RMIS: La guía definitiva

Un Sistema de Información de Gestión de Riesgos -SIGR- es una plataforma informática para recopilar, gestionar, analizar y comunicar información sobre riesgos, siniestros y seguridad.

Un RMIS reúne todos tus datos de riesgos asegurados en un solo lugar para darte una visión clara de tus riesgos, las relaciones y el impacto en la organización. Un RMIS ahorra tiempo y mejora la precisión automatizando las tareas y agilizando los flujos de trabajo. Reduce la exposición al riesgo, la tensión en la gestión del riesgo y el coste total del riesgo.

Con un RMIS, los equipos de riesgo pueden dejar de gestionar hojas de cálculo, documentos y correos electrónicos y empezar a gestionar el riesgo a nivel estratégico.

“Para ser eficaces, los profesionales de la gestión de riesgos deben ser capaces de convertir los datos en información, y luego en perspectivas procesables. Tiene que decir a la empresa qué hacer a continuación”.
– Bob Bowman, Director de Gestión de Riesgos, The Wendy’s Company

1. ¿Trabajas con una sola aseguradora o TPA (pasada y presente)?
2. ¿Tienes baja frecuencia y gravedad de siniestros?
3. ¿Puedes informar fácilmente a tu dirección ejecutiva y/o consejo de administración?
4. ¿Tus datos sobre riesgos, seguridad y siniestros son fácilmente accesibles donde y cuando se necesitan?
5. ¿Es fácil recopilar y analizar la información que necesitas para renovar el seguro?
6. ¿Confías en la integridad de tus datos?
7. ¿Estás satisfecho con el nivel de conocimiento que obtienes de tus análisis de datos?
8. ¿Estás seguro de que no hay duplicidades ni lagunas en la cobertura?
9. ¿Puedes ver el estado actual de una reclamación?
10. ¿Son tus informes fáciles de ejecutar y suficientemente sofisticados para tus objetivos?
11. ¿Puedes responder fácilmente a preguntas sobre primas, cobertura e historial de siniestros?

Si la mayoría de tus respuestas son “sí” – Tu sistema actual de gestión del riesgo está haciendo su trabajo. Una revisión periódica del estado te asegurará que sigues por el buen camino a medida que tus necesidades crecen y cambian. (Cuadrante 3)

Si la mayoría de tus respuestas son “no ” – Tu sistema actual se ha convertido más en un obstáculo que en una ayuda, y está limitando tu capacidad para gestionar el riesgo de forma eficaz. Un RMIS podría proporcionarte la base que necesitas para gestionar el riesgo a un nivel más estratégico. (Cuadrantes 1, 2 y 4)

Disponer de la herramienta adecuada facilita cualquier trabajo, y gestionar el riesgo no es una excepción. Sin embargo, con demasiada frecuencia, las organizaciones se conforman con hojas de cálculo o con un sistema heredado anticuado, simplemente porque siempre se ha hecho así.

Las nuevas herramientas RMIS pueden hacer que todos los aspectos de la gestión del riesgo sean más fáciles, rápidos y eficaces.
Estas son algunas de las formas más populares de utilizar un RMIS:

Un RMIS puede suponer un alivio instantáneo para los antiguos puntos débiles de la gestión de riesgos.

Separar los mitos del RMIS de la verdad

¿Has oído eso de que un RMIS es sólo para reclamaciones? ¿O que un sistema de nueva generación es demasiado caro? Hay todo tipo de rumores inquietantes sobre el coste y las limitaciones de un RMIS. He aquí algunas orientaciones para distinguir el mito de la verdad.

Mito nº 1: Un RMIS es sólo para reclamaciones.

Verdad: Un RMIS hace que la gestión de las reclamaciones sea fácil, rápida y precisa. Los usuarios tienen una fuente centralizada para seguir el estado de las reclamaciones, validar los datos y ver el historial de pagos. Incluso puedes comparar los resultados de siniestros similares y analizar la causa de un siniestro.

Pero gestionar los siniestros es sólo el principio. Un RMIS integra a la perfección toda la información sobre riesgos, siniestros y seguridad en un flujo de trabajo único, completo y actualizado. Te da visibilidad para gestionar eficazmente los riesgos en toda la organización. También puede revelar lagunas o duplicidades en la cobertura y asignar adecuadamente las primas.

Sin embargo, el verdadero poder de un RMIS es cuando se aprovecha el sistema para identificar y responder a riesgos y tendencias emergentes que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos. La vista centralizada, la plataforma accesible y los informes mejorados de un RMIS también facilitan la comunicación y la colaboración en toda la organización.

Mito nº 2: Los usuarios del RMIS deben ser expertos en TI.

Verdad: La generación actual de software RMIS es fácil de usar, con funciones similares a las del consumidor, intuitivas, integradas y fiables.

Los cuadros de mando combinan gráficos visualmente atractivos con potentes análisis para ofrecerte la información que necesitas cuando la necesitas. Los informes están disponibles con sólo pulsar un botón, sin necesidad de reformatear o cortar y pegar. Y un sistema basado en la nube es accesible por cualquiera, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Sin embargo, como ocurre con cualquier tecnología nueva, es necesaria una formación inicial para sacar el máximo partido a tu inversión en RMIS. Sí, hay una curva de aprendizaje. Pero el valor que obtienes ampliando tu comprensión del riesgo supera con creces el coste de seguir con tu rutina actual.

Mito nº 3: Un RMIS hace el mismo trabajo que una hoja de cálculo.

Verdad: Comparar un RMIS con una hoja de cálculo es como comparar tu último smartphone con un teléfono plegable de los 90. Las similitudes entre ambos terminan cuando quieres hacer algo más que lo básico.

Las hojas de cálculo pueden ser una herramienta eficaz para gestionar el riesgo en empresas con un número limitado de sedes, empleados, activos y transportistas. Pero a esta herramienta le cuesta seguir el ritmo de la cantidad de datos necesarios para gestionar eficazmente una cartera de riesgo creciente. Podrías acabar tomando decisiones empresariales críticas basándote en datos obsoletos o plagados de errores.

Las hojas de cálculo son especialmente vulnerables a:

• • Errores en los datos. Las hojas de cálculo dependen sobre todo del trabajo manual para recopilar, verificar, formatear, consolidar e introducir la información. Este proceso no sólo consume un tiempo extraordinario, sino que cada pulsación de tecla o cada acción de cortar y pegar aumenta el riesgo de error humano.
  • Amenazas a la seguridad. Las restricciones sobre quién tiene acceso son notoriamente difíciles de imponer en las hojas de cálculo. Como resultado, la información puede caer fácilmente en manos equivocadas. Si la hoja de cálculo incluye información sensible, la empresa podría tener graves problemas.
  • Problemas de recuperación en caso de catástrofe. ¿Qué ocurre si pierdes o te roban un portátil? Tus datos podrían desaparecer junto con el portátil, ya que no siempre se hacen copias de seguridad automáticas de las hojas de cálculo. Si se produce una verdadera catástrofe, podrías perderlo todo.

Un RMIS minimiza los errores en la introducción de datos guiando a los usuarios a través de un proceso de recogida racionalizado. Los cambios y actualizaciones pueden hacerse al instante, en un solo lugar y en un solo momento. Todo está documentado para que siempre sepas quién hizo qué cambio y por qué.

El acceso a un RMIS está disponible en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, siempre que el usuario esté autorizado. Y un RMIS almacena y protege tus datos en un sistema seguro, basado en la nube, que puede ser verificado por terceros independientes.

Mito nº 4: Un RMIS es igual que otro.

Verdad: No todas las plataformas RMIS son iguales. Las organizaciones pueden elegir entre dos opciones principales de RMIS: empaquetado y no empaquetado.

Las aseguradoras, los corredores y los administradores de terceros ofrecen un RMIS agrupado. El coste de un paquete RMIS suele estar incluido en el total cobrado por el proveedor. Sin embargo, el sistema sólo funciona con datos de ese proveedor.

Si tienes varios transportistas o TPA, podrías acabar con numerosos sistemas, ninguno de los cuales puede comunicarse entre sí. Para obtener una visión completa de tus riesgos, tendrías que transformar los datos en un formato común, consolidarlos en una ubicación central y repetir el proceso cada vez que el proveedor emita una actualización. Introducir datos de otra fuente, como la financiera o la jurídica, probablemente requerirá una interfaz personalizada o una introducción manual.

Un proveedor independiente ofrece un RMIS desagregado. Este tipo de sistema consolida los datos de riesgos, seguridad y siniestros de todas las fuentes internas y externas para darte una visión completa e integrada de toda tu cartera de riesgos.

Aunque las tarifas puedan parecer más elevadas que las de un sistema integrado, un RMIS integrado ofrece funciones y capacidades de análisis e información más sofisticadas. También se puede personalizar para que funcione con tus sistemas actuales. La integración con RRHH, por ejemplo, puede añadir información importante sobre los empleados directamente a tus análisis e informes. El resultado es que tienes una visión completa para tomar decisiones críticas sobre riesgos y seguridad.

El sistema de gestión de riesgos adecuado para ti depende realmente del número y la complejidad de tus riesgos, y de lo que necesites para gestionarlos eficazmente. Las hojas de cálculo, por ejemplo, pueden funcionar bien para un pequeño número de riesgos bastante sencillos. Un RMIS combinado puede funcionar bien para las empresas que tratan principalmente con una sola compañía o TPA.

Pero si intentas identificar riesgos críticos en numerosas funciones, líneas de negocio y ubicaciones -y comprender la relación evolutiva entre todos estos riesgos-, necesitas la potencia de un RMIS desagregado.

Este es el RMIS que puede ayudarte a convertir grandes cantidades de datos de gestión de riesgos en oportunidades claras para mitigar las pérdidas y reducir los costes generales, lo que tendrá un impacto positivo en el balance final durante años.

Mito nº 5: Un RMIS es demasiado caro.

Verdad: Comprar un RMIS es una inversión importante, pero al final se amortiza. He aquí cómo:

1. Aumenta la productividad. ¿Cuánto tiempo dedicas actualmente a recopilar, formatear y consolidar datos, y luego convertir esta información en informes significativos y procesables? El software RMIS hace todo esto automáticamente, lo que libera tu tiempo para analizar realmente los datos y responder adecuadamente.

2. Sustituye a otras tecnologías. Independientemente del sistema que utilices, ya estás gastando dinero en algún tipo de tecnología para gestionar los datos sobre riesgos, seguridad y siniestros. El coste total de mantener estos sistemas y hojas de cálculo por separado podría sorprenderte. Todo esto es dinero que puede reorientarse hacia un RMIS.

3. Mejora la precisión. La visión centralizada de un RMIS te ayuda a comprender mejor las relaciones entre los riesgos críticos y el impacto acumulativo en la organización. Esta información puede ayudarte a tomar decisiones más inteligentes y rápidas para mitigar las pérdidas y, en última instancia, reducir las primas.

El hecho es que ninguna tecnología de gestión de riesgos es gratuita. Si el coste inicial de un RMIS te parece elevado, imagínate intentar justificar una pérdida causada por un error no detectado en una hoja de cálculo. El verdadero coste de cualquier solución debe medirse en términos del coste operativo total para la organización a largo plazo.

La tecnología, el servicio y las prestaciones son consideraciones importantes a la hora de comprar un RMIS, pero son sólo el principio. Comprender tus necesidades, saber lo que demandan tus interlocutores y seleccionar al socio de software adecuado es igual de importante.

Aquí tienes diez consejos para comprar un RMIS y asegurarte de que consigues la solución adecuada, y el socio adecuado:

1. Haz un inventario de tus problemas actuales.

¿Cuáles son tus puntos de dolor? ¿Qué problemas tienes con tu tecnología actual? Aplicar una nueva tecnología a un proceso roto no lo arreglará. En lugar de eso, identifica por adelantado cualquier avería o cuello de botella, y establece objetivos claros que quieras conseguir con un RMIS.

2. Reúne a tu equipo RMIS.

Un RMIS afecta a muchas áreas funcionales, por lo que es importante incluir a todas las partes interesadas en el proceso de compra para asegurarse de que se escuchan sus voces. Reunir diversos puntos de vista desde el principio garantiza que las cuestiones críticas se aborden pronto, lo que puede ayudar a eliminar costosos retrasos en el camino.

Los que se sienten escuchados durante todo el proceso de compra del RMIS también tienen más probabilidades de ser partidarios declarados de la nueva tecnología durante la implantación y después.

3. Comprende cómo funcionará el RMIS con tu tecnología actual.

Los flujos de trabajo ineficaces, los procesos obsoletos, la falta de compromiso de los ejecutivos y la resistencia al cambio pueden afectar negativamente a la eficacia de tu RMIS. Haz tus deberes sobre las características y capacidades de la tecnología RMIS que estás considerando, y compáralas con tus sistemas y requisitos actuales.

Ten en cuenta que el hecho de que algo se haya hecho siempre de una determinada manera no significa que sea la mejor. Examina detalladamente tus flujos de trabajo para ver si hay una forma más eficaz de hacer el trabajo.

Los Sistemas de Información de Gestión de Riesgos deben aumentar la productividad eliminando las tareas manuales pesadas, aburridas e ineficaces. Y ese tiempo ahorrado puede redirigirse a tareas de mayor valor, lo que aumentará la eficacia de tus esfuerzos de gestión de riesgos.

4. Prueba el RMIS.

Tómate tu tiempo para solicitar una demostración o prueba y comprueba por ti mismo la exactitud de las afirmaciones del vendedor.

¿Es fácil e intuitiva la experiencia del usuario? ¿Todas las funciones que necesitas son accesibles desde una tableta, un teléfono y un ordenador portátil? ¿Son los informes y análisis lo suficientemente sofisticados para tus necesidades? ¿Y lo fácil que es elaborar los informes que necesitas?

Averigua lo bien que interactúa el RMIS con los sistemas de RRHH, nóminas, jurídico y otros sistemas internos y externos. Y comprueba si se integra perfectamente con áreas fuera de los límites tradicionales del RMIS del riesgo asegurable, como la gestión del riesgo empresarial, la gestión del riesgo de terceros, el cumplimiento, la auditoría interna, etc.

5. Dedica tiempo a la puesta en práctica.

Un RMIS es un sistema grande y complejo con múltiples interfaces. Como cualquier implantación de software en toda la empresa, la implantación de un SIGR no se produce con sólo pulsar un interruptor. Sustituir un sistema de décadas de antigüedad en cuestión de semanas es poco realista y probablemente conducirá a resultados decepcionantes.

Dedica tiempo suficiente a analizar, diseñar, planificar, probar y ejecutar el programa informático, e incluye tiempo extra para cualquier incógnita que surja durante el proceso. Divide el proceso de implantación en fases manejables, y mantén abiertas líneas claras de comunicación entre todas las partes.

No te precipites. Y no escatimes tiempo en la formación de los usuarios.

6. Conoce cómo se almacenarán y protegerán tus datos.

¿El RMIS está basado en la nube? ¿Qué controles existen para impedir el acceso no autorizado? ¿Se ha certificado de forma independiente la infraestructura de seguridad?

¿Dónde están alojados tus datos? ¿Y cómo se protegen esos centros de datos? ¿Y en caso de catástrofe?

7. Trabaja con gente que te guste y en la que confíes.

Las características y la funcionalidad de un RMIS son importantes, pero las personas marcan la verdadera diferencia. En realidad, tus principales candidatos a RMIS podrían ofrecer características y funcionalidades bastante comparables. En ese caso, todo se reduce a las personas.

¿Se compromete el proveedor de RMIS a establecer una asociación contigo? ¿Te sientes cómodo con todas las personas con las que vas a trabajar, y serán capaces de resolver los problemas? ¿Los miembros del equipo están deseosos de aprender sobre tu negocio, son creativos a la hora de resolver problemas y escuchan?

8. Exige un gran servicio.

Averigua qué tipo de asistencia se ofrece: teléfono, portal online, correo electrónico, etc. – y el tiempo de respuesta garantizado.

¿Puedes acceder a atención al cliente personalizada para cuestiones más complejas, así como a un servicio de asistencia tradicional para consultas más rutinarias?

Y el servicio debe ir mucho más allá de la ejecución. ¿Tiene el proveedor de RMIS un equipo dedicado a tu éxito a largo plazo?

9. Conoce lo que compras.

Comprende claramente qué funciones, servicios y asistencia cubre tu contrato RMIS y cuánto puede costarte si cambian tus necesidades. Quieres un sistema que pueda ampliarse y adaptarse fácilmente a medida que crece tu empresa, sin reconfiguraciones costosas o perturbadoras.

10. Y conoce a quién compras tu RMIS.

Asegúrate siempre de que el proveedor de RMIS tiene experiencia demostrada en tecnología, riesgos y seguros, así como la longevidad y los recursos necesarios para cumplir sus promesas a largo plazo.

Un RMIS es una inversión importante que va mucho más allá de la tecnología. La atención, el respeto y el interés genuino que experimentes por parte de cada vendedor en el proceso de compra es un buen indicio de lo que está por venir.

Haz las diligencias debidas. Con el socio RMIS adecuado, tu nuevo RMIS hará que tu trabajo sea más fácil, que tu equipo tenga más éxito y que tu empresa sea más fuerte.

Inicia la conversación

1. Mejoras en los procesos.

Un RMIS simplifica y agiliza procesos manuales como la recogida de datos y la elaboración de informes, lo que libera tiempo del personal para centrarse en mejorar la seguridad, reducir las pérdidas y otras tareas que añaden valor real a la organización.

2. Ahorro de costes.

Un RMIS puede proporcionar ahorros inmediatos al reducir significativamente los costes laborales mediante la automatización y las mejoras del flujo de trabajo. Y a largo plazo, un RMIS puede identificar otras oportunidades de ahorro de costes mediante el análisis y la comprensión de tendencias que antes podían haber pasado desapercibidas.

3. Retorno de la inversión.

Un RMIS casi siempre se amortiza, a menudo en tan sólo dos años.

El RMIS adecuado facilitará sin duda el trabajo del gestor de riesgos y fortalecerá al equipo. También puede mejorar la comunicación entre los departamentos y la alta dirección y aumentar la visibilidad de la gestión de riesgos en toda la organización.

El reto consiste en convencer a los demás del valor que puede aportar un RMIS. La prueba más convincente es el ahorro directo de costes que obtienes gracias a la mejora de la seguridad, la reducción de las reclamaciones y la mayor eficacia de los procesos. Igualmente importantes -aunque más difíciles de cuantificar- son las ventajas estratégicas que se derivan de maximizar los escasos recursos y tomar decisiones más inteligentes y rápidas sobre el riesgo.

Si buscas ayuda para gestionar una cartera de riesgos en expansión, un RMIS puede ser una inversión que merezca la pena, y que puede reportar dividendos positivos y duraderos a toda la organización.