RMIS: la guía definitiva

Un Sistema de Información de Gestión de Riesgos – RMIS – es una plataforma de software para recopilar, gestionar, analizar e informar sobre riesgos, reclamaciones e información de seguridad.

Un RMIS reúne todos sus datos de riesgos asegurados en un solo lugar para brindarle una visión clara de sus riesgos, las relaciones y el impacto en la organización. Un RMIS ahorra tiempo y mejora la precisión al automatizar tareas y simplificar los flujos de trabajo. Reduce la exposición al riesgo, la presión sobre la gestión de riesgos y el costo total del riesgo.

Con un RMIS, los equipos de riesgo pueden dejar de gestionar hojas de cálculo, documentos y correos electrónicos y comenzar a gestionar el riesgo a nivel estratégico.

“Para ser eficaces, los profesionales de la gestión de riesgos deben ser capaces de convertir los datos en información, y luego en conocimientos accionables. Debe indicar a la empresa qué hacer a continuación.”
– Bob Bowman, Director de Gestión de Riesgos, The Wendy’s Company

1. ¿Trabaja únicamente con una aseguradora o TPA (pasado y presente)?
2. ¿Tiene una baja frecuencia y gravedad de reclamaciones?
3. ¿Puede informar fácilmente a su dirección ejecutiva y/o junta directiva?
4. ¿Los datos de riesgo, seguridad y reclamaciones son fácilmente accesibles dondequiera y cuando se necesiten?
5. ¿Es fácil recopilar y analizar la información necesaria para las renovaciones de seguros?
6. ¿Confía en la integridad de sus datos?
7. ¿Está satisfecho con el nivel de información que obtiene de su análisis de datos?
8. ¿Está seguro de que no hay duplicaciones ni brechas en la cobertura?
9. ¿Puede ver el estado actual de una reclamación?
10. ¿Sus informes son fáciles de ejecutar y son lo suficientemente sofisticados para sus propósitos?
11. ¿Puede responder fácilmente a preguntas sobre primas, coberturas e historial de reclamaciones?

Si la mayoría de sus respuestas son “sí” – Su sistema actual de gestión de riesgos está cumpliendo su función. Una revisión periódica del estado asegurará que se mantenga en el camino correcto a medida que sus necesidades crecen y cambian. (Cuadrante 3)

Si la mayoría de sus respuestas son “no” – Su sistema actual se ha convertido más en un obstáculo que en una ayuda, y está limitando su capacidad para gestionar el riesgo de manera efectiva. Un RMIS podría proporcionar la base que necesita para gestionar el riesgo a un nivel más estratégico. (Cuadrantes 1, 2 y 4)

Separando los mitos del RMIS de la verdad

¿Ha oído el rumor de que un RMIS es solo para reclamaciones? ¿O que un sistema de última generación es demasiado costoso? Existen todo tipo de rumores inquietantes sobre el costo y las limitaciones de un RMIS. Aquí tiene algunas orientaciones para distinguir el mito de la realidad.

Mito #1: Un RMIS es solo para reclamaciones.

Realidad: Un RMIS ciertamente facilita la gestión de reclamaciones de manera rápida y precisa. Los usuarios disponen de una fuente centralizada para realizar seguimiento del estado de las reclamaciones, validar datos y visualizar el historial de pagos. Incluso se pueden comparar resultados de reclamaciones similares y analizar la causa de una pérdida.

Sin embargo, la gestión de reclamaciones es solo el comienzo. Un RMIS integra perfectamente toda la información de riesgos, reclamaciones y seguridad en un flujo de trabajo único, integral y actualizado al minuto. Proporciona la visibilidad necesaria para gestionar eficazmente los riesgos en toda la organización. También puede revelar brechas o duplicaciones en la cobertura y asignar adecuadamente las primas.

No obstante, el verdadero poder de un RMIS se manifiesta cuando el sistema se aprovecha para identificar y responder a riesgos y tendencias emergentes que de otro modo podrían pasar desapercibidos. La vista centralizada, la plataforma accesible y los informes mejorados de un RMIS también facilitan la comunicación y colaboración en toda la organización.

Mito #2: Los usuarios de RMIS deben ser expertos en TI.

Realidad: La generación actual de software RMIS es fácil de usar, con características similares a las de los productos de consumo que son intuitivas, integradas y confiables.

Los paneles de control combinan gráficos visualmente atractivos con análisis potentes para ofrecer la información que necesita cuando la necesita. Los informes están disponibles con solo tocar un botón, sin necesidad de reformatear ni copiar y pegar. Además, un sistema basado en la nube es accesible por cualquier persona, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Sin embargo, como con cualquier nueva tecnología, es necesaria una formación inicial para obtener el máximo valor de su inversión en RMIS. Sí, existe una curva de aprendizaje. Pero el valor obtenido al ampliar su comprensión del riesgo supera con creces el costo de mantener su rutina actual.

Mito #3: Un RMIS hace el mismo trabajo que una hoja de cálculo.

Realidad: Comparar un RMIS con una hoja de cálculo es como comparar su último teléfono inteligente con un teléfono plegable de los años 90. Las similitudes entre ambos terminan cuando se desea hacer algo más que lo básico.

Las hojas de cálculo pueden ser una herramienta eficaz para gestionar el riesgo en empresas con un número limitado de ubicaciones, empleados, activos y aseguradoras. Pero esta herramienta tiene dificultades para mantenerse al día con la cantidad de datos necesarios para gestionar eficazmente una cartera de riesgos en crecimiento. Podría terminar tomando decisiones críticas de negocio basadas en datos obsoletos o plagados de errores.

Las hojas de cálculo son particularmente vulnerables a:

• • Errores de datos. Las hojas de cálculo dependen principalmente del trabajo manual para recopilar, verificar, formatear, consolidar e introducir información. Este proceso no solo consume un tiempo extraordinario, sino que cada pulsación de tecla o acción de cortar y pegar aumenta el riesgo de error humano.
  • Amenazas de seguridad. Las restricciones sobre quién tiene acceso son notoriamente difíciles de imponer en las hojas de cálculo. Como resultado, la información puede caer fácilmente en manos equivocadas. Si la hoja de cálculo incluye información sensible, la empresa podría enfrentarse a graves problemas.
  • Problemas de recuperación ante desastres. ¿Qué sucede si se pierde o roban un portátil? Sus datos podrían desaparecer junto con el portátil, ya que las hojas de cálculo no siempre se respaldan automáticamente. Si ocurre una verdadera catástrofe, podría perderlo todo.

Un RMIS minimiza los errores de entrada de datos guiando a los usuarios a través de un proceso de recopilación simplificado. Los cambios y actualizaciones pueden realizarse instantáneamente, en un solo lugar y en un solo momento. Todo queda documentado, por lo que siempre sabrá quién hizo qué cambio y por qué.

El acceso a un RMIS está disponible en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, siempre que el usuario esté autorizado. Además, un RMIS almacena y protege sus datos en un sistema seguro basado en la nube que puede ser verificado por terceros independientes.

Mito #4: Un RMIS es igual que el siguiente.

Realidad: No todas las plataformas RMIS son creadas iguales. Las organizaciones pueden elegir entre dos opciones principales de RMIS: integrado y no integrado.

Un RMIS integrado es ofrecido por aseguradoras, corredores y administradores externos. El costo de un RMIS integrado a menudo se incluye en el total cobrado por el proveedor. Sin embargo, el sistema solo funciona con datos de ese proveedor.

Si tiene múltiples aseguradoras o administradores de terceros (TPAs), podría terminar con numerosos sistemas, ninguno de los cuales puede comunicarse entre sí. Para obtener una visión integral de sus riesgos, necesitaría transformar los datos a un formato común, consolidarlos en una ubicación central y repetir el proceso cada vez que el proveedor emita una actualización. Incorporar datos de otra fuente, como finanzas o legal, probablemente requerirá una interfaz personalizada o entrada manual.

Un RMIS no integrado es ofrecido por un proveedor independiente. Este tipo de sistema consolida datos de riesgos, seguridad y reclamaciones de todas las fuentes internas y externas para brindarle una visión completa e integrada de toda su cartera de riesgos.

Aunque las tarifas podrían parecer más altas que las de un sistema integrado, un RMIS no integrado ofrece características y capacidades más sofisticadas para el análisis y la generación de informes. También puede personalizarse para trabajar con sus sistemas existentes. La integración con RRHH, por ejemplo, puede añadir información importante sobre los empleados directamente en sus análisis e informes. El resultado es que usted tiene una visión completa para tomar decisiones críticas en materia de riesgos y seguridad.

El sistema de gestión de riesgos adecuado para usted realmente se reduce a la cantidad y complejidad de sus riesgos, y a lo que necesita para gestionarlos eficazmente. Las hojas de cálculo, por ejemplo, pueden funcionar bien para un pequeño número de riesgos bastante sencillos. Un RMIS integrado puede funcionar bien para empresas que tratan principalmente con una aseguradora o TPA.

Pero si está tratando de identificar riesgos críticos a través de numerosas funciones, líneas de negocio y ubicaciones, y comprender la relación evolutiva entre todos estos riesgos, necesita el poder de un RMIS no integrado.

Este es el RMIS que puede ayudarle a convertir grandes cantidades de datos de gestión de riesgos en oportunidades claras para mitigar pérdidas y reducir los costos generales, lo que tendrá un impacto positivo en los resultados durante los años venideros.

Mito #5: un RMIS es demasiado costoso.

Verdad: Comprar un RMIS es una inversión significativa, pero finalmente se amortiza por sí sola. He aquí cómo:

1. Aumenta la productividad. ¿Cuánto tiempo está dedicando actualmente a recopilar, formatear y consolidar datos, para luego convertir esta información en informes significativos y procesables? El software RMIS hace todo esto automáticamente, lo que libera su tiempo para analizar realmente los datos y responder adecuadamente.

2. Reemplaza otras tecnologías. Independientemente del sistema que esté utilizando, ya está gastando dinero en algún tipo de tecnología para gestionar datos de riesgos, seguridad y reclamaciones. El costo total de mantener estos sistemas y hojas de cálculo separados podría sorprenderle. Todo este dinero puede redirigirse hacia un RMIS.

3. Mejora la precisión. La visión centralizada de un RMIS le ayuda a comprender mejor las relaciones entre los riesgos críticos y el impacto acumulativo en la organización. Esta información puede ayudarle a tomar decisiones más inteligentes y rápidas para mitigar pérdidas, y en última instancia, reducir las primas.

La realidad es que ninguna tecnología de gestión de riesgos es gratuita. Si el costo inicial de un RMIS parece elevado, imagine tratar de justificar una pérdida causada por un error no detectado en una hoja de cálculo. El verdadero costo de cualquier solución debe medirse en términos del costo operativo total para la organización a largo plazo.

La tecnología, el servicio y las características son consideraciones importantes al comprar un RMIS, pero eso es solo el comienzo. Comprender sus necesidades, conocer lo que exigen sus partes interesadas y seleccionar el socio de software adecuado es igualmente importante.

Aquí hay diez consejos para comprar un RMIS para asegurarse de obtener la solución correcta y el socio adecuado:

1. Haga un inventario de sus problemas actuales.

¿Cuáles son sus puntos débiles? ¿Qué problemas está experimentando con su tecnología actual? Aplicar nueva tecnología a un proceso defectuoso no lo solucionará. En su lugar, identifique de antemano cualquier fallo o cuello de botella, y establezca objetivos claros que desee lograr con un RMIS.

2. Reúna a su equipo de RMIS.

Un RMIS afecta a muchas áreas funcionales, por lo que es importante incluir a todos los interesados en el proceso de compra para asegurar que sus voces sean escuchadas. Reunir diversos puntos de vista desde el principio garantiza que los problemas críticos se aborden tempranamente, lo que puede ayudar a eliminar costosos retrasos más adelante.

Aquellos que se sienten escuchados a lo largo del proceso de compra del RMIS también tienen más probabilidades de convertirse en defensores vocales de la nueva tecnología durante la implementación y más allá.

3. Comprenda cómo funcionará el RMIS con su tecnología existente.

Los flujos de trabajo ineficientes, los procesos obsoletos, la falta de apoyo ejecutivo y la resistencia al cambio pueden afectar negativamente la eficacia de su RMIS. Investigue sobre las características y capacidades de la tecnología RMIS que está considerando y compárela con sus sistemas y requisitos actuales.

Tenga en cuenta que el hecho de que algo siempre se haya hecho de cierta manera no significa que sea la mejor manera. Examine sus flujos de trabajo en detalle para ver si existe una forma más eficiente de realizar el trabajo.

Los Sistemas de Información de Gestión de Riesgos deben aumentar la productividad eliminando tareas manuales engorrosas, aburridas e ineficientes. Y ese tiempo ahorrado puede redirigirse a tareas de mayor valor, lo que aumentará la eficacia de sus esfuerzos de gestión de riesgos.

4. Realice una prueba del RMIS.

Tómese el tiempo para solicitar una demostración o prueba y vea por sí mismo qué tan precisas son las afirmaciones del proveedor.

¿Qué tan fácil e intuitiva es la experiencia del usuario? ¿Todas las funciones que necesita son accesibles desde una tableta, teléfono y portátil? ¿Los informes y análisis son lo suficientemente sofisticados para sus requisitos? ¿Y qué tan fácil es crear los informes que necesita?

Averigüe qué tan bien se interconecta el RMIS con recursos humanos, nómina, legal y otros sistemas internos y externos. Y vea si se integra perfectamente con áreas fuera de los límites tradicionales del RMIS de riesgo asegurable, incluyendo la gestión de riesgos empresariales, la gestión de riesgos de terceros, el cumplimiento normativo, la auditoría interna y más.

5. Dedique tiempo a la implementación.

Un RMIS es un sistema grande y complejo con múltiples interfaces. Como cualquier implementación de software a nivel empresarial, la implementación de un RMIS no ocurre con solo pulsar un interruptor. Reemplazar un sistema de décadas de antigüedad en cuestión de semanas es poco realista y probablemente conducirá a resultados decepcionantes.

Asigne tiempo suficiente para analizar, diseñar, planificar, probar y ejecutar el software, y reserve tiempo adicional para cualquier imprevisto que pueda surgir durante el proceso. Divida el proceso de implementación en fases manejables y mantenga líneas de comunicación claras entre todas las partes.

No se apresure. Y no escatime en el tiempo de capacitación de los usuarios.

6. Sepa cómo se almacenarán y protegerán sus datos.

¿El RMIS está basado en la nube? ¿Qué controles existen para prevenir el acceso no autorizado? ¿La infraestructura de seguridad ha sido certificada de manera independiente?

¿Dónde se alojan sus datos? ¿Y cómo están protegidos esos centros de datos? ¿Qué ocurre en caso de un desastre?

7. Trabaje con personas que le agraden y en quienes confíe.

Las características y funcionalidades de un RMIS son importantes, pero las personas marcan la verdadera diferencia. En realidad, sus principales candidatos de RMIS podrían ofrecer características y funcionalidades bastante comparables. En ese caso, todo se reduce a las personas.

¿El proveedor de RMIS está comprometido a construir una asociación con usted? ¿Se siente cómodo con todas las personas con las que trabajará y podrán resolver problemas? ¿Los miembros del equipo están ansiosos por aprender sobre su negocio, son solucionadores de problemas creativos y escuchan?

8. Exija un gran servicio.

Averigüe qué tipo de soporte se ofrece – teléfono, portal en línea, correo electrónico, etc. – y el tiempo de respuesta garantizado.

¿Puede acceder a atención al cliente personalizada para problemas más complejos, así como a un servicio de asistencia tradicional para consultas más rutinarias?

Y el servicio debe extenderse mucho más allá de la implementación. ¿El proveedor de RMIS tiene un equipo dedicado a su éxito a largo plazo?

9. Sepa lo que está comprando.

Tenga una comprensión clara de qué características, servicios y soporte están cubiertos en su contrato de RMIS y cuánto podría costar si sus necesidades cambian. Desea un sistema que pueda escalar y adaptarse fácilmente a medida que su negocio crece sin reconfiguraciones costosas o disruptivas.

10. Y sepa de quién está comprando su RMIS.

Asegúrese siempre de que el proveedor de RMIS haya demostrado experiencia en tecnología, riesgo y seguros, además de la longevidad y los recursos para cumplir sus promesas a largo plazo.

Un RMIS es una inversión significativa que va mucho más allá de la tecnología. El cuidado, respeto e interés genuino que experimenta de cada proveedor en el proceso de compra es un buen indicador de lo que está por venir.

Haga su debida diligencia. Con el socio de RMIS adecuado, su nuevo RMIS facilitará su trabajo, hará que su equipo sea más exitoso y su empresa más fuerte.