Todos os projectos envolvem algum risco – derrapagens de custos, atrasos e resultados que não cumprem os padrões de qualidade. Mas com um processo eficaz de gestão de riscos do projeto, podes identificar sistematicamente os riscos, gerir as tuas respostas e tirar partido das oportunidades à medida que estas surgem. Quando isso acontece, tens muito mais hipóteses de o teu projeto atingir todos os objectivos em termos de prazo, orçamento e especificações. Aqui estão as cinco etapas de um processo de gerenciamento de riscos de projeto bem-sucedido e como realizar cada uma delas.

Passo 1: Identificar os riscos – O que pode causar danos ao teu projeto?

Compreender plenamente os riscos para o custo, o calendário e o desempenho exige uma investigação em áreas subjacentes como a saúde e a segurança, as finanças, a estratégia e os requisitos regulamentares. Pede a todos os intervenientes no projeto que dêem a sua opinião sobre os riscos que um projeto enfrenta, para que esses riscos sejam analisados de todas as perspectivas. Captura a informação num software especificamente concebido para gerir os riscos do projeto, onde possa ser facilmente partilhada com os membros da equipa do projeto e outras partes interessadas da organização. Uma ferramenta de gestão de riscos do projeto com funcionalidades de partilha de informação bem integradas também pode ajudar a evitar um dos riscos que reduzem o desempenho – a falta de comunicação. Uma boa comunicação ao longo de um projeto garante que o teu plano se adapta rapidamente às condições em mudança.

Passo 2: Analisa os riscos – Qual é a probabilidade de ocorrerem e quais seriam os seus impactos?

Um processo de gestão dos riscos do projeto bem concebido estabelece cuidadosamente as prioridades dos recursos e das respostas aos riscos do projeto, determinando a probabilidade de ocorrência de um risco e a gravidade do seu impacto. Seria uma pequena falha no calendário ou faria descarrilar o projeto por completo? A tecnologia pode padronizar as tuas avaliações de risco, para que todos usem a mesma abordagem. O software também oferece ferramentas analíticas sofisticadas para o ajudar a prever os custos, o prazo e a variabilidade do projeto. Os mapas de calor, por exemplo, podem ajudar-te a visualizar os riscos e a sua magnitude para os veres estrategicamente e responderes em conformidade.

Passo 3: Avaliar os riscos – O que queres fazer com cada um deles?

Depois de analisares os riscos que enfrentas, tens quatro opções sobre como lidar com cada um deles:

  • Aceitar – Reconheces o risco da atividade planeada e não te importas de a assumir.
  • Evitar – Decide que não vale a pena realizar a atividade porque os potenciais custos ultrapassam os benefícios.
  • Controlo – Estás disposto a aceitar o risco, mas a um nível reduzido.
  • Transferência – Pretende que outra pessoa assuma a responsabilidade pelo impacto, o que normalmente é feito através da aquisição de um seguro ou da subcontratação.

A tecnologia pode fornecer um local central para acompanhar as suas acções e resultados para cada risco e atribuir os seus recursos limitados para melhor atingir os seus objectivos.

Passo 4: Implementar um plano – O que precisas para pôr o teu plano em ação?

Agora que tens uma compreensão clara dos teus riscos, de que recursos precisas para executar o teu plano? Precisas de orçamento, pessoas, software ou outra coisa qualquer? O software de gestão de riscos do projeto pode consolidar os riscos e os planos de mitigação num único local para facilitar o acompanhamento. É particularmente útil se esses dados forem integrados diretamente no seu software de calendarização para mostrar automaticamente o impacto atual do risco nos prazos e nos resultados. Os alertas podem manter a equipa informada quando for necessário fazer alterações.

Passo 5: Monitorizar os resultados – O teu processo de gestão dos riscos do projeto foi eficaz?

O passo final é rever a eficácia dos teus controlos. Os teus riscos identificados podem ter mudado de dimensão ou de âmbito ao longo do projeto. Outros riscos podem ter surgido, e novas oportunidades podem ter aparecido para serem aproveitadas. Certifica-te de que captas as informações importantes antes que a equipa do projeto se disperse e siga em frente. Esta “biblioteca” de riscos, impactos e tratamentos do projeto dá aos novos projectos um ponto de partida para o que deve ser considerado. A biblioteca também pode ser consultada várias vezes ao longo da duração do projeto. Quanto mais informações sobre os riscos existirem na tua biblioteca de riscos, menor será a probabilidade de seres surpreendido por um risco não considerado. O software de gestão dos riscos do projeto facilita a recolha desta informação em relatórios altamente visuais concebidos para os líderes. Eles podem ver os riscos e os impactos tanto dentro de um projeto individual quanto agregados entre projetos – algo que não é possível com planilhas ou software de agendamento de projetos. E a informação detalhada subjacente aos relatórios está disponível, caso estejam interessados.

A melhor hipótese de sucesso

Um processo de gestão de riscos de projeto proporciona-te uma estrutura sistemática para analisar os riscos em pormenor, determinar a sua probabilidade e potencial impacto e gerir acções. A tecnologia pode facilitar o trabalho, mas adicionar estrutura e propósito à forma como os riscos são geridos irá ajudá-lo a planear proactivamente tudo o que possa surgir no seu caminho. Isso dará a cada projeto a melhor chance de sucesso.

Para saber mais sobre o gerenciamento de riscos de projetos, baixe o ebook Seven Risk Management Habits for Successful Projects e confira o software de gerenciamento de riscos de projetos da Riskonnect, o Active Risk Manager.