El análisis de causa raíz (ACR) es un proceso increíblemente útil para descubrir los factores subyacentes de un problema o situación. Con él, las empresas pueden comprender qué ocurre cuando se encuentran con obstáculos y evitar que se produzcan problemas en el futuro. El ACR identifica patrones y procesos que podrían haber contribuido al suceso, ya sean errores menores o fallos catastróficos.

Cuándo realizar un análisis de la causa raíz

Toda empresa -grande o pequeña- necesita abordar rápidamente los problemas que pueden afectar a sus operaciones, la satisfacción del cliente o el rendimiento financiero. Saber cuándo y cómo realizar un análisis de la causa raíz es clave en este proceso. Supongamos que una empresa experimenta un aumento repentino de los costes debido a una MAYOR DEMANDA DE SU PRODUCTO O SERVICIO. En este caso, un análisis de la causa raíz puede ayudar a la empresa a tomar el control de su cadena de suministro, sugiriendo una negociación para llegar a mejores acuerdos con los proveedores, lo que puede ayudar a regular el aumento de los costes. Otros ejemplos de situaciones en las que el análisis de la causa raíz puede ser beneficioso son:

  • Descubrir la causa raíz de una brecha de ciberseguridad u otro incidente informático.
  • Identificar el origen de los errores e ineficiencias de un sistema o proceso.
  • Comprender qué factores ambientales condujeron a la retirada de un producto o a un problema de calidad.

Del mismo modo, las QUEJAS COMUNES DE LOS CLIENTES sobre las empresas suelen referirse a cuestiones concretas que se evitan fácilmente con técnicas adecuadas de ACR.

Pasos para realizar con éxito un Análisis de la Causa Raíz

Para que el análisis de la causa raíz tenga éxito y los resultados sean precisos, sigue unos pasos concretos. Entre ellos se incluyen:

  • Identificar el problema: Incluyendo dónde ocurrió y cualquier asunto o suceso relacionado.
  • Recogida de datos: Recopilación de toda la información relevante sobre el suceso, incluidos documentos, informes y entrevistas con los implicados.
  • Analizar los datos: Determinar las posibles causas del suceso observando los patrones y las relaciones que puedan estar presentes.
  • Probar las causas raíz para verificarlas: Realizando simulaciones, entrevistas u otras pruebas para verificar la exactitud de la causa raíz.
  • Aplicar soluciones: Desarrollar y aplicar un plan de acción basado en las conclusiones del ACR.
  • Verificar los resultados: Seguimiento con las partes interesadas para garantizar que todas las soluciones previstas son eficaces.

Utilizando este proceso, las empresas obtendrán una visión más profunda de sus operaciones y construirán estrategias de gestión de riesgos más eficaces en el futuro.

Herramientas y técnicas de análisis de la causa raíz

Con una variedad de herramientas y técnicas de análisis de la causa raíz, las organizaciones pueden identificar y abordar rápidamente cualquier problema subyacente. Cada herramienta está diseñada para una función concreta que puede combinarse con otros métodos para obtener resultados más precisos.

Diagramas de Ishikawa

Un DIAGRAMA ISHIKAWA (A VECES LLAMADO DIAGRAMA «HUESO DE PEZ») funciona descomponiendo el problema en sus partes y organizándolo visualmente para comprender mejor la conexión entre cada componente. El diagrama consiste en cajas que representan objetos físicos o sistemas interconectados por flechas que indican relaciones causales. Aislando y analizando sistemáticamente cada elemento del diagrama, puedes determinar la causa subyacente de un problema. Una vez identificados, se pueden explorar más a fondo los diversos factores que contribuyen a cada categoría formulando preguntas del tipo «¿por qué?» sobre ellos. Esto se repite hasta que se identifican todas las causas posibles. Los diagramas de Ishikawa son increíblemente útiles en los procesos de fabricación y en los esfuerzos de control de calidad, porque permiten a los equipos identificar rápidamente posibles fuentes de errores que podrían pasar desapercibidos debido a la complejidad o a la falta de visibilidad de determinados procesos o sistemas. Este diagrama también es accesible para la mayoría de las empresas, ya que no requiere ningún software especial ni conocimientos técnicos.

Diagramas de Pareto

UN GRÁFICO PARETO VISUALIZA DATOS que muestran los factores esenciales en una situación determinada. Este gráfico se basa en la regla 80/20: el 20% de las entradas son responsables del 80% de las salidas. Suele adoptar la forma de un gráfico de barras con categorías ordenadas de mayor a menor prevalencia. Las barras más altas representan los elementos con mayor impacto en el resultado, mientras que las barras más bajas son efectos menos significativos. Identifican eficazmente las tendencias en conjuntos de datos complejos y transmiten visualmente la información en un formato fácilmente comprensible, utilizando puntos de datos y códigos de colores para demostrar cómo se relacionan las distintas variables. Además, pueden formar parte de iniciativas de mejora de procesos midiendo el rendimiento de referencia a lo largo del tiempo, lo que ayuda a garantizar un control de calidad coherente en múltiples proyectos o ubicaciones.

Análisis de las causas raíz de los cinco porqués

LA TÉCNICA DE ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS CINCO PORQUÉS consiste en hacer preguntas del tipo «¿por qué? Sondear constantemente el problema con preguntas puede establecer relaciones entre los componentes del problema. Esta técnica es especialmente útil en situaciones en las que no se aprecia inmediatamente una causa única y obvia, o cuando hay varias causas potenciales para el mismo efecto. Ayuda a descomponer los problemas complejos en sus partes componentes (problema A, resultado B, causa C, etc.) y permite a los equipos identificar problemas sistémicos que, de otro modo, podrían haberse pasado por alto. A medida que se responde a cada «por qué», surge una capa más profunda de causalidad hasta que se identifica el problema de raíz. Esta técnica también sirve como forma de comunicación, ya que ayuda a crear consenso en torno a la solución propuesta y a implicar más a las partes interesadas en el proceso.

Desafíos a evitar durante el Análisis de la Causa Raíz

El análisis de la causa raíz es un aspecto crítico, pero puede presentar retos y escollos. Los equipos deben conocer estos problemas potenciales para asegurarse de que no están pasando por alto elementos esenciales o asumiendo riesgos innecesarios. Los retos más comunes pueden ser

  • No priorizar los problemas: Al considerar detenidamente la importancia relativa de cada elemento, los equipos pueden evitar caer en la trampa de intentar resolver todos los problemas a la vez, lo que lleva a malgastar esfuerzos y a obtener resultados inadecuados.
  • Asumir demasiados riesgos: EVITAR RIESGOS ES PARTE INTEGRANTE DE CUALQUIER ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE RIESGOS QUE TENGA ÉXITO. Evitar riesgos innecesarios ayuda a garantizar que los equipos no se pongan a sí mismos o a sus proyectos en peligro por asuntos triviales o causas con poco impacto en el rendimiento general del sistema.
  • Hacer suposiciones: Aunque es importante ser consciente de las posibles causas y soluciones, los equipos deben evitar hacer suposiciones sin reunir pruebas o verificar los hechos. Esto puede dar lugar a esfuerzos equivocados que no resuelvan el problema.

Al ser conscientes de estos retos y mitigarlos, los equipos pueden garantizar que sus análisis de las causas raíz tengan éxito y sus soluciones sean rentables.

Ejemplos de análisis de la causa raíz

El ACR se aplica a diversas funciones empresariales, entre ellas:

  • Atención al cliente: Cuando recibes quejas o comentarios de los clientes, debes identificar lo que provocó el problema para evitar que ocurran cosas similares. Esto puede implicar analizar el comportamiento del cliente, las características del producto o los procesos organizativos.
  • Fabricación: Los problemas de control de calidad en la fabricación deben abordarse con rapidez y precisión, ya que cualquier error podría afectar significativamente a la estructura de costes y a la reputación de la organización. Esto puede implicar analizar los procesos de producción, los materiales utilizados y el rendimiento de los equipos.
  • Marketing y publicidad: Cuando las campañas de marketing no consiguen los resultados deseados, considera qué factores pueden tener un impacto negativo y cómo pueden ajustarse. Esto puede implicar analizar la demografía de los clientes, los elementos creativos o las estrategias de precios.

Al realizar un ACR, el software de gestión integrada es una de las herramientas más potentes que existen. Ayuda a identificar las causas profundas con rapidez y precisión, proporcionando datos detallados sobre las operaciones, la opinión de los clientes, el rendimiento de las ventas y mucho más. También permite a los equipos tomar decisiones basadas en datos y puede ayudar a optimizar los procesos a lo largo del tiempo.