«Tenemos que hacer un análisis del ROI». He oído o dicho esa frase miles de veces a lo largo de mi carrera. He realizado cientos de ellos: algunos extremadamente complejos, otros no tan detallados, e incluso uno en una nota Post-It. Es probable que tú hayas tenido experiencias similares. El análisis del rendimiento de la inversión se ha convertido en un componente clave de la toma de decisiones en los negocios, al confirmar matemáticamente que la propuesta es una buena idea. Pero no sólo en los negocios se utiliza el ROI. Como humanos racionales, con frecuencia buscamos justificar algunas de las cosas más importantes de nuestra vida. Evaluamos las universidades y nos fijamos en los salarios iniciales de los graduados en comparación con el coste de asistir a ellas. Hacemos cuentas rápidas para calcular si la deducción fiscal sobre los intereses de los préstamos hipotecarios hará que comprar una casa sea más barato que alquilarla. Incluso un compañero de trabajo me dijo que el anillo de compromiso que había comprado había subido de valor, por lo que era una buena inversión (hubo que recordarle que si se ponía en situación de cobrar esa ganancia, algo más en su vida había ido terriblemente mal). Más a menudo de lo que nos damos cuenta, utilizamos los principios del ROI como justificación lógica para gastar dinero. Entonces, ¿cómo realizar un ROI para comprar software? Las herramientas de software empresarial actuales suelen tener como objetivo ofrecer alguna combinación de los siguientes beneficios:
– Productividad- Automatizar el flujo de un proceso empresarial para que se tarde menos en hacerlo
– Centralización- Permitir el acceso a diversas fuentes de información desde un punto común
– Visibilidad- Combinar conjuntos de datos para identificar magnitudes, tendencias o relaciones causa-efecto Al decidir si comprar el software, alguien pedirá inevitablemente que se valide que los beneficios son mayores que el coste de la herramienta. Pero predecir con exactitud los beneficios futuros de productividad, centralización y visibilidad es muy probablemente una conjetura. Y es en ese punto donde empezamos a hacer suposiciones: Este proceso lleva actualmente a 4 personas 10 horas cada una; la herramienta lo reducirá a 2 personas 5 horas. La falta de visibilidad ha hecho que nuestra tasa de éxito sea del 20%; las funciones de visibilidad de la herramienta aumentarán nuestra tasa de éxito al 40%. Y si las matemáticas siguen sin cuadrar, muchas veces simplemente cambiamos las suposiciones. Y ahí radica el peligro de este enfoque: nos centramos en hacer que los supuestos funcionen en lugar de plantearnos algunas preguntas muy importantes. Confiar demasiado en el análisis del ROI puede crear una falsa sensación de seguridad al realizar la compra y expectativas insatisfechas después de la compra.
Que quede claro: no estoy defendiendo en absoluto que se confíe únicamente en las corazonadas ni que se utilice la «Fuerza» de Star Wars para tomar decisiones. Las grandes compras deben analizarse y verificarse desde el punto de vista financiero. Hablando de La Guerra de las Galaxias, ¿te imaginas que se produjera el siguiente intercambio? Director Financiero Imperial: Um Darth, ¿tienes esta partida presupuestaria «Estrella de la Muerte»? ¿Dices que va a costar cuánto? Darth Vader: [Sigh] No se puede poner precio a la intimidación galáctica, Walter. Director Financiero: Pero aun así… ¿va a generar más ingresos para el Imperio? Voy a necesitar un análisis del retorno de la inversión. Vader: Tu falta de fe me parece inquietante. CFO: ¿Soy yo o de repente es más difícil respirar aquí?
Sugiero, sin embargo, que las organizaciones consideren también algunas cuestiones no analíticas antes de seguir el camino de los números y construir un caso de ROI. Algunas de las preguntas pueden parecer de sentido común, pero sorprendentemente a menudo no forman parte de la conversación:
- ¿Esta herramienta aborda una parte crítica de mi negocio, o es más bien auxiliar?
- ¿Me siento cómodo con la cantidad de personas, esfuerzo y pasos que requiere un proceso, o me parece que lleva más tiempo del que debería?
- Cuando la dirección me pregunta, ¿puedo proporcionar fácilmente una sinopsis de los problemas y las causas, o me peleo?
- Cuando llega el momento de tomar una decisión, ¿puedo utilizar con confianza los datos para tomar inteligentemente esa decisión, o tengo dudas?
Las respuestas a las preguntas anteriores pueden legitimar la necesidad de una herramienta antes de realizar un análisis del ROI. Y entonces la cuestión del ROI no se convierte en la de si comprar o no una herramienta, sino en la de qué herramienta tiene más sentido. Por último, al elaborar el análisis de compra, es bueno basarse en puntos de referencia y datos conocidos o generalmente aceptados, en lugar de en suposiciones internas. Al igual que una universidad proporciona las medias de los sueldos iniciales de los licenciados, pide al proveedor de software que proporcione referencias de clientes que puedan verificar las ventajas de la herramienta. Esto establece datos de terceros como base del análisis, y también permite comparar el resultado del análisis con el valor que otros compradores de herramientas han obtenido en el pasado. Como resultado, evitarás el «sesgo de confirmación» natural de basar el ROI en suposiciones poco realistas, y te dará la confianza para saber que tu compra de software es realmente una buena idea.
