El panorama regulatorio actual está en constante evolución, y las empresas modernas están sujetas a una miríada de desafíos regulatorios a nivel local, nacional e internacional, independientemente de su industria. El cambio regulatorio se produce a un ritmo rápido impulsado por los avances tecnológicos, las expectativas de los clientes, los requisitos legales, los riesgos emergentes y los cambios geopolíticos, lo que hace que el acto de cumplimiento regulatorio sea una tarea desalentadora.
Un proceso de gestión del cambio regulatorio garantiza que las organizaciones se adapten y cumplan con las leyes, la legislación y las regulaciones relevantes para sus operaciones. Lea este blog para profundizar en qué es la gestión del cambio regulatorio y comprender cómo las organizaciones pueden establecer un proceso para obtener una visibilidad completa de los próximos cambios e implementarlos de manera oportuna para mantener el cumplimiento. Explicaremos cómo las organizaciones pueden adelantarse al cambio regulatorio y exploraremos los desafíos clave que se enfrentan al confiar en los procesos manuales de gestión del cambio regulatorio. El blog también comparte información sobre cómo gestionar el cambio regulatorio con software.
¿Qué es la gestión del cambio regulatorio?
La gestión del cambio regulatorio se refiere a cómo las organizaciones anticipan, evalúan, se adaptan y cumplen con las leyes, normas y requisitos regulatorios que afectan a su industria y operaciones comerciales. Esto incluye mantenerse actualizado sobre los cambios regulatorios en evolución y adaptar eficazmente los procesos, políticas, procedimientos y sistemas internos para garantizar el cumplimiento de los nuevos requisitos.
El objetivo de un marco de gestión del cambio regulatorio es ayudar a las organizaciones a crear procesos eficientes y repetibles que les ayuden a comprender cómo los nuevos requisitos afectan a sus operaciones para que puedan modificar sus prácticas en consecuencia. Las organizaciones suelen empezar por crear un “registro de obligaciones” de las regulaciones, normas y legislación aplicables a su negocio. A continuación, deben asignar cada regulación a los procesos, políticas y procedimientos empresariales pertinentes, lo que facilita la comprensión del impacto potencial de lo que debe modificarse si la regulación cambia en el futuro.
El siguiente aspecto crucial de la gestión del cambio regulatorio es mantenerse actualizado sobre cuándo es probable que las regulaciones cambien, expiren o se revisen. Esto podría implicar el seguimiento de los sitios web gubernamentales y regulatorios, y la interacción con asociaciones industriales, boletines informativos y redes profesionales. Algunas empresas optan por trabajar con asesores legales y de cumplimiento o suscribirse a actualizaciones regulatorias a través de proveedores de inteligencia regulatoria de terceros.
Una vez que se identifica un cambio, la empresa debe formalizar un flujo de trabajo de escalada y proceso de gestión de cambios para notificar a las partes interesadas pertinentes del cambio y documentar completamente cómo y cuándo se implementó el cambio. Es probable que cualquier cambio regulatorio afecte a una serie de procesos, departamentos, políticas y procedimientos empresariales, por lo que es esencial asignar las regulaciones a los procesos, políticas y procesos empresariales por adelantado para acelerar el proceso de cambio. Cada aspecto de cómo y cuándo se realizó el cambio debe estar totalmente documentado para fines de cumplimiento y auditoría.
¿Por qué es importante la gestión del cambio regulatorio?
Un proceso de gestión del cambio regulatorio sólido y bien documentado es clave para garantizar que las empresas superen con éxito los cambios regulatorios, al tiempo que mantienen el cumplimiento, preservan su reputación y protegen a la empresa de posibles implicaciones legales, multas y sanciones.
Las regulaciones cambian rápidamente, imponiendo nuevos requisitos y obligaciones de cumplimiento para las empresas de todo el mundo. El incumplimiento de los cambios regulatorios puede afectar a la reputación y hacer que una empresa pierda contratos vitales. La gestión del cambio regulatorio no es solo una necesidad regulatoria; es un imperativo estratégico que influye en la capacidad de una organización para operar de acuerdo con los requisitos legales y regulatorios. Implica un enfoque organizado para reconocer, evaluar y ejecutar las actualizaciones regulatorias dentro de la empresa.
El cumplimiento regulatorio es esencial para salvaguardar la economía y apoya a las empresas para preservar la confianza pública. Dadas las posibles consecuencias de las actualizaciones regulatorias perdidas, las empresas, independientemente de su industria, están obligadas a prestar mucha atención a cualquier cambio regulatorio aplicable. Teniendo esto en cuenta, es vital crear un programa de cumplimiento que se mantenga bajo la lupa y proporcione una transparencia completa sobre cómo y cuándo se comunicaron e implementaron los cambios regulatorios.
¿Cómo pueden las organizaciones obtener visibilidad de los próximos cambios regulatorios?
En industrias altamente reguladas como la farmacéutica, la atención médica, los juegos de azar, los servicios financieros y la banca, su mayor desafío de cumplimiento es a menudo mantenerse al día con los cambios regulatorios que evolucionan rápidamente.
Los responsables de cumplimiento deben mantenerse al tanto del flujo constante de cambios regulatorios que impactan en el negocio mediante la recopilación y el análisis de nueva información de los reguladores y la decisión del mejor curso de acción para la empresa. Para aquellos que utilizan procesos manuales obsoletos, esto puede implicar la comprobación manual de los reguladores, las asociaciones industriales y los sitios de noticias para obtener actualizaciones y descifrar los cambios en los documentos regulatorios técnicos, lo que requiere mucho tiempo y es costoso, y puede conducir a la pérdida de cambios cruciales debido a errores humanos y falta de supervisión.
Sin embargo, gracias a la tecnología moderna, el monitoreo regulatorio manual está siendo relegado al pasado. Las empresas ahora pueden suscribirse a proveedores de contenido regulatorio especializados como LexisNexis para recibir actualizaciones en vivo cuando las regulaciones cambian que se alimentan directamente en su programa de cumplimiento.
Estos paquetes de suscripción proporcionan información digerible en módulos fáciles de entender, por lo que las empresas pueden suscribirse al contenido que es relevante para ellos. Estos proveedores de contenido especializados también ofrecen paquetes de contenido específicos de la industria relacionados con industrias altamente reguladas como la banca, los seguros, la atención médica y los juegos de azar, así como algunos paquetes de contenido específicos de países y regiones.
Como parte de su servicio, Lexis Nexis, por ejemplo, ofrece alertas en tiempo real basadas en los módulos seleccionados de una empresa para garantizar que cuando la legislación cambie, las empresas sepan cómo responder, entiendan por qué se debe tomar medidas y cuáles son las consecuencias del incumplimiento. Estos desgloses de información digeribles y revisados por expertos se proporcionan en un lenguaje simplista con acciones claras, por lo que los equipos de cumplimiento pueden comprender fácilmente el impacto del cambio en relación con su negocio. Esta información de importancia crítica no solo mantiene a las empresas al día con los últimos cambios que se están produciendo en el panorama regulatorio; también enlaza con la orientación sobre cómo cumplir con las obligaciones.
Una solución automatizada de cumplimiento regulatorio como la plataforma Riskonnect se integra perfectamente con su proveedor de contenido regulatorio preferido, lo que permite a las organizaciones automatizar completamente su programa de cumplimiento regulatorio en una plataforma centralizada. La comunicación entre las dos soluciones se establece a través de integraciones de API. Las notificaciones de cambio regulatorio se alimentan directamente en la plataforma Riskonnect iniciando flujos de trabajo automatizados para implementar el cambio, lo que permite a las empresas centrarse eficazmente en los próximos cambios regulatorios que impactarán en el negocio y gestionarlos de forma proactiva.
¿Cuáles son los problemas con los procesos manuales de gestión del cambio regulatorio?
Históricamente, la gestión del cambio regulatorio ha sido en gran medida un esfuerzo manual que ha resultado en una falta de responsabilidad y seguimiento. En ausencia de un sistema de cumplimiento regulatorio; un empleado dedicado o un equipo de cumplimiento, normalmente con conocimientos legales, pasaría su tiempo (a menudo cientos de horas) rastreando Internet y monitoreando los feeds RSS para buscar cambios, e instigando manualmente los cambios a través de numerosos correos electrónicos, llamadas telefónicas y documentación de hojas de cálculo. Es un proceso lento, laborioso, propenso a errores humanos, no documenta completamente el proceso y no es el mejor uso del tiempo de los empleados altamente cualificados.
Estos son algunos de los desafíos clave que presenta un proceso manual de gestión del cambio regulatorio:
Falta de un registro de auditoría: Los procesos manuales son propensos a fallar porque no hay un registro de auditoría que detalle quién revisó qué, la acción que se decidió y cuándo se implementó.
Sin responsabilidad: Privado de un registro de auditoría, no hay responsabilidad por el cambio regulatorio. Posteriormente, la organización carece de visibilidad de quién es responsable de los cambios en cada área regulatoria y del estado de cumplimiento.
Agilidad empresarial reducida: Una estrategia regulatoria que se basa en procesos manuales priva a la organización de la agilidad para adaptarse eficazmente al cambio rápidamente, lo que resulta en el incumplimiento regulatorio y la pérdida de negocios.
Restringe una visión holística del cambio regulatorio: Un enfoque reactivo y aislado de la gestión del cambio regulatorio deja a la organización incapaz de prever los próximos cambios, lo que inhibe la planificación, la optimización del presupuesto y la transparencia del proceso.
Archivos y documentos desincronizados: Los procesos manuales requieren que las organizaciones rastreen y controlen todas las versiones de correos electrónicos y documentos, que rápidamente se desincronizan y se vuelven irrelevantes debido a la falta de integración y automatización, lo que hace que se cuestione la precisión de la información.
Informes limitados: Los procesos manuales inhiben los resultados de los informes de cumplimiento al carecer de la funcionalidad para facilitar las funciones vitales de informes, como el número de actualizaciones regulatorias pendientes, a quién están asignadas y si están a tiempo, lo que deja a los líderes empresariales inseguros de si cumplen.
Recursos y gastos desperdiciados: El monitoreo regulatorio manual desperdicia recursos y expone costos ocultos debido al aumento de la administración y la necesidad de especialistas legales. En lugar de utilizar el software GRC para crear una visión holística del cambio regulatorio, los cambios se gestionan de forma independiente sin medida y no se pueden integrar en un proceso empresarial definido.
El enfoque más eficaz y eficiente para el cambio regulatorio es uno automatizado en el que la tecnología lleva a cabo el trabajo manual intensivo y las habilidades legales especializadas y deja a las personas de cumplimiento altamente capacitadas para hacer el análisis, el pensamiento crítico y el trabajo de alto valor.
¿Cómo puede el software ayudar con la gestión del cambio regulatorio?
Tener un programa sólido de gestión del cambio regulatorio que aproveche el software de cumplimiento regulatorio puede ayudar a las organizaciones a escanear con éxito el horizonte regulatorio y garantizar el cumplimiento de las regulaciones relevantes y gestionar los riesgos de cumplimiento en una solución holística.
Para lograr un programa de gestión del cambio regulatorio verdaderamente integral, las empresas deben buscar un software GRC con feeds regulatorios integrados de proveedores de inteligencia de terceros para proporcionarles la claridad que necesitan al navegar por el panorama regulatorio dinámico. Al acceder a un amplio espectro de contenido regulatorio actualizado y feeds de inteligencia regulatoria dentro de su solución de cumplimiento regulatorio, las empresas abren la puerta a un rico repositorio de información que garantiza que se mantengan al día con las reglas y regulaciones cambiantes. Una vez que el software está integrado, crea un programa integral de cambio regulatorio completo con un “registro de obligaciones” con toda una serie de beneficios que incluyen:
Una visión clara de qué regulaciones se vinculan con qué políticas y procedimientos internos, lo que permite realizar un análisis de impacto completo.
Visibilidad de la responsabilidad individual por las acciones correctivas.
Supervisión clara del cumplimiento para la gestión, fomentando una comprensión de la posición regulatoria de la empresa y los riesgos potenciales.
El riesgo de incumplimiento se mitiga mediante actualizaciones regulatorias automatizadas que envían alertas, lo que garantiza que los cambios se puedan realizar utilizando los flujos de trabajo de gestión del cambio regulatorio de mejores prácticas.
El contenido regulatorio técnico se desglosa en información fácilmente digerible con acciones claras que eliminan las costosas tarifas legales.
Los informes automáticos sobre el estado de cumplimiento ahorran tiempo y recursos al proporcionar un análisis de datos enriquecido que refuerza la toma de decisiones.
Un registro de auditoría claro con marca de tiempo de las acciones de cambio para simplificar los informes a los auditores y reguladores.
Procesos y flujos de trabajo estructurados para refinar el proceso de cambio regulatorio y agilizar la implementación y documentación de los cambios.
Una solución que se integra fácilmente con los sistemas existentes de una empresa y el proveedor de contenido regulatorio a través de API facilita la gestión de los procesos de riesgo y cumplimiento en una solución confiable.
Navegue por la gestión del cambio regulatorio con Riskonnect
El software de Riskonnect proporciona un enfoque integral para la gestión del cambio regulatorio. Nuestra intuitiva herramienta de cumplimiento regulatorio basada en la nube aprovecha la información de cumplimiento regulatorio fácil de entender a través de las API, dándole vida para que usted y su equipo puedan dedicar menos tiempo a averiguar qué ha cambiado en la ley y más tiempo a hacer algo al respecto. Al automatizar el proceso de gestión del cambio regulatorio, el software de Riskonnect tiene el poder de:
Realizar un escaneo del horizonte regulatorio y notificarle los cambios regulatorios relevantes.
Configurar flujos de trabajo para facilitar la implementación de los cambios regulatorios en toda su organización.
Alojar un “registro de obligaciones” centralizado de obligaciones de cumplimiento regulatorio, documentos de autoridad, procedimientos y políticas.
Facilitar la toma de decisiones informadas y el seguimiento del cumplimiento regulatorio basado en actualizaciones de cumplimiento regulatorio en tiempo real.
Vincular las regulaciones con los riesgos, políticas, procedimientos e incidentes organizacionales para comprender completamente el impacto de cada cambio regulatorio.
Alinear su proceso de cumplimiento regulatorio con las mejores prácticas de la industria con flujos de trabajo automatizados, notificaciones de cambio en vivo, procesos de revisión automatizados y planes de acción detallados.
Generar informes de cumplimiento regulatorio sofisticados y registros de auditoría que muestren cómo y cuándo se realizaron los cambios con solo hacer clic en un botón.
Proporcionar a los profesionales de cumplimiento y a los directores acceso a un panel centralizado para mejorar el análisis de los problemas de cumplimiento y las acciones pendientes.
La gestión proactiva del cambio regulatorio es vital para cualquier negocio. Mantenerse informado a través de actualizaciones regulatorias en vivo y promover una cultura de cumplimiento son pasos esenciales para navegar por el panorama regulatorio dinámico de manera efectiva.
Sin embargo, al utilizar software para el cumplimiento regulatorio, su equipo de cumplimiento puede realmente comenzar a elevar su enfoque para mantenerse en cumplimiento en un panorama empresarial altamente regulado y competitivo. La tecnología de monitoreo del cumplimiento regulatorio no solo le permite marcar una diferencia significativa en sus esfuerzos de cumplimiento, sino que las organizaciones también pueden garantizar con éxito el cumplimiento legal al tiempo que salvaguardan su reputación, mejoran la satisfacción del cliente y ayudan a la empresa a mantenerse a la vanguardia en el mundo en constante evolución de las regulaciones empresariales.
Riskonnect ayuda a las organizaciones, tanto grandes como pequeñas, a ir más allá del cumplimiento de los requisitos regulatorios para generar valor real a partir de su programa de cambio regulatorio. Si tiene curiosidad por obtener más información sobre cómo Riskonnect se destaca entre otros proveedores de software de cumplimiento y puede ayudarle a simplificar y automatizar su proceso de cambio regulatorio con la tecnología GRC, simplemente solicite una demostración hoy mismo.
