Según IAG Consulting, sólo el 32% de todos los proyectos de TI se completan con éxito. Esto significa que ¡¡¡2/3 de todos los proyectos tecnológicos fracasan!!! He aquí algunas razones por las que las implantaciones de sistemas pueden descarrilar por problemas imprevistos de calendario y costes. 1. No se trata sólo del sistema.
Con demasiada frecuencia, las organizaciones implantan un nuevo sistema de software y no incluyen los procesos y las personas en su planificación. Tener un conocimiento fundamental de los procesos actuales y de cómo cada uno de ellos se alineará con la nueva funcionalidad del sistema, así como identificar y perfilar a los usuarios finales, ayudará a tener en cuenta todo y a todos los que se verán afectados. 2. No tener claros los requisitos y las expectativas de lo que aportará el sistema.
Si no defines claramente lo que quieres de un sistema por adelantado, ¿cómo puedes asegurarte de que al final obtienes lo que necesitas? Unas métricas claras y precisas son la medida del éxito en cualquier implantación. 3. Automatizar procesos ineficaces o ineficientes.
Cuando los procesos son enrevesados e ineficaces en la actualidad (sobre todo si se realizan manualmente), es probable que no funcionen mejor si se automatizan. Antes de implantar un nuevo sistema, es el momento ideal para reexaminar y racionalizar los flujos de trabajo. 4. Plazos de implantación agresivos y poco realistas.
Intentar sustituir un sistema de décadas de antigüedad en cuestión de semanas es poco realista y probablemente conducirá a resultados decepcionantes. Debes asignar tiempo suficiente para analizar, diseñar, planificar, probar y ejecutar, así como para tener en cuenta las «incógnitas» que puedan surgir durante el proceso. 5. Asignar recursos al proyecto únicamente en función de su disponibilidad.
Capacidad no siempre equivale a calidad. El papel de un analista de negocio cualificado y experimentado es fundamental en la implantación de un nuevo sistema. El BA trabaja con la organización para comprender claramente los problemas, cuestiones, oportunidades y objetivos específicos del proyecto. Una vez identificados éstos, el BA ayuda a establecer las métricas por las que el proyecto puede considerarse un éxito. La Dirección del Proyecto, junto con el analista de negocio, puede entonces trabajar para cumplir los objetivos y expectativas de la implantación. 6. Falta de adopción por parte de los usuarios.
Una implantación no tendrá éxito si los usuarios finales no adoptan el nuevo sistema. La formación y las herramientas son fundamentales para la adopción por parte de los usuarios, al igual que el establecimiento de una red de campeones dentro de la comunidad de usuarios que defienda el proyecto y la adopción por parte de los usuarios antes, durante y después de la implantación. La teoría, la práctica, el pragmatismo y el sentido común influyen en el resultado de la implantación de un sistema. Los puntos que acabamos de exponer deberían servir de reflexión a cualquiera que se enfrente al reto de llevar a buen puerto la implantación de un sistema.
