El complejo proceso de capacitar a una organización para que funcione de manera legal y ética, al tiempo que cumple sus objetivos empresariales, está lleno de presión y plagado de obstáculos. Desde el análisis del entorno normativo dinámico y la gestión de múltiples partes interesadas hasta la amenaza de sanciones económicas y daños a la reputación, los responsables de cumplimiento normativo soportan una pesada carga y no deben darse por sentados.
Celebrando la innovación con capacidades tecnológicas esenciales
Cada año, los profesionales del cumplimiento normativo que trabajan duro reciben el reconocimiento que merecen cuando celebramos el Día Nacional del Responsable de Cumplimiento Normativo. Para reconocer su función y su arduo trabajo, queríamos compartir los detalles de 10 capacidades tecnológicas inteligentes que todo responsable de cumplimiento normativo debería utilizar.
A medida que los departamentos de cumplimiento normativo evolucionan y crecen, también lo hacen las capacidades tecnológicas que apoyan a los profesionales del cumplimiento normativo en su día a día. Tanto si dispone de una solución GRC integrada como si sigue utilizando procesos manuales como hojas de cálculo y correos electrónicos para gestionar el cumplimiento, siempre hay alguna funcionalidad nueva disponible para facilitar un poco la vida de los profesionales del cumplimiento normativo. Haga un recorrido por las últimas capacidades tecnológicas disponibles al adoptar una solución GRC integrada de mejores prácticas para gestionar el cumplimiento y vea cuáles podrían beneficiar a su organización.
Biblioteca de obligaciones digitales
El primer paso en el camino hacia el cumplimiento es saber qué normas y reglamentos hay que seguir. Al recopilar esta información, los responsables de cumplimiento normativo pueden planificar y ejecutar su estrategia proactiva para adherirse a ellos. Pero con la gran cantidad de reglamentos, políticas y normas que muchas empresas deben cumplir, hace tiempo que quedaron atrás los días en que la gestión de este proceso mediante hojas de cálculo era suficiente.
Los equipos de cumplimiento eficientes emplean las últimas herramientas de software GRC para albergar sus vastas bibliotecas de obligaciones. El software GRC integra una biblioteca de obligaciones completa en la función operativa central de una empresa, lo que permite a los empleados comprender cómo operar para seguir cumpliendo las normas. Estas bibliotecas de obligaciones específicas permiten a las organizaciones capturar datos detallados sobre cada una de sus obligaciones, incluida información sobre los requisitos, las definiciones, las excepciones y la aplicabilidad de las normas.
La ventaja estratégica de una biblioteca digital de obligaciones
Este registro digital de los requisitos normativos y legislativos permite a los responsables de cumplimiento normativo realizar una serie de tareas vitales de forma expeditiva, como abordar las áreas de incumplimiento, priorizar las tareas teniendo en cuenta el riesgo de incumplimiento, asignar la responsabilidad y la titularidad, realizar un seguimiento del progreso y analizar los resultados. Al vincular la biblioteca de obligaciones a los flujos de trabajo, esta funcionalidad también permite a los responsables de cumplimiento normativo gestionar el impacto si una norma o reglamento cambia, señalando los fallos de cumplimiento y la posible exposición.
Además, los paneles intuitivos les permiten identificar y comprender sus obligaciones de cumplimiento normativo de forma rápida y rentable, y pueden clasificarse en módulos separados para facilitar el acceso, como la lucha contra el blanqueo de capitales, la ciberseguridad y el RGPD.
Análisis del horizonte normativo y flujos de trabajo de gestión de cambios
El cumplimiento normativo es un proceso dinámico en medio de marcos, directrices y mejores prácticas en constante cambio. A menos que tengan una bola de cristal, los responsables de cumplimiento normativo no pueden predecir lo que está en el horizonte desde una perspectiva normativa. Para negociar este panorama impredecible con éxito, deben inculcar la resiliencia y la agilidad mediante el despliegue de prácticas proactivas de gestión del cambio normativo que incorporen el análisis del horizonte normativo.
El análisis del horizonte normativo habilitado por software permite a las empresas vincular su herramienta GRC a su proveedor de contenido normativo preferido y recibir notificaciones de los próximos cambios que se incorporan directamente a su proceso de cumplimiento. Cada requisito de cumplimiento se asigna a los procesos empresariales asociados. Por lo tanto, cuando se recibe una notificación de un próximo cambio, las partes interesadas pueden asimilar fácilmente las modificaciones o nuevas adiciones de las normas, determinar su impacto en las obligaciones existentes de la organización, actualizar los controles, las políticas y los procedimientos necesarios, y garantizar que los cambios se socialicen y se implementen.
Los flujos de trabajo automáticos instigan un proceso de cambio paso a paso, registrando automáticamente la finalización de cada etapa de la implementación de un cambio, compilando un registro de auditoría completo para los reguladores. Las notificaciones automáticas alertan a las partes interesadas de los plazos incumplidos y los próximos cambios, lo que garantiza que la empresa esté siempre al día con los requisitos normativos.
El uso de una solución de gestión del cambio normativo de mejores prácticas con análisis del horizonte normativo permite a una empresa identificar y evaluar automáticamente los cambios antes de notificar a las partes interesadas, proporcionando la previsión necesaria para cumplir sistemáticamente las obligaciones normativas.
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Herramientas automatizadas de gestión de políticas
Las políticas proporcionan las bases sobre las que opera una empresa. Sin un conjunto completo de políticas, las empresas se exponen a un mundo de ambigüedad y costes imprevistos, e incluso a multas y sanciones. Las grandes empresas tienen miles de políticas y procedimientos operativos que abarcan funciones clave como RR. HH., TI, ventas y operaciones que a menudo son aplicables a toda la empresa. Para garantizar la creación, la aprobación, la circulación y las certificaciones eficientes de las políticas, las empresas están recurriendo a herramientas centralizadas de gestión de políticas para automatizar el proceso.
El software de gestión de políticas puede aprovecharse para mantener la gestión del ciclo de vida de las políticas en todo el desarrollo, el mantenimiento, la comunicación y la certificación. Las políticas se crean en un formato coherente utilizando plantillas predefinidas. A medida que se introducen en el sistema, el propietario de la política completará los campos clave relativos a a quién se aplica la política, quién es el propietario, quién tiene que aprobarla y cuándo debe revisarse, creando un inventario de políticas claro.
Una vez que se crea una política, se puede impulsar a través de un flujo de trabajo de aprobación para obtener la aprobación y, cuando la política está activa, se pueden obtener certificaciones del personal aplicable que debe aceptar la política. Este proceso automatizado proporciona un registro de auditoría sólido y una capacidad de gestión de contenido para garantizar que las políticas estén actualizadas y comunicadas. Los responsables de cumplimiento normativo pueden evaluar fácilmente la gestión de las políticas en curso, identificar las áreas que requieren mejoras y actuar con rapidez para realizar cambios que valgan la pena.
Flujos de trabajo automatizados para gestionar los requisitos de cumplimiento
Los procedimientos operativos inculcan las políticas y los procesos necesarios para que una organización complete las tareas de acuerdo con los requisitos y las normas normativas clave, como SOX, GDPR, ISO y PCI DSS. El incumplimiento de estas normas expone a las organizaciones a una serie de consecuencias perjudiciales: multas, daños a la reputación, pérdida de personal, tiempo de inactividad y reducción de la productividad.
El software GRC apoya a los responsables de cumplimiento normativo proporcionando procesos estructurados que crean normas operativas para el personal que cumplen los requisitos de cada reglamento. El software facilita flujos de trabajo específicos con procesos paso a paso que se alinean con los requisitos de cada reglamento y norma aplicables.
Garantía de cumplimiento: aprovechamiento de los sistemas centralizados para la gestión proactiva y la visibilidad
Estas capacidades preconfiguradas y los procesos estructurados facilitan que el personal se mantenga al tanto de los requisitos de cumplimiento, ya que el sistema señala los plazos incumplidos, las fechas de vencimiento y las tareas no realizadas a la parte interesada pertinente. Los gerentes también tendrán visibilidad de cualquier riesgo de incumplimiento, lo que les permitirá abordar los problemas en curso. Esto garantiza que, en la rara ocasión en que surja un problema, una organización pueda demostrar que ha hecho todo lo posible para seguir cumpliendo las normas e identificar claramente dónde se producen los problemas. Esto facilita a las empresas demostrar el cumplimiento a los auditores y reguladores utilizando los paneles e informes en tiempo real dentro de la herramienta.
Herramientas especializadas para gestionar auditorías e inspecciones
Las auditorías y las inspecciones son una forma vital de asegurar a la empresa que se están siguiendo las directrices y que las operaciones van por buen camino. Corresponde al responsable de cumplimiento normativo proporcionar la prueba necesaria de que las normas son lo suficientemente altas como para superar las auditorías y las inspecciones, garantizando que todos los hallazgos se registren y se rastreen, un requisito que a menudo se ve obstaculizado por los engorrosos procesos manuales, como las hojas de cálculo y los correos electrónicos.
El uso de una solución de software GRC para automatizar el proceso de auditoría e inspección añade estructura y garantiza que cualquier fallo y acción cautelar se aborden de manera oportuna. El software permite a las organizaciones establecer un registro de auditoría central que enriquece la precisión y la accesibilidad de los datos.
Mejora de las capacidades de cumplimiento con sistemas de auditoría centralizados
El uso de una solución específica impulsa la responsabilidad individual de los requisitos de auditoría y garantiza la propiedad de cualquier acción correctiva necesaria. Todos los hallazgos de la auditoría se capturan de forma centralizada, lo que facilita a las empresas la comprensión de los problemas inherentes para garantizar que las auditorías futuras se desarrollen sin problemas. Muchos sistemas de auditoría le permiten vincular los hallazgos de la auditoría con la gestión de riesgos, lo que significa que la auditoría se puede vincular a cualquier riesgo relacionado, y las recomendaciones se pueden vincular y sincronizar con las acciones de tratamiento de riesgos.
El uso de un sistema centralizado facilita la configuración y la réplica de auditorías e inspecciones recurrentes y la ejecución de informes holísticos para ver cómo está funcionando la empresa.
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Gobernanza automatizada y certificaciones en línea
La gobernanza corporativa establece los procedimientos internos, las normas y los controles que una organización implementa para; gobernarse a sí misma, tomar decisiones informadas, cumplir con la ley, operar de acuerdo con sus valores declarados y satisfacer las necesidades de las partes interesadas externas. Los programas de gobernanza ineficientes privan a una organización de esta estructura vital en medio de disciplinas desconectadas, herramientas aisladas y datos aislados.
La base de una buena gobernanza
Las organizaciones maduras utilizan soluciones de software GRC para mejorar la gobernanza. Muchas soluciones vienen con flujos de trabajo de mejores prácticas para garantizar que una empresa opere en línea con los requisitos obligatorios como el GDPR, las normas ISO, SOX y otros requisitos financieros. El uso de estos procesos estructurados facilitados por la herramienta, las organizaciones pueden seguir cumpliendo fácilmente con una serie de reglamentos y proporcionar pruebas a los auditores y reguladores.
La información y la dirección clara son la columna vertebral de una buena gobernanza. Los procedimientos operativos estructurados y los datos de alta calidad son esenciales para garantizar una buena gobernanza. El software facilita a una empresa la adición de estructura a cualquier proceso proporcionando plantillas para garantizar que no se omitan campos y menús desplegables para garantizar un formato coherente de los datos. Los flujos de trabajo paso a paso garantizan que no se omita ningún paso en ningún proceso y que todas las aprobaciones se obtengan dentro de la solución. Todo tiene fecha y hora, lo que proporciona un registro de auditoría completo para los reguladores.
Un enfoque sinérgico de las estrategias de gobernanza y cumplimiento
Una solución de software que recopila y analiza los datos que alimentan un marco de gobernanza sólido crea una única fuente de verdad para los responsables de cumplimiento normativo que produce información procesable en el formato de paneles, registros de auditoría e informes.
Este enfoque unificado permite a las empresas alinear su marco de gobernanza con la estrategia empresarial general, para garantizar que todos los equipos trabajen hacia los mismos objetivos y los beneficios sean convincentes: mejora las relaciones entre la dirección, el consejo de administración, los accionistas y otras partes interesadas; proporciona la estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la empresa; y determina los medios para alcanzar esos objetivos y supervisar el rendimiento.
Flujos de trabajo y alertas automatizados
El uso de la automatización del flujo de trabajo para reemplazar los procesos manuales hace que el flujo de tareas, documentos e información a través de las actividades relacionadas con el trabajo se realice de acuerdo con las reglas de negocio definidas. Al automatizar la gestión de las actividades necesarias para completar una tarea, los procesos GRC se optimizan mediante la asignación de tareas, la supervisión de cuestionarios y encuestas de evaluación, el envío de solicitudes y seguimientos, y el seguimiento del progreso con respecto a los objetivos, todo ello con unos pocos clics.
Los responsables de cumplimiento normativo suelen utilizar flujos de trabajo automatizados para implementar procesos estructurados de aprobación, implementar acciones de remediación, gestionar el cambio normativo, supervisar los regalos y la hospitalidad, y para registrar y resolver incidentes. Por ejemplo, se pueden establecer controles internos con flujos de trabajo y alertas automatizados para notificar a las partes interesadas sobre cosas como plazos incumplidos, anomalías en los datos y sobrecostes presupuestarios, lo que permite tomar medidas e intervenir con rapidez.
Paneles e informes en tiempo real
Es hora de que se permita a los responsables de cumplimiento normativo abandonar las hojas de cálculo, los correos electrónicos y los documentos y carpetas compartidos y adoptar la innovación. El software GRC ofrece paneles integrados repletos de funcionalidad intuitiva que permite a los responsables de cumplimiento normativo comprender fácilmente sus obligaciones actuales y su estado de cumplimiento. Pueden profundizar en las áreas de incumplimiento, los plazos incumplidos y las acciones atrasadas para instigar acciones de remediación rápidamente. Esta vista de panel único sustenta un enfoque holístico de GRC que puede crecer y evolucionar con una organización e involucrar a las partes interesadas.
La capacidad del software para simplificar el proceso de supervisión y revisión del cumplimiento garantiza que la información se gestione y se informe de forma centralizada, con paneles diseñados para resaltar las áreas de interés de la gestión. La funcionalidad de informes automatizados se puede utilizar para agilizar los requisitos de informes internos desde el nivel superior, eliminando las laboriosas tareas administrativas.
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Gestión de incidentes de mejores prácticas
Todas las organizaciones están expuestas a posibles incidentes de diversos grados de gravedad, desde incidentes importantes como ciberataques y tiempo de inactividad del sistema hasta incidentes menores como resbalones y tropiezos.
Los procesos reactivos y manuales de gestión de incidentes conducen a cuasi accidentes e incidentes aparentemente menores que se escapan, generando una visión limitada del rendimiento de la seguridad y el riesgo en el lugar de trabajo. Sin embargo, si se informan y se gestionan de forma eficaz, estos eventos potencialmente perjudiciales presentan oportunidades para construir las bases de la prevención. Esto ha llevado a las organizaciones a buscar herramientas de gestión de incidentes de mejores prácticas para agilizar el proceso y sacar el máximo provecho de sus datos de incidentes.
Agilización de la gestión de incidentes con el software GRC
El software GRC integra los cuatro elementos centrales de la gestión de incidentes eficaz en una organización: identificación, respuesta, remediación y análisis. Esta estructura permite a los empleados de todos los niveles registrar los incidentes de forma coherente y cargar imágenes y pruebas de apoyo. La mayoría de las soluciones ofrecen informes de cuasi accidentes que permiten a los equipos aprender de los errores y evitar que se repitan.
Para aquellos incidentes que ocurren, una solución de mejores prácticas permitirá a los equipos llevar a cabo investigaciones utilizando el análisis de la causa raíz y gestionar los incidentes hasta su resolución. Los casos se pueden informar desde múltiples fuentes y alinearse con los procesos de negocio, los controles, los riesgos, las políticas y los reglamentos para identificar posibles eventos desencadenantes y permitir a las empresas reducir significativamente el número de incidentes.
Gestión automatizada de riesgos
Las evaluaciones de riesgos miden y priorizan los riesgos para que los niveles de riesgo se gestionen dentro de los umbrales de tolerancia definidos y las organizaciones estén preparadas para responder a ellos de forma adecuada. Los procesos manuales carecen de la agilidad necesaria para señalar los riesgos de forma temprana y resolverlos rápidamente.
Esto ha dejado a los responsables de cumplimiento normativo y a los profesionales de riesgos buscando herramientas automatizadas para estructurar su proceso de gestión de riesgos. Las herramientas GRC ofrecen plantillas de evaluación de riesgos de mejores prácticas que se pueden distribuir utilizando flujos de trabajo automatizados, involucrando a toda la empresa en el proceso de gestión de riesgos.
Navegando por el cumplimiento y el riesgo mediante el aprovechamiento del software GRC para la agilidad empresarial
El registro de riesgos digital disponible dentro del software GRC permite registrar y rastrear todos los riesgos potenciales de forma coherente y ofrece la funcionalidad para definir los KPI y las tolerancias de riesgo, para supervisar la probabilidad de riesgo. Las soluciones modernas permiten las integraciones de API con otros sistemas y fuentes de datos, lo que permite a una empresa utilizar datos en vivo para detectar posibles riesgos utilizando la supervisión automatizada de controles. Esta funcionalidad puede detectar anomalías en grandes conjuntos de datos, señalar plazos u aprobaciones incumplidas o notificar cuando se está acercando a sus KPI o tolerancias de riesgo, dando a las partes interesadas la agilidad necesaria para rectificar los problemas rápidamente.
El uso de una solución automatizada de gestión de riesgos permite a los responsables de cumplimiento normativo ver los datos de riesgo a través de una serie de paneles e informes interactivos, lo que les permite comprender cualquier riesgo de incumplimiento y actuar sobre ellos de inmediato. Pueden reducir las tareas de elaboración de informes monótonas y centrar toda su atención en la mejora de los procesos para reducir aún más el riesgo y aumentar el cumplimiento, que es donde pueden aportar un valor real a una organización.
Convierta el cumplimiento en una prioridad con el software GRC
Los responsables de cumplimiento normativo deben tener acceso a las últimas soluciones tecnológicas para facilitar su trabajo y permitirles aportar un valor real a sus organizaciones. Estas herramientas GRC especializadas amplían el alcance del responsable de cumplimiento normativo, hacen que toda la organización sea responsable del cumplimiento y proporcionan a los responsables de cumplimiento normativo la supervisión que necesitan para impulsar la mejora y crear eficiencias.
Los responsables de cumplimiento normativo deben disponer de una plataforma para hacer su trabajo correctamente, y los líderes empresariales que reconozcan esto cosecharán los beneficios de una organización más conforme que evite posibles multas y sanciones. La adopción de un software GRC da nueva vida a la función de cumplimiento al agilizar los procesos y proporcionar un punto central de supervisión. Las herramientas automatizadas sustituyen a los procesos manuales y a los datos aislados para ofrecer un enfoque holístico del cumplimiento que el humilde responsable de cumplimiento normativo lleva demasiado tiempo anhelando.
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