¿Está preparada tu empresa para la gestión a largo plazo del trabajo a distancia? El 70% de los trabajadores de cuello blanco siguen trabajando a distancia, y la mayoría de los empleados quieren mantener permanentemente al menos alguna forma de trabajo a distancia. Muchos trabajadores están incluso dispuestos a dejar su trabajo si la empresa les exige asistencia a tiempo completo en la oficina. Aunque la razón original del movimiento del trabajo en casa se ha disipado en cierta medida, las preferencias de los empleados -unidas a un mercado laboral ajustado- indican que el trabajo a distancia se mantiene para siempre. Esto está creando algunos retos en el frente de la gestión de la mano de obra a distancia. Cuando las empresas se apresuraron a preparar a sus empleados para el trabajo virtual, sus soluciones, antes temporales, se han convertido en riesgos para la empresa a largo plazo. Ahora, las empresas deben dar marcha atrás, analizar detenidamente los riesgos asociados e implantar medidas sólidas y preparadas para el futuro para controlar los riesgos añadidos de muchos empleados que trabajan a distancia. He aquí cómo detectar esos riesgos, cómo gestionarlos y qué puede hacer la tecnología de gestión integrada de riesgos para ayudar.
Riesgos asociados a la gestión remota del personal
Dado que se prevé que el trabajo a distancia aumente hasta un 87% con respecto a los niveles anteriores a la pandemia para 2025, las empresas estarán expuestas a un nuevo conjunto de riesgos que habrá que gestionar junto con otros riesgos empresariales. He aquí tres de los principales riesgos del trabajo a distancia que debes incorporar al plan general de gestión de riesgos de tu organización.
1. Riesgos económicos
Las empresas tendrán que vigilar de cerca el impacto en sus costes inmobiliarios y de espacio de oficina a medida que más empleados trabajen desde casa. Los trabajadores a distancia también están emigrando de las caras ciudades urbanas a otras más pequeñas con costes de vida más bajos, creando una mano de obra más dispersa. Lo que estas tendencias significan es que las empresas tendrán que reexaminar sus estrategias inmobiliarias. Algunas empresas pueden querer consolidar el espacio de oficinas en ubicaciones privilegiadas, mientras que otras pueden abrir más oficinas satélite. Otras pueden optar por hacer ambas cosas. El truco está en tener suficiente espacio de oficinas para acomodar a los que quieran entrar sin pagar por un espacio que nadie utiliza. En cualquier caso, tu empresa tendrá que considerar todas las opciones y los riesgos asociados para satisfacer las demandas de los empleados y mitigar los costes innecesarios.
2. Riesgos de cumplimiento
A medida que los trabajadores se dispersan geográficamente, también se amplían los riesgos de cumplimiento, sobre todo en forma de ciberseguridad. Aumentan los ataques contra el correo electrónico basado en la nube, las aplicaciones de escritorio remoto y tecnologías similares diseñadas para facilitar el trabajo a distancia. El phishing y el ransomware han aumentado un 11% y un 6%, respectivamente, respecto al año pasado, y el 61% de las violaciones afectaron a datos de credenciales. Las redes corporativas corren un riesgo excepcionalmente alto. Para trasladar rápidamente a los trabajadores de la oficina a casa, muchos tuvieron que lanzar apresuradamente servicios en la nube sin una investigación adecuada. Los riesgos de una ciberseguridad deficiente se ven agravados por los errores humanos. Con más distracciones en casa, los empleados pueden ser más propensos a dejar la pantalla desbloqueada o a hacer clic en ese correo electrónico de phishing. Para que las empresas luchen contra los riesgos de cumplimiento, necesitarán una mejor ejecución en materia de ciberseguridad. Ya sea empleando redes privadas virtuales (VPN), exigiendo formación rutinaria sobre seguridad o prohibiendo el uso del trabajo en dispositivos personales, las empresas tendrán que aplicar políticas más estrictas y hacerlas cumplir.
3. Riesgos psicológicos
La gestión del estrés forma parte de la nueva carga de las empresas que gestionan su mano de obra a distancia. Al difuminarse las fronteras entre el entorno de trabajo y el espacio personal (por ejemplo, las mesas de la cocina se convierten en escritorios de oficina), a los trabajadores les resulta cada vez más difícil desconectar durante el día. Casi el 70% de los profesionales que pasaron al trabajo a distancia debido a la pandemia dicen que ahora trabajan los fines de semana, y el 45% dicen que trabajan regularmente más horas durante la semana que antes. Además, los padres siguen luchando por conciliar el trabajo y el cuidado de sus hijos mientras están en casa. También hay cada vez más pruebas de la fatiga de Zoom y del peaje que supone para la salud mental y física. Aunque algunos de estos factores estresantes de la vida están fuera del control de una empresa, le interesa mitigar tantos como pueda. Por un lado, los gastos sanitarios son casi un 50% mayores para los trabajadores que declaran altos niveles de estrés, y el 40% de la rotación laboral se debe al estrés. Esto puede tener un grave impacto en la organización, ya que sustituir a un empleado medio cuesta entre el 120 y el 200 por ciento del salario del puesto afectado. E incluso cuando un empleado se queda, el estrés laboral puede provocar depresión, que se asocia a casi diez días de baja por enfermedad al año. Para mitigar el riesgo de pérdida de productividad, el aumento de los costes y el descontento general de los empleados, las empresas deben evaluar las estrategias de trabajo a distancia y crear sistemas que proporcionen la seguridad psicológica que necesitan los empleados. Esto podría consistir en establecer límites a las horas de trabajo, aplicar el PTO, o simplemente comprobar y preguntar: «¿Qué obstáculos te impiden trabajar lo mejor posible esta semana?».
Cómo mitigar los riesgos de la gestión remota del personal
Los riesgos económicos, de cumplimiento y psicológicos asociados a la gestión de la mano de obra a distancia pueden requerir nuevas formas de pensar para una organización. No todos los días una pandemia mundial obliga a los trabajadores a quedarse en casa o provoca efectivamente un aumento del 31% de la ansiedad en EE.UU. Pero incluso con toda la «novedad» de estos escenarios, las empresas pueden construir un plan de gestión de riesgos resistente que perdure en el futuro. Empieza por centrarte en el impacto del riesgo. El impacto del riesgo es una estimación de las pérdidas potenciales asociadas a un riesgo identificado. Muchos sucesos de riesgo pueden causar el mismo impacto. Así que, a la hora de gestionar los riesgos asociados a una plantilla remota, piensa en el impacto sobre la organización, no en el suceso causante de la crisis. Al centrarte en los impactos y no en los escenarios, puedes construir acciones y controles sólidos de respuesta al riesgo sin crear un plan separado para cada escenario posible. Por ejemplo, la gestión de la mano de obra a distancia podría repercutir en la empresa con:
- Pérdida de instalaciones
- Violación de datos
- Disminución de la salud mental
- Aumento del absentismo y las dimisiones de los trabajadores
- Afluencia de solicitudes de asistencia sanitaria
Al centrarte en el impacto, puedes crear estrategias significativas de mitigación del riesgo que te ayudarán a recuperarte más rápidamente de cualquier escenario que se te presente.
Cómo puede ayudar la tecnología a gestionar los retos de los trabajadores a distancia
Dado que los riesgos de la gestión del personal a distancia forman ya parte de la vida cotidiana, querrás encontrar una forma fácil de evaluarlos, gestionarlos y controlarlos de forma continua. El reto es que estos riesgos pueden originarse en varios departamentos fuera de los confines de la gestión de riesgos tradicional – RRHH, TI, finanzas, etc. – y recopilarse en distintos formatos, con criterios diferentes y en sistemas separados. Reunir manualmente todos estos datos puede ser difícil, llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, dejándote especialmente vulnerable a las amenazas cambiantes. En cambio, la tecnología integrada de gestión de riesgos facilita la recopilación y consolidación de datos procedentes de múltiples fuentes de datos internas y externas, y su conversión en información procesable. Tienes una única fuente de verdad, lo que facilita la comunicación y la toma de decisiones. Una visión de 360 grados también te ayuda a visualizar cómo se interrelacionan los riesgos de la mano de obra remota y el impacto acumulativo en la organización. En otras palabras, con una solución integrada de gestión de riesgos, puedes apuntalar todas las vulnerabilidades de tu empresa, incluida la salud mental de los empleados y la gestión de la oficina. La IRM también ayuda a minimizar el gasto total automatizando procesos tediosos y rutinarios, lo que libera recursos para análisis más profundos y otras tareas más estratégicas. La gestión remota del personal forma parte de la nueva normalidad. Y con ella viene un nuevo conjunto de escenarios y riesgos que abarcan impactos económicos, de cumplimiento y psicológicos. Sin embargo, las organizaciones no tienen por qué sentirse abrumadas, ya que la mejor forma de gestionar estos riesgos es centrarse en los propios impactos. Adoptando un enfoque integrado de la gestión de riesgos, puedes supervisar continuamente los riesgos de la mano de obra remota, medir el impacto en otros riesgos y obtener la información que te ayudará a ser más resistente frente a los impactos adversos en los años venideros.
Para saber más sobre cómo la gestión integrada de riesgos puede ayudar a descubrir riesgos ocultos, descarga nuestro libro electrónico, Conquistar el nuevo mundo del riesgo con la gestión integrada de riesgos.
