Cómo automatizar cualquier proceso empresarial basado en hojas de cálculo y llevarlo a Internet

Las hojas de cálculo, que no son seguras, son difíciles de mantener y propensas a errores, desalientan la colaboración y crean silos de datos. Todas las empresas las tienen, y aunque puede que no hayan sido un problema históricamente, en el panorama actual, impulsado por la demanda y de rápido movimiento, los procesos obsoletos basados en hojas de cálculo podrían muy bien significar la diferencia entre ganar cuota de mercado y perderla.

Las hojas de cálculo pueden ser una herramienta versátil para recopilar, integrar, formatear y presentar datos, pero también son la principal causa de silos en las empresas; su utilidad disminuye aún más cuando se enfrentan a conjuntos de datos crecientes, múltiples usuarios y la necesidad de mapear y vincular datos para obtener información significativa.

Este blog explica por qué las hojas de cálculo a escala son problemáticas, comparte los beneficios de la automatización de procesos empresariales y explica cómo identificar la herramienta adecuada que tenga la capacidad de automatizar cualquier proceso empresarial basado en hojas de cálculo y llevarlo a Internet.

Llevar sus procesos empresariales a Internet

Si es una pequeña organización con menos de 20 empleados, entonces la automatización de sus procesos empresariales es probablemente una baja prioridad. Pero en las organizaciones más grandes, donde los procesos requieren que más de 20 personas accedan a la misma hoja de cálculo, los líderes empresariales deben considerar seriamente la posibilidad de llevar sus procesos empresariales a Internet.

Si bien puede parecer una forma eficiente para que las empresas utilicen varias hojas de cálculo para ejecutar diferentes procesos y capturar información, las cosas pueden salirse de control. Incluso si su equipo es pequeño, no significa que esté exento de errores humanos y silos que provienen de la falta de gobernanza de datos y procesos desconectados basados en hojas de cálculo.

¿Por qué las empresas están dejando atrás las hojas de cálculo?

Para 2024, se espera que el mercado de la automatización del flujo de trabajo y las tecnologías relacionadas se expanda un 20% anual y alcance los 5000 millones de dólares, sin embargo, hay muchas empresas que siguen sin ser conscientes de los beneficios que ofrecen estos nuevos enfoques tecnológicos simplificados.

Aunque las hojas de cálculo pueden parecer inicialmente versátiles para tareas ligeras, existen plataformas que ofrecen una mejor gestión de datos, visualización, colaboración y opciones de integración para cuando las empresas necesitan una solución más robusta.

Libérese de las hojas de cálculo que dirigen su negocio llevando sus procesos empresariales a Internet

Un informe de 2021 reveló que el 94% de los empleados de pequeñas y medianas empresas encuestados atestiguaron el hecho de que realizan tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. También señaló que el 90% reconoce que los trabajadores encontraron que la automatización mejoró enormemente sus trabajos, mientras que otro 66% dijo que la automatización los hizo más productivos.

Hoy en día, todos los departamentos de una organización podrían utilizar un sistema de automatización del flujo de trabajo, desde operaciones, ventas y marketing hasta recursos humanos y finanzas. Este tipo de plataformas de software son ideales para automatizar tareas e implementar procesos definidos que permitan a varios equipos trabajar en un formato coherente.

La automatización de los procesos empresariales conlleva muchos beneficios para cualquier empresa que decida implementar un sistema en las operaciones diarias de su organización. Las organizaciones generalmente buscan transformar sus procesos manuales para aumentar la productividad, reducir los costes, cumplir con las normativas, eliminar los procesos basados en papel, reducir los errores, escalar sus operaciones y liberar el tiempo de su equipo para que se centre en trabajos que requieran intelecto humano.

La automatización del flujo de trabajo se utiliza con mayor frecuencia cuando tiene varios empleados que alimentan un proceso para capturar datos, desea estructurar un proceso paso a paso que involucre a varias partes interesadas, desea formalizar las firmas, las escaladas y las aprobaciones, necesita realizar un seguimiento de cuándo se ingresaron los datos y quién los ingresó, y necesita informar sobre los datos capturados. Cuando se utiliza en tales casos, la automatización del flujo de trabajo permite a una organización agilizar sus procesos empresariales y aumentar la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo.

Considere un proceso simple, como mantener un registro de riesgos emergentes, un registro de gestión de incidentes o un directorio de gestión de activos. Las hojas de cálculo serían un lugar lógico para comenzar, pero pronto se saldrían de control. Mientras que la gestión y la automatización de procesos como estos en una plataforma de software aporta una gran cantidad de ventajas, entre ellas:

La mayoría de las plataformas de software son soluciones SaaS en línea, lo que significa que se puede acceder al sistema desde cualquier lugar.

En lugar de que los empleados registren los datos en una hoja de cálculo, los datos se completan a través de formularios en línea que se alimentan directamente a la plataforma. Esto permite una estricta gobernanza de los datos, ya que los equipos pueden definir menús, menús desplegables y campos preestablecidos para garantizar que los datos se capturen en un formato coherente. También pueden definir campos obligatorios, asegurando que los empleados nunca dejen campos en blanco.

Los registros en línea se pueden buscar y filtrar fácilmente para ver información específica.

Se captura un registro completo de quién introdujo qué información y cuándo, produciendo una pista de auditoría instantánea de los eventos.

Se puede definir una jerarquía de permisos para ocultar los datos confidenciales y simplificar los procesos, garantizando que los empleados solo vean los datos relevantes para ellos, lo que facilita a los empleados la priorización de las tareas.

La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar para mantener los procesos en movimiento. Si los datos deben introducirse semanalmente, se pueden automatizar los correos electrónicos semanales a los empleados pertinentes para recordarles que introduzcan los datos y, si no lo hacen, se envían automáticamente recordatorios. Los flujos de trabajo también se pueden utilizar para aprobaciones, comprobaciones y escaladas para garantizar que los procesos pasen a la siguiente etapa sin demora.

La gestión de tareas y acciones se vuelve sencilla, los empleados reciben recordatorios automatizados de sus tareas y pueden ver fácilmente las prioridades de su carga de trabajo en su propio panel personal y completar las acciones en línea.

La supervisión del control también se puede utilizar para señalar cosas como plazos incumplidos, SLA, KPI y altos niveles de datos que podrían significar un problema. Los equipos pueden utilizar la supervisión del control para establecer las reglas que deseen, y las notificaciones se envían automáticamente a la parte interesada pertinente para que tome medidas.

Obtener información de los datos también es mucho más sencillo cuando los equipos utilizan una solución automatizada en línea. Estas plataformas tienden a venir con una gama de paneles e informes listos para usar que facilitan a los líderes la visualización de los datos, la resolución de problemas y la presentación de informes a las partes interesadas de alto nivel. Como los informes se producen instantáneamente con solo tocar un botón, siempre están actualizados. Esto elimina el tiempo dedicado a la creación de informes, lo que deja a los empleados tiempo para analizar los datos e identificar mejoras en los procesos.

Si una organización gestiona varios procesos en el mismo sistema, puede incluso vincular y mapear conjuntos de datos, garantizando una única fuente de verdad y proporcionando información profunda sobre las métricas de rendimiento empresarial. Esto permite a las empresas vincular “incidentes” o “activos” a su biblioteca de riesgos o registro de control, o mapear los requisitos de cumplimiento y los cambios normativos a su registro de procesos empresariales. Las posibilidades de mapeo son infinitas, y los datos ayudan a las empresas a comprender el impacto de los diferentes equipos y departamentos en toda la empresa.

Una de las muchas dificultades a las que se enfrentan las organizaciones modernas es la elección del mejor sistema para gestionar sus operaciones empresariales. La compra de herramientas independientes y soluciones puntuales puede parecer inicialmente más barata y eficaz que la compra de una solución de software integrada completa, pero con el tiempo esto da como resultado que una empresa utilice varias aplicaciones diferentes que acumulan altos costes de software y carecen de integración entre los sistemas. El uso de varios sistemas culmina en última instancia en datos aislados y múltiples versiones de la verdad, también puede ser problemático para sus equipos de TI dar soporte a muchas plataformas diferentes.

En muchos casos, las soluciones puntuales para un caso de uso particular son muy rígidas, y los sistemas pueden ser demasiado complicados o no ser adecuados para las necesidades individuales a medida de la organización. Además, las plataformas a menudo no se pueden personalizar para alinearse con el proceso empresarial específico de una organización. Por lo tanto, al elegir una plataforma, asegúrese de seleccionar una con flujos de trabajo flexibles y formularios, menús y menús desplegables personalizables, esto garantizará que la solución se pueda adaptar fácilmente para que coincida con cualquier requisito de proceso específico.

Pero el principal beneficio de gestionar múltiples procesos empresariales en una sola plataforma es la información que puede obtener de los datos. Imagine un mundo en el que pueda vincular los incidentes a los riesgos y controles originales. Donde pueda vincular su registro de procesos empresariales a los riesgos y las obligaciones de cumplimiento, y donde pueda vincular el rendimiento empresarial y la gestión de proyectos a su estrategia general. Cuando opta por una solución flexible como la plataforma Riskonnect, los procesos se pueden vincular entre sí, y todos los empleados de toda la organización tendrán acceso y podrán introducir datos sin riesgo de arruinar esa molesta hoja de cálculo.

Comience su transformación digital con Riskonnect hoy mismo

Junto con sus capacidades GRC principales, la plataforma Riskonnect puede digitalizar y agilizar sus flujos de trabajo y registros empresariales llevando cualquier proceso empresarial a Internet, lo que permite a las organizaciones reemplazar las hojas de cálculo, las plataformas heredadas y los procesos manuales con sistemas estructurados, integrales y de mejores prácticas. Los formularios en línea, los flujos de trabajo y los registros digitales reducen la carga administrativa, aumentan la eficiencia operativa y proporcionan información profunda sobre el rendimiento empresarial.

La naturaleza flexible de la solución significa que los usuarios pueden:

Diseñar los formularios, los registros y los flujos de trabajo para satisfacer las necesidades específicas y la terminología de su organización.

Extraer datos de otros sistemas y fuentes a través de integraciones de API para garantizar una única fuente de verdad.

Acceder a una amplia variedad de paneles y diseñar otros a medida para satisfacer los requisitos de informes específicos.

Crear un portal externo que permita a los proveedores, contratistas y otros terceros enviar formularios, cuestionarios y encuestas en línea con todos los datos que se alimentan directamente a la plataforma.

Aprovechar los flujos de trabajo para definir los procesos y enviar notificaciones para las aprobaciones, las escaladas y las acciones atrasadas para mantener las cosas en movimiento.

Establecer reglas y controles para enviar notificaciones cuando los datos alcanzan un cierto nivel, o se incumple un plazo.

Además, las organizaciones que ya utilizan la plataforma Riskonnect para los requisitos de GRC, pueden vincular los datos a cualquier riesgo, control u obligación de cumplimiento original.

Estos son solo algunos de los procesos que se pueden automatizar utilizando la plataforma Riskonnect:

En un momento volátil en el que casi todas las empresas se enfrentan a la necesidad de reducir los costes, la automatización de sus procesos empresariales es un enfoque vital que ayuda a reestructurar las cargas de trabajo en todos los departamentos, sin tener que tomar decisiones difíciles sobre su plantilla.

Los líderes empresariales deben centrarse en comprender los problemas, identificar las soluciones y alinear a las partes interesadas en la transformación. Hay muchas razones por las que las personas y las empresas seguirán utilizando las hojas de cálculo durante al menos la próxima década, pero con el tiempo el uso excesivo de las hojas de cálculo puede realmente obstaculizar su negocio, y se espera que la adopción de soluciones de software automatizadas aumente.

Con procesos y soluciones digitales preconstruidos disponibles listos para usar y esperando para impulsar la eficiencia, la automatización de procesos empresariales elimina los cuellos de botella que conducen a la pérdida de tiempo e ingresos; y ofrece el retorno más rápido de cualquier medida de ahorro de recursos.

Los procesos manuales, incluidas las hojas de cálculo, son los culpables de los errores costosos, los silos, los datos desconectados y la disminución de la eficiencia en todos los departamentos. La automatización de los procesos en toda la empresa ahorra tiempo y recursos y proporciona una visión holística para una mejor toma de decisiones.

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