La tecnología, el servicio y las funciones son aspectos importantes a tener en cuenta al comprar un RMIS (Sistema de Información de Gestión de Riesgos); sin embargo, eso es sólo el principio.
Comprender tus necesidades, saber qué demandan tus partes interesadas y seleccionar al proveedor de soluciones adecuado es igual de importante, si no más.
He aquí cinco cosas que debes tener en cuenta al comprar un RMIS: 1.Comprende tus necesidades. Haz un inventario de tus procesos, partes interesadas y tecnología actuales.
¿Qué problemas tienes y cuáles son los puntos débiles?
¿Qué necesitas que consiga tu RMIS?
Aplicar una nueva tecnología a un proceso roto no lo arreglará, pero aclarar de antemano las áreas problemáticas y establecer unos objetivos claros que quieras alcanzar garantizará el éxito.
Si no sabes exactamente cuáles son tus problemas, no eres el único.
Para ayudarte a aclararlo, aquí tienes algunas preguntas que hacerte:
- ¿Quiénes serán los usuarios principales del RMIS?
¿Cuáles son sus necesidades funcionales? - ¿Qué se gestionará en el RMIS (es decir, riesgo, seguridad, reclamaciones, etc.)?
- ¿Qué capacidades necesito que cumpla el RMIS?
Por ejemplo, ¿necesito informes sofisticados o capacidades analíticas? - ¿Cuáles son los puntos débiles de los procesos actuales?
¿Qué problemas tiene mi organización con los procesos o la tecnología actuales?
Un RMIS afecta a muchas áreas funcionales, por lo que es importante incluir a las partes interesadas de toda la organización para tener una idea clara de sus necesidades.
Reunir diversas prioridades y puntos de vista garantiza que todas las cuestiones críticas se planteen por adelantado, y que los problemas inesperados no retrasen las cosas en el futuro. 2. Ten un plan sobre cómo un RMIS complementará o sustituirá tus procesos empresariales o tecnología actuales. Un RMIS es una inversión importante, pero muchas organizaciones no la aprovechan al máximo.
Los flujos de trabajo ineficaces, los procesos obsoletos, la falta de compromiso ejecutivo y la resistencia al cambio pueden afectar negativamente a la eficacia de tu RMIS.
Haz tus deberes sobre las características y capacidades de la tecnología RMIS y compáralas con las necesidades que has identificado.
Dedica tiempo a examinar detalladamente los flujos de trabajo para ver si hay una forma mejor de lograr lo que necesitas, y desarrolla un plan sobre cómo el RMIS mejorará y agilizará tus procesos empresariales actuales.
Que algo se haya hecho siempre de una manera no significa necesariamente que sea la mejor forma de hacerlo.
En última instancia, un RMIS debe mejorar la eficacia de la gestión de riesgos aumentando la productividad de los empleados mediante la eliminación de tareas engorrosas e ineficaces. 3. Prueba el RMIS. Tómate tu tiempo para solicitar una demostración o prueba. ¿Es fácil e intuitiva la experiencia del usuario? ¿Todas las funciones que necesitas son accesibles desde tabletas, teléfonos y ordenadores portátiles? ¿Son los informes y análisis lo suficientemente sofisticados para tus necesidades? Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacer durante la demostración:
- ¿Incorpora tu solución funciones avanzadas de elaboración de informes para proporcionar una visión más profunda, o es necesario desarrollar informes personalizados?
¿Puedes enseñármelo? - ¿Con qué facilidad se integra el RMIS con otros sistemas?
- ¿Cuáles son las capacidades móviles del RMIS?
- ¿Cómo se protegen mis datos?
¿Pueden acceder a mis datos tanto usuarios internos como externos?
¿Cuáles son los niveles de seguridad para los usuarios?
4. Selecciona el proveedor de servicios adecuado. Un RMIS es una inversión significativa y a largo plazo que va más allá de la tecnología.
Asegúrate siempre de que el proveedor del RMIS ha demostrado experiencia en tecnología, riesgos y seguros, y tiene la longevidad y los recursos para llegar hasta el final contigo.
¿Tiene el proveedor la estabilidad y los recursos financieros para cumplir sus promesas a largo plazo?
¿Está plenamente comprometido a desarrollar una sólida asociación contigo?
Seleccionar al proveedor de servicios adecuado marca la diferencia. 5. Comprende el proceso de implantación. Un RMIS es un sistema grande y complejo con múltiples interfaces, por lo que la implantación no se hará de la noche a la mañana.
Asegúrate de que el proveedor de servicios tiene experiencia en la planificación, ejecución y formación para la implantación.
Reduce el tiempo, los costes y las repeticiones de la implantación del RMIS dividiendo el proceso de implantación en fases y manteniendo una línea clara de comunicación entre todas las partes.
Cada organización es diferente, por lo que es importante evaluar tus necesidades organizativas, comprender tus procesos empresariales y realizar las diligencias debidas sobre la tecnología y el proveedor de servicios antes de adquirir un RMIS.
Con el proveedor adecuado -y el sistema adecuado- puedes estar seguro de que el RMIS hará tu trabajo más fácil, tu equipo tendrá más éxito y tu empresa será más fuerte.
Para obtener una lista más completa de las cosas que hay que tener en cuenta al comprar un RMIS, no dejes de consultar la Guía del comprador de RMIS.
