Michelle Middendorf, de Stanley Steemer, habla del rendimiento de la inversión en software de gestión de riesgos de proveedores.
Cuando Stanley Steemer se propuso automatizar el proceso más básico de gestión de los certificados de seguro de nuestros 200 franquiciados y sus proveedores, nunca pensamos que podríamos controlar todo nuestro proceso de gestión de proveedores. Pero lo hicimos, y fue transformador para toda la empresa.
Mantener actualizados los certificados de seguro de los proveedores externos puede ser un verdadero reto para las organizaciones, lleno de oportunidades de error, implicaciones legales en caso de pleito e ineficiencias que pueden impedir que una organización haga crecer su negocio.
Puede parecer mucho peso para una tarea aparentemente tan sencilla como recopilar documentos de seguros, pero si dependes de una multitud de proveedores externos y estás recopilando información manualmente -dependiendo de comunicaciones puntuales, recordatorios del calendario o, en el peor de los casos, una consulta del departamento jurídico para comprobar el estado de un certificado-, sabes que la lucha es real.
Esto era lo que ocurría antes en mi organización. Con más de 200 franquiciados y su propia multitud de proveedores, nos ahogábamos en el proceso de recopilar nuevos certificados, renovar los actuales y hacer un seguimiento de los caducados, todo ello con calendarios separados y con distintas partes interesadas que utilizaban diversos métodos de comunicación.
Se dedicó una enorme cantidad de tiempo y recursos a actualizar y mantener manualmente esos registros. A pesar de nuestros esfuerzos, el proceso seguía plagado de incumplimientos. De hecho, temíamos que sólo entre el 30 y el 40 por ciento de los certificados de nuestros franquiciados fueran conformes, lo que ponía en peligro a nuestra organización y a los franquiciados en caso de cualquier recurso legal.
Este riesgo es lo que nos llevó a automatizar el proceso de gestión de certificados, una decisión que ha dado lugar a mejoras espectaculares en los índices de cumplimiento. Alrededor del 96% de los certificados de nuestros franquiciados son ahora conformes, y los datos recogidos de nuestro proceso electrónico también nos han dado una dirección clara sobre cómo mejorar el otro 4% que posiblemente no sea conforme.
Para ello tuvimos que romper con nuestro sistema interno heredado. Decidimos invertir en un sistema de información de gestión de riesgos que pudiera ayudarnos a gestionar los certificados, pero rápidamente aprendimos que también podía gestionar nuestros acuerdos generales con los proveedores. Los resultados han sido transformadores: hemos simplificado tanto el proceso que hemos podido aumentar nuestra capacidad para contratar a más proveedores.
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Automatizando cómo gestionamos a los proveedores de principio a fin -incluida la forma en que gestionamos los certificados de seguro- no sólo agilizó los procesos de nuestra empresa y facilitó la vida de nuestros asociados und vendedores. Tuvo efectos tanto de generación de ingresos como de ahorro de costes que se han traducido en un retorno real de la inversión.
Asociarnos con Riskonnect nos ha permitido:
Ampliar nuestra fuente de ingresos: Hemos pasado de centrarnos principalmente en el negocio residencial a buscar más agresivamente líneas de negocio comerciales, una prioridad que había sido engorrosa, pero que ahora se ha agilizado porque disponemos de recursos adecuados para gestionar adecuadamente a nuestros proveedores. Con más proveedores -y la confianza de que son de la máxima calidad y cumplen las normas- podemos ofrecer más ofertas comerciales. De hecho, una de nuestras líneas de negocio comerciales pasó de tener unos ingresos de 3,5 millones de dólares a 10 millones..
Mantener nuestra plantilla: A pesar de haber mejorado enormemente nuestros procesos de gestión de proveedores y certificados, de haber aumentado drásticamente nuestro porcentaje de proveedores conformes y de haber ampliado nuestro flujo de ingresos, no hemos tenido que aumentar la plantilla. En cambio, la tecnología de riesgos nos ha permitido seguir ofreciendo el excelente servicio que esperan los clientes; ofrecer nuevos servicios que desean los clientes comerciales; y mejorar la carga de trabajo de nuestros asociados.
Reducir los servicios externalizados: No sólo hemos mantenido una plantilla estable, sino que hemos podido reducir nuestra dependencia de socios externos, como corredores y administradores externos, para servicios que ahora podemos prestar internamente. Antes, nuestro corredor se encargaba de la gestión de los certificados por nosotros, lo que puede resultar costoso. Ahora que tenemos nuestra propia herramienta, hemos podido eliminar ese gasto continuo y el ahorro ha sido tremendo.
Resultados como éstos son importantes por muchas razones. El aumento de los ingresos y la reducción de los costes son buenos para cualquier empresa, pero incluso más allá de eso, estos resultados ayudan a ampliar el papel y la relevancia del departamento de gestión de riesgos. Esto es clave para reducir el riesgo en toda la empresa.
No creo que hubiéramos podido conseguir estos resultados sin la tecnología adecuada para abarcar todos los departamentos y reunir todas las áreas de riesgo con eficacia y eficiencia. El uso de tecnología integrada de gestión de riesgos nos ha permitido reducir costes y obtener información que antes era inalcanzable.
