En términos generales, hay dos enfoques para estructurar un programa de continuidad empresarial.
Una estructura centralizada implica dirigir y ejecutar el proceso de planificación de la continuidad de la actividad dentro de un único equipo e implicar a la empresa cuando sea necesario.
Una estructura descentralizada implica aprovechar un pequeño número de recursos centralizados que ofrezcan asistencia consultiva y medición del rendimiento, mientras que los recursos dispersos por la empresa ejecutan el proceso de planificación propiamente dicho.
Ambos enfoques tienen pros y contras, por lo que es fundamental que las organizaciones seleccionen el enfoque adecuado que se ajuste a la estrategia general, la estructura, la cultura y las prioridades de su organización. En esta perspectiva, proporcionaré una visión general de cada tipo de estructura, los atributos asociados a ellas e información adicional para ayudarte a seleccionar el método más eficaz de implantar un programa de continuidad de negocio en tu organización.
¿CUÁL ES LA DIFERENCIA?
El factor definitorio de cada estructura es el lugar que ocupan en la organización los conocimientos y las responsabilidades en materia de continuidad de negocio.
Un programa centralizado es aquel en el que la responsabilidad de ejecutar las actividades de apoyo a la continuidad empresarial y el esfuerzo de preparación recae en una única entidad o grupo -normalmente a nivel corporativo (o de la sede central)- posicionado para implicar a todos los elementos centrales de la organización. Estos equipos centralizados suelen ser profesionales de la continuidad empresarial encargados de diseñar, implantar, informar y mejorar todos los aspectos del programa en toda la organización, en coordinación con los representantes empresariales y funcionales y los propietarios de los procesos, en distintos grados. Estas actividades suelen llevarse a cabo sobre la base de la orientación y la dirección proporcionadas por un patrocinador ejecutivo del programa o un comité directivo de continuidad empresarial (u otro órgano de gobierno).
En un programa descentralizado, la responsabilidad se distribuye por toda la empresa y se confía en los líderes funcionales para que ejecuten ellos mismos las actividades de continuidad empresarial. Estas personas aportan al programa su conocimiento de sus respectivas funciones como valor principal y están bien situadas para responder con flexibilidad a los cambios de la empresa. A menudo actúan de forma semiautónoma o totalmente autónoma en la ejecución de las actividades de planificación, con escaso control desde un eje centralizado (con la posible excepción de una declaración de política de continuidad empresarial o una norma ofrecida desde la dirección de la organización).
PROS Y CONTRAS DE CADA ENFOQUE
Aunque cualquiera de los enfoques de la continuidad empresarial enumerados anteriormente puede emplearse de diversas formas, cada uno suele tener un conjunto común de «pros y contras» asociados a su aplicación. Veamos algunos puntos fuertes y débiles típicos de cada enfoque.
Centralizado: El principal punto fuerte que vemos en las organizaciones que aprovechan una estructura de programa centralizada es la orientación y el enfoque descendente que puede mantener el grupo o equipo de continuidad empresarial. Estos profesionales de la continuidad empresarial pueden trabajar directamente con el patrocinador del programa, el comité directivo o el órgano de gobierno para establecer prioridades y emplear sus conocimientos y recursos para aplicarlas en todas las organizaciones. Este enfoque se presta a un alto grado de coherencia (tanto en términos de metodología como de resultados) en todo el programa y admite una estructura de informes sencilla para mantener informada a la dirección y ofrecer recomendaciones sobre el rendimiento y los requisitos.
Sin embargo, un grupo centralizado de continuidad del negocio puede tener problemas con la falta de conocimiento de la organización (en particular, del valor de los productos y servicios y de cómo los utiliza el cliente) y con la forma en que la organización lleva a cabo las prioridades empresariales (estos equipos centralizados tienden a verse desbordados por el número de departamentos o funciones que pueden requerir atención). Esto es especialmente cierto en organizaciones más grandes o dispersas geográficamente. Ambos retos pueden mitigarse mediante la participación periódica de un comité directivo interfuncional y el compromiso con el propósito de la organización y la forma en que ésta está estructurada para cumplir sus obligaciones.
Conceptualmente, el tipo de programa de continuidad empresarial más «centralizado» es aquel en el que se encarga a un tercero especializado en continuidad empresarial la realización de todas las actividades del programa de forma externalizada. Este enfoque centralizado alivia en gran medida la necesidad de la organización de evaluar continuamente la asignación de personal (ya que eso sería normalmente responsabilidad del tercero). En función de la naturaleza de la relación con el tercero, podría reducir la tensión de la organización en épocas de cambio. Además, los terceros suelen tener una amplia experiencia en la implantación y gestión de programas con organizaciones similares y en sectores similares, lo que se suma a la experiencia funcional y al enfoque matizado de tu organización.
Descentralizada: Una estructura descentralizada depende en gran medida de que los representantes funcionales lleven a cabo las actividades de planificación de la continuidad del negocio (incluyendo, entre otras, el análisis del impacto en el negocio, la evaluación de riesgos, la determinación y selección de estrategias, la documentación del plan y la realización de ejercicios). La principal ventaja en este caso es que estos recursos de personal suelen tener un profundo conocimiento de la organización que trabajan para proteger, así como un conocimiento experto de los productos/servicios y de cómo los utiliza el cliente. Debido a la proximidad del planificador a la organización, este enfoque está mejor posicionado para reaccionar ante los cambios organizativos.
Aunque el enfoque descentralizado de la planificación ayuda a mejorar la documentación de los programas, la falta de una comunidad centralizada que proporcione plantillas y orientación puede dar lugar a menudo a incoherencias en toda la organización. Esta preocupación puede ser cierta en cuanto a la forma de captar y presentar la información, así como a la naturaleza en que las partes de las organizaciones priorizan su función en relación con las demás. Además, los participantes en programas descentralizados pueden caer en la trampa de planificar en el vacío, es decir, desarrollar planes y requisitos de continuidad sin tener en cuenta (o conocer adecuadamente) las prioridades a nivel de empresa. Aunque este riesgo puede mitigarse instituyendo un sólido sistema de información que incorpore las métricas descentralizadas en un producto consolidado para que el comité directivo lo revise en función de sus prioridades, requiere que la organización gestione activamente cómo se difunden esas prioridades y se integran en las actividades del programa. También da más importancia a las actividades de formación y concienciación para garantizar que los participantes en el programa de toda la organización tengan los conocimientos necesarios para llevar a cabo el ciclo de vida de la continuidad de la empresa.
Además, como el diseño de este programa de continuidad de negocio a menudo depende de profesionales ajenos a la continuidad de negocio para llevar a cabo las actividades del programa, algunas organizaciones luchan por garantizar que las personas encargadas de las actividades de continuidad de negocio asignen el tiempo adecuado al programa. Este problema puede ser difícil de resolver, ya que las prioridades diarias o semanales de cada participante se centrarán en sus «trabajos cotidianos» y comprender cuánto tiempo se necesita realmente y cuándo puede ser difícil. Hay un par de técnicas para mitigarlo, como implantar sistemas de información eficaces (para comprender cuándo algo no se está haciendo conforme a la norma) o subcontratar la implantación del programa a un tercero especializado en continuidad empresarial y estandarizar las actividades de mantenimiento del programa.
¿QUÉ ENFOQUE ES EL ADECUADO PARA MI ORGANIZACIÓN?
Implantar un programa de continuidad empresarial que se adapte a tu organización puede parecer una perspectiva intimidatoria. Cada organización es diferente y tu enfoque de la continuidad empresarial debe reflejar la estructura, la cultura y las prioridades únicas de tu organización. Para facilitar un poco el proceso, vamos a discutir algunas preguntas críticas que hay que plantearse al evaluar las estructuras de continuidad empresarial o la estructura actual de tu programa.
Estructura: Al igual que otros sistemas de gestión, es importante tener en cuenta la estructura de tu organización a la hora de determinar el enfoque más eficaz para tu programa de continuidad de negocio. ¿Tiende tu organización hacia una jerarquía con toma de decisiones centralizada, o es «plana» con entidades autónomas responsables de la autogestión? ¿Existe un componente regional en la estructura de la organización en el que las regiones son responsables de ser capaces de funcionar de forma independiente? Para ser eficaces, los programas de continuidad de negocio deben alinearse con la estructura organizativa actual para integrar perfectamente el programa en los flujos de trabajo y responsabilidades actuales.
La cultura: Es fundamental comprender e incorporar la cultura de tu organización al desarrollar e implantar un programa de continuidad empresarial. Aunque la cultura puede ser algo difícil de evaluar cuantitativamente, se encuentra entre las consideraciones más críticas a la hora de implantar el programa para garantizar que se integra eficazmente en los esfuerzos generales de preparación de la organización. Para determinar cómo la cultura única de tu organización puede influir en la selección de la estructura más eficaz para tu programa, piensa en cómo tiende tu organización a asignar responsabilidades para tareas y actividades auxiliares. ¿Tiende a esperar que el personal de toda la organización participe en actividades secundarias, o se espera que se centren en su área funcional individual con servicios de apoyo prestados por entidades externas, incluso de terceros?
Estilo de dirección: El estilo de dirección es una consideración fundamental a la hora de decidir la estructura de continuidad empresarial más adecuada para tu organización. Aunque está estrechamente relacionado tanto con la estructura como con la cultura de la organización, es importante prestarle atención por separado. Para nuestro debate, el estilo de gestión describe la naturaleza de cómo interactúan los individuos en la organización. ¿Los individuos de tu organización suelen interactuar entre sí de forma interfuncional, o la mayor parte de la coordinación corre a cargo de la dirección directa? Los programas descentralizados de continuidad de la actividad suelen requerir que los individuos trabajen entre funciones para establecer requisitos o comprender cómo encaja su función específica dentro del «panorama general». Las organizaciones con un estilo de gestión en silos estrictamente establecido pueden tener dificultades para implantar un programa de continuidad empresarial que requiera mucha coordinación interfuncional.
OTRAS CONSIDERACIONES
Independientemente de si tu organización gravita hacia una estructura centralizada o descentralizada, o hacia una combinación de ambas, hay dos conceptos clave que debes tener en cuenta para garantizar que la estructura del programa apoye con éxito los esfuerzos de preparación de tu organización: la coherencia en todo el programa y la importancia de la formación y la concienciación.
Coherencia: Aunque las organizaciones grandes o geográficamente diversas suelen tener más dificultades con la coherencia, es un factor común que contribuye a que los programas de continuidad de negocio no cumplan las expectativas de la dirección. Garantizar que las normas, funciones y responsabilidades, expectativas y resultados estén estandarizados en la documentación de gobierno y se comuniquen en todo el programa es fundamental para desarrollar y mantener un programa de continuidad de negocio eficaz. Ambas estructuras de programas pueden tener dificultades para mantener la coherencia y, para ello, es necesario que los participantes en el programa tomen medidas activas.
Formación y concienciación: Por muy eficaces que sean tus estrategias, por muy detallados que sean tus planes o por muy coherentes que sean tus normas, si las personas de tu organización no son conscientes de ello, todo será en vano. Muchas organizaciones invierten tiempo y energía en desarrollar documentación detallada de gobernanza, análisis de impacto empresarial, evaluaciones de riesgos y planes de recuperación, sólo para que se queden en una estantería sin tocar. Los ejercicios de validación, la formación de concienciación y los esfuerzos de mejora son absolutamente vitales para garantizar que tu organización pueda responder realmente a una interrupción y recuperarse de ella de acuerdo con las expectativas de la dirección.
PENSAMIENTOS FINALES
Como ocurre con muchos aspectos del mundo moderno, no existe una respuesta única ni un enfoque universal para estructurar tu programa de continuidad de negocio. Cada organización tiene prioridades, requisitos, cultura, estilo y estrategia diferentes (¡y eso es bueno!). Pero, con esa moderna diversidad de atributos organizativos viene la complejidad añadida de implantar un programa de continuidad de negocio que realmente se adapte a tu organización. Aunque esto pueda parecer desalentador, en realidad sólo significa que comprender tu organización es tan importante (si no más) para desarrollar e implantar un programa de continuidad empresarial eficaz como comprender la propia continuidad empresarial.
Protegemos las operaciones empresariales de nuestros clientes creando soluciones de continuidad de negocio, recuperación ante desastres informáticos y seguridad de la información que están estrechamente alineadas con las prioridades estratégicas de la organización. Si buscas ayuda para desarrollar tu programa, ¡podemos ayudarte! Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.
