Es posible que haya oído a alguien mencionar un informe de Controles de Sistemas y Organizaciones (SOC) durante una revisión de seguridad de proveedores, la preparación de una auditoría o una llamada de incorporación de clientes. Sin embargo, pocas personas se preguntan quién es responsable de los informes SOC de su empresa o si están actualizados.

Los informes SOC demuestran si los controles internos de una empresa son seguros y fiables. Al mismo tiempo, se malinterpretan con frecuencia y, en algunas organizaciones, pueden convertirse en una ocurrencia tardía. Tanto si su empresa necesita solicitar uno, elaborar uno o ambas cosas, debe saber por qué son importantes y cómo facilitar el proceso.

¿Qué es un informe SOC?

Un informe SOC es una auditoría independiente de los controles internos de una organización. La realizan contadores públicos autorizados (CPA) siguiendo las normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). Estos informes evalúan la seguridad de los sistemas de una organización, especialmente si procesan datos confidenciales o afectan a las operaciones de los clientes.

El objetivo de los informes SOC es generar confianza; un informe SOC ofrece una validación independiente de que sus controles internos no están solo sobre el papel, sino que funcionan según lo previsto. Tanto si le solicitan un informe SOC como si lo necesita de un proveedor, este informe puede desempeñar un papel fundamental para demostrar que su empresa es digna de confianza.

Por qué son importantes los informes SOC

Los informes SOC pueden desempeñar un papel importante en la generación de confianza en su negocio. Generan esta confianza mediante:

  • Demostración de credibilidad: Un informe SOC demuestra que sus controles internos han sido revisados y validados de forma independiente.
  • Aceleración de las ventas y las asociaciones: Disponer de un SOC 2 Tipo II actual puede acelerar los procesos de adquisición y generar confianza con los clientes empresariales.
  • Apoyo al cumplimiento normativo: En los sectores con una supervisión estricta, los informes SOC ayudan a cumplir los requisitos de diligencia debida y auditoría.
  • Reducción del riesgo: Tanto si confía en un proveedor como si ofrece servicios usted mismo, los informes SOC le ayudan a identificar posibles fallos de control antes de que se conviertan en problemas.

Necesito un informe SOC, ¿y ahora qué?

Las auditorías SOC requieren planificación y una propiedad intencionada; no se producen de forma automática. De hecho, muchas empresas no se dan cuenta de que necesitan una hasta que un cliente importante se la pide. Dependiendo del negocio, la responsabilidad de solicitar una auditoría SOC a una empresa de CPA puede recaer en los responsables de seguridad, los responsables de cumplimiento, los interventores o los equipos jurídicos.

Si está en el otro lado, evaluando los informes SOC de los proveedores, es igual de común perder la pista de ellos o de si los ha recibido. Los informes pueden enviarse fácilmente por correo electrónico, almacenarse y caducar silenciosamente sin que se active una revisión. La responsabilidad de garantizar que los proveedores de una empresa tengan informes SOC actualizados recae normalmente en los equipos de gestión de riesgos de terceros, los responsables de cumplimiento o los equipos de seguridad.

SOC 1 vs. SOC 2 vs. SOC 3 – y tipo i vs. Tipo II

Algunos pueden confundirse con los informes SOC porque tienen dos dimensiones: qué se está auditando y cómo se está realizando la auditoría. La auditoría en sí se describe como SOC 1, 2, 3 o, más recientemente, SOC para la ciberseguridad, y los Tipos I y II describen cómo se realizó la auditoría SOC.

Qué se auditó

  • SOC 1 evalúa los controles que afectan a los informes financieros de un cliente, como los servicios de nóminas y los sistemas de transacciones.
  • SOC 2 se centra en la tecnología y los controles operativos, evaluando cinco criterios de servicios de confianza: seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad.
  • SOC 3 es una versión de alto nivel y de cara al público de un SOC 2, con pocos detalles pero útil para fines de marketing.
  • SOC for Cybersecurity proporciona un marco más nuevo y amplio, diseñado para evaluar la gestión general del riesgo de ciberseguridad de una empresa, en lugar de solo uno de sus productos o servicios.

Cómo se realizó la auditoría

  • Los informes de Tipo I evalúan si los controles están diseñados eficazmente en un momento específico.
  • Los informes de Tipo II evalúan si esos controles están funcionando eficazmente a lo largo del tiempo, normalmente durante un período de seis meses a un año.

Por ejemplo, cuando oye a alguien pedir un SOC 2 Tipo II, está buscando pruebas de que los controles tecnológicos de su producto son sólidos, así como de si han funcionado durante un período sostenido.

SOC 2 tipo II: el estándar de oro

SOC 2 Tipo II se ha convertido rápidamente en el informe más solicitado, y los clientes empresariales esperarán que pueda elaborar uno. Esta popularidad puede atribuirse a algunos factores. En primer lugar, SOC 2 Tipo II es relevante para una amplia gama de organizaciones, especialmente las empresas SaaS, las plataformas en la nube y los proveedores de servicios que gestionan datos de clientes. Los criterios de servicios de confianza que cubre se alinean con lo que más preocupa a la mayoría de las empresas modernas: la seguridad de los datos, la disponibilidad, la privacidad y la fiabilidad.

En segundo lugar, los informes de Tipo II demuestran la eficacia continua. Un informe de Tipo I le indica que existen controles, mientras que un Tipo II le indica si funcionan de forma coherente. Esa distinción es importante para los compradores y socios que están decidiendo si confiarle sus datos.

Si no tiene un SOC 2 Tipo II, es posible que se quede atascado en las revisiones de seguridad, que no pueda avanzar en el proceso de ventas o que pierda negocios frente a competidores que sí lo tienen.

¿Necesita revisar uno, elaborar uno o ambos?

Lo más probable es que su organización se encuentre en ambos lados de la mesa de informes SOC. Aquí le mostramos cómo saber dónde se encuentra:

Necesita elaborar un informe SOC si:

  • Es un proveedor de servicios o una empresa SaaS que gestiona datos o sistemas de clientes.
  • Se lo solicitan durante la incorporación, las RFP o las revisiones de adquisición.
  • Está ascendiendo en el mercado y vendiendo a clientes empresariales o regulados.

Necesita evaluar los informes SOC si:

  • Trabaja con proveedores que gestionan datos, infraestructura o sistemas críticos para el negocio.
  • Gestiona el riesgo de terceros, la adquisición, el cumplimiento o las revisiones de seguridad.
  • Su sector requiere la diligencia debida documentada de los proveedores.

Cómo el software de riesgos ayuda a gestionar el proceso SOC

Tanto si se está preparando para su propia auditoría SOC como si está evaluando los informes de otros, el software de gestión de riesgos puede ayudar a aportar algo de claridad muy necesaria al proceso.

Si está elaborando informes SOC:

  • Las herramientas de gestión de tareas asignan responsabilidades y realizan un seguimiento del progreso en todos los departamentos.
  • La automatización del flujo de trabajo mantiene el proceso en movimiento con recordatorios y aprobaciones.
  • La gestión de pruebas permite la recopilación y el almacenamiento seguros de la documentación de control en un solo lugar.
  • Los paneles y los informes proporcionan visibilidad en tiempo real del estado y las carencias.
  • Los registros de auditoría documentan las acciones y los cambios para facilitar las revisiones y la rendición de cuentas.

Si está evaluando los informes SOC:

  • Los repositorios de documentos mantienen los informes SOC de los proveedores organizados y fácilmente accesibles.
  • La puntuación y las evaluaciones de riesgos estandarizan la forma en que evalúa la eficacia de los controles y los hallazgos.
  • El seguimiento de problemas ayuda a supervisar los elementos abiertos o las excepciones que necesitan un seguimiento.
  • Los paneles de control de riesgos de terceros ofrecen una visión de todo el portafolio del estado de los informes SOC en todos los proveedores.
  • Los flujos de trabajo de revisión garantizan una documentación coherente de las decisiones y los esfuerzos de remediación.

Los informes SOC demuestran si se puede confiar en su organización, en sus proveedores o en ambos con datos y sistemas confidenciales. Tanto si los elabora como si los revisa, sirven como un punto de referencia fiable para los controles internos.

El verdadero valor de un informe SOC no reside solo en superar la auditoría, sino también en cómo se aborda el proceso. Cuando se hacen bien, los informes SOC señalan la confianza y la madurez que pueden diferenciar a su empresa en sectores competitivos.

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