Entre las muchas lecciones aprendidas en 2020 está que las organizaciones sin procesos repetibles y sostenibles para gestionar el cumplimiento corporativo corren un claro peligro de fracasar. Mantenerse al día con las normativas y políticas en constante cambio requiere una solución tecnológica que sea flexible, escalable e integrada. La tecnología adecuada añadirá eficiencia, demostrará eficacia y elevará el valor de la función de cumplimiento para la organización.
Esto es lo que debes preguntar cuando evalúes posibles soluciones:
- ¿Es fácil utilizar la tecnología? Incluso el mejor software es prácticamente inútil si es demasiado difícil de usar. Y cuanto más fácil sea utilizarlo, más gente se comprometerá, y mayor será el nivel de compromiso.
- ¿Hasta qué punto es accesible la tecnología? Ya nadie quiere estar encadenado a un escritorio.
El software debe ser accesible en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo: portátil, ordenador de sobremesa, tableta o teléfono. - ¿Es seguro el sistema? Asegúrate de que tus datos están protegidos con la máxima seguridad de extremo a extremo, certificada de forma independiente.
- ¿Dónde se almacena la información sobre el cumplimiento? Las soluciones basadas en la nube se consideran más seguras que los sistemas alojados localmente.
También ofrecen la ventaja de las actualizaciones automáticas con una interrupción mínima. - ¿Es fiable el sistema? Para mantener contentos a los usuarios, quieres un sistema fiable y constante que te dé las respuestas que necesitas sin apenas tiempo de espera para consultas, búsquedas o análisis.
- ¿Es fácil hacer cambios y actualizaciones? Deberías poder añadir fácilmente campos, personalizar el diseño de las páginas y modificar la configuración para adaptarla a los cambios en la normativa, a los nuevos requisitos o a la evolución de las prioridades, sin la ayuda de TI O de tu proveedor de software.
- ¿Está todo lo necesario en el mismo sitio? Quieres poder acceder a toda la documentación relevante, ver el estado actual y comunicarte entre departamentos, áreas funcionales y ubicaciones sin salir nunca de la plataforma.
Y cada actividad debe registrarse automáticamente para tener una pista de auditoría clara. - ¿Qué se puede automatizar? Una solución eficaz automatiza los flujos de trabajo, las evaluaciones, los atestados, las alertas y los planes de acción para que el equipo de cumplimiento pueda centrarse en las tareas que requieren inteligencia humana. El software también puede integrar a la perfección datos en tiempo real de valiosas fuentes de terceros con tu propio sistema de gestión de riesgos para aportar una inteligencia más profunda a tu proceso de toma de decisiones.
- ¿Se integra la tecnología con otras funciones? El valor de la tecnología de cumplimiento se dispara cuando se integra perfectamente con la gestión de riesgos de terceros, la auditoría interna y otras funciones de gestión de riesgos para darte una imagen precisa de tu riesgo total. Con una tecnología verdaderamente integrada, puedes ver cómo un suceso de riesgo fluye por toda la organización, y medir el impacto acumulativo desde el cumplimiento hasta las reclamaciones y más allá.
- ¿Puedes extraer la historia completa de tus datos? Busca una solución que proporcione análisis de datos, visualización y conocimiento de tus riesgos y tendencias de cumplimiento, y que te muestre cómo afectan a otros riesgos y a la organización en general.
- ¿Hay cuadros de mando disponibles, y son personalizables? Los cuadros de mando personalizables permiten a todo el mundo, desde los miembros del equipo de cumplimiento hasta los directivos, tomar el pulso a las métricas que más les importan.
- ¿Con qué facilidad se pueden crear informes? No hay nada más frustrante que tener grandes datos y no encontrar una forma fácil de darles sentido.
Las soluciones más útiles ofrecen informes de «apuntar y hacer clic» para las presentaciones reglamentarias obligatorias, una visión global para los ejecutivos y capacidades de desglose para los tácticos.
La tecnología de cumplimiento moderna e integrada no sólo te muestra el impacto de tus riesgos de cumplimiento, sino cómo los riesgos de cumplimiento podrían afectar al riesgo de terceros, al riesgo de la empresa e incluso a las reclamaciones. Por fin podrás comprender el alcance total del cumplimiento en la organización. ¿Preparado para dar el siguiente paso? Empieza a redactar tu RFP con la lista de Riskonnect de las preguntas más críticas relacionadas con el cumplimiento. La plantilla descargable de RFP de cumplimiento puede modificarse fácilmente para adaptarla a tus necesidades.
Para saber más sobre el cumplimiento como parte de una solución GRC más amplia, consulta GRC: La guía definitiva.
