A tecnologia, o serviço e as funcionalidades são factores importantes a considerar quando se adquire um RMIS (Risk Management Information System); no entanto, isso é apenas o começo.
Compreender as tuas necessidades, saber o que as partes interessadas exigem e selecionar o fornecedor de soluções certo é igualmente importante, se não mais.
Aqui estão cinco coisas que você deve considerar ao comprar um RMIS: 1. Entenda suas necessidades. Faz um inventário dos teus processos, intervenientes e tecnologia actuais.
Quais são os problemas que tens e quais são os pontos problemáticos?
O que precisas que o teu RMIS faça?
A aplicação de uma nova tecnologia a um processo quebrado não o resolverá, mas a clarificação antecipada das áreas problemáticas – e o estabelecimento de objectivos claros que pretende alcançar – garantirá o sucesso.
Se não sabe exatamente quais são os seus problemas, não é o único.
Para ajudar a clarificar, eis algumas perguntas que deves fazer a ti próprio:
- Quem serão os principais utilizadores do RMIS?
Quais são as suas necessidades funcionais? - O que é que vai ser gerido no RMIS (ou seja, risco, segurança, reclamações, etc.)?
- Quais são as capacidades que preciso que o RMIS realize?
Por exemplo, preciso de relatórios sofisticados ou capacidades analíticas? - Quais são os pontos problemáticos nos processos actuais?
Quais são os problemas que a minha organização tem com os processos ou tecnologias actuais?
Um SIRM afecta muitas áreas funcionais, pelo que é importante incluir as partes interessadas de toda a organização para ter uma compreensão clara das suas necessidades.
Reunir diversas prioridades e pontos de vista garante que todas as questões críticas sejam levantadas logo de início e que problemas inesperados não atrasem o processo. 2. Ter um plano de como um SIRM irá complementar ou substituir os seus actuais processos empresariais ou tecnologia. Um SIRM é um investimento significativo, mas muitas organizações não tiram o máximo partido desse investimento.
Fluxos de trabalho ineficientes, processos desactualizados, falta de adesão dos executivos e resistência à mudança podem afetar negativamente a eficácia do seu SIRM.
Faz o teu trabalho de casa sobre as caraterísticas e capacidades da tecnologia RMIS e compara-as com as necessidades que identificaste.
Dedica algum tempo a examinar os fluxos de trabalho em pormenor para ver se existe uma forma melhor de realizar o que precisas e desenvolve um plano para a forma como o SIRM irá melhorar e simplificar os teus processos empresariais actuais.
O facto de algo ter sido sempre feito de uma forma não significa necessariamente que seja a melhor forma de o fazer.
Em última análise, um SIRM deve melhorar a eficácia da gestão de riscos, aumentando a produtividade dos funcionários através da eliminação de tarefas pesadas e ineficientes. 3. Faz um test drive do RMIS. Reserva um tempo para solicitar uma demonstração ou um teste. Quão fácil e intuitiva é a experiência do utilizador? Todas as funcionalidades de que necessitas estão acessíveis a partir de tablets, telemóveis e computadores portáteis? Os relatórios e as análises são suficientemente sofisticados para as tuas necessidades? Aqui estão algumas perguntas que podes fazer durante a demonstração:
- A tua solução tem capacidades avançadas de criação de relatórios incorporadas para fornecer informações mais aprofundadas, ou é necessário desenvolver relatórios personalizados?
Podes mostrar-me? - Qual a facilidade de integração do RMIS com outros sistemas?
- Quais são as capacidades móveis do RMIS?
- Como é que os meus dados estão protegidos?
Os utilizadores internos e externos podem aceder aos meus dados?
Quais são os níveis de segurança para os utilizadores?
4. Seleciona o fornecedor de serviços adequado. Um RMIS é um investimento significativo e de longo prazo que vai além da tecnologia.
Certifica-te sempre de que o fornecedor do RMIS demonstrou experiência em tecnologia, riscos e seguros – e tem a longevidade e os recursos para ir até ao fim contigo.
O fornecedor tem a estabilidade e os recursos financeiros para cumprir as suas promessas a longo prazo?
Está totalmente empenhado em desenvolver uma parceria forte contigo?
Selecionar o fornecedor de serviços certo faz toda a diferença. 5. Compreende o processo de implementação. Um SIRM é um sistema grande e complexo, com múltiplas interfaces, pelo que a implementação não se fará de um dia para o outro.
Certifica-te de que o fornecedor de serviços tem experiência no planeamento, execução e formação para a implementação.
Reduz o tempo de implementação do SIRM, os custos e o retrabalho, dividindo o processo de implementação em fases e mantendo uma linha de comunicação clara entre todas as partes.
Cada organização é diferente, pelo que é importante avaliar as suas necessidades organizacionais, compreender os seus processos empresariais e efetuar as devidas diligências na tecnologia e no fornecedor de serviços antes de adquirir um RMIS.
Com o fornecedor certo – e o sistema certo – pode ter a certeza de que o RMIS tornará o seu trabalho mais fácil, a sua equipa mais bem sucedida e a sua empresa mais forte.
Para obter uma lista mais completa dos aspectos a considerar na compra de um SIRM, consulta o Guia do Comprador do SIRM.
