 2 jours).
- Rapprochement de l’entrepôt de données : 4 420 $, de 5 heures par semaine à aucune heure grâce à l’automatisation complète.
- Base de données des contacts : Économies significatives d’heures de travail grâce à l’élimination de la double saisie des données.
- L’accès au RMIS depuis le terrain permet d’éviter les déplacements au bureau (il est encore trop tôt pour connaître les chiffres exacts).
Le suivi de l’ensemble du processus de renouvellement de l’assurance garantit l’exactitude des données et de la facturation, et le processus prend désormais beaucoup moins de temps. En définitive, la solution Riskonnect a mis la technologie d’automatisation entre les mains de personnes qui travaillaient sur papier et l’État de l’Utah a réalisé plus d’un million de dollars d’économies annuelles, à ce jour.
Grâce à un processus intensif d’analyse et de découverte, Riskonnect a aidé la Division de la gestion des risques de l’État de l’Utah à personnaliser un outil capable d’intégrer des points de contact critiques au sein d’un système d’entreprise unique. De nombreuses heures ont été consacrées à la définition des besoins fondamentaux et des solutions possibles pour répondre aux exigences complexes et uniques de la gestion des risques de l’État. Ce processus de découverte a non seulement permis la personnalisation complexe d’un nouvel outil complet, mais une analyse aussi détaillée a nécessité le réexamen constant des processus opérationnels actuels. Les systèmes et processus déconnectés et décentralisés ont été intégrés de manière transparente dans une solution unique permettant un partage et une analyse plus précis et plus pertinents des données. Grâce à cet effort de collaboration, les données peuvent désormais être partagées dans l’ensemble de l’entreprise avec les principales parties prenantes, et les problèmes et solutions sont analysés d’un point de vue holistique plutôt que cloisonné. Cet effort a fondamentalement changé l’approche de l’État de l’Utah en matière de gestion des risques.
Au début du projet, la Division de la gestion des risques de l’État de l’Utah se concentrait sur l’évaluation de Riskonnect et d’autres fournisseurs de systèmes de gestion des sinistres. La solution Riskonnect a élargi leur vision de ce qui était possible et le projet a pris une ampleur considérable, au bénéfice de l’État et de ses citoyens. Riskonnect est à l’origine d’un changement de paradigme en ce qui concerne les fonctions d’un système de gestion des sinistres. L’organisation ne se contente plus de traiter les demandes d’indemnisation, elle comprend maintenant que la communication partagée et les données en temps réel sont un moyen puissant et nécessaire pour apporter des changements dans les nombreuses entités assurées. Le niveau d’excellence que le client s’est imposé a augmenté grâce aux capacités offertes par la solution Riskonnect. Des changements ont été apportés à de nombreux secteurs de l’entreprise en raison du niveau de performance du système Riskonnect : intégration du système financier, échange automatisé de données avec le bureau du procureur général, intégration des bases de données sur les risques et les primes d’assurance, gestion des paiements des transporteurs excédentaires, suivi des demandes d’indemnisation des travailleurs, intégration de la base de données partagée du DFCM, rapprochement de l’entrepôt de données, mise en œuvre du contrôle des pertes, rapports supplémentaires sur les opérations de risque, personnalisation de l’interface utilisateur, validations des données et flux de travail, amélioration des mesures et certificats d’assurance automatisés.
Ces améliorations permettent un meilleur contrôle des pertes, l’élimination de nombreux processus manuels et de la double saisie de données, la coordination et la communication entre le personnel chargé des sinistres et du contrôle des pertes, la consolidation d’une base de données à partir de plusieurs référentiels, des informations plus précises et plus actuelles sur les biens dans le cadre des enquêtes sur les sinistres, un meilleur contrôle des pertes de biens, une amélioration des rapports sur les biens et de la responsabilité, un accès plus facile à la politique de risque et aux documents opérationnels pour le personnel chargé des risques, de meilleures capacités de recherche de données, une organisation cohérente et des processus d’entreprise améliorés.
