Para los que se dedican a la gestión de riesgos, los grandes datos son el equivalente al oro en polvo. Puedes tener un equipo fantástico, buenos flujos de trabajo y corazonadas perspicaces, pero los datos ricos son el elemento que te impulsará hacia adelante. Cualquier tipo de sistema integrado de gestión de riesgos debe estar diseñado para recopilar datos de calidad. Cuanto más completos y precisos sean tus datos, más profundo será el análisis que puedas emprender y más creativo podrás ser a la hora de acudir al mercado. Para ello, vamos a ver tres elementos que tendrán un gran impacto en la recopilación de tus datos.
Empieza pronto
Sabemos que todo el proceso de renovación del seguro puede ser largo, por la cantidad de contactos y cotejos que implica, así que cuanto antes empieces, mejor. En las fases iniciales, conviene asegurarse de que tienes un objetivo final muy claro, y de que todos los departamentos implicados lo saben y saben cómo pueden ayudarte a alcanzarlo. Una vez que lo hayas establecido, es importante cerciorarse:
- ¿Tus líneas de negocio comerciales se han mantenido igual o ha habido algún cambio?
- Si ha habido un cambio, ¿se han contabilizado correctamente todos los activos?
- ¿Qué información necesitarán las aseguradoras?
Saber estas cosas te ayudará a minimizar las posibles lagunas en los datos y a aclarar lo que las aseguradoras necesitarán de ti. Empezar pronto también te dará más tiempo para analizar los datos, descubrir nuevas oportunidades e identificar anomalías o aspectos negativos que surjan en los datos y anticiparte a los problemas que podrían tener las aseguradoras.
Sé claro en tu comunicación
Para reunir esta cantidad dispar de datos y poder presentar estos argumentos, tienes que ser capaz de comunicar lo que intentas conseguir y lo que necesitas de los departamentos implicados en el proceso. Unas directrices claras, transparentes y constantes son imprescindibles en todas las fases del proceso de renovación del seguro, pero sobre todo en la fase del cuestionario, en la que recopilarás una cantidad importante de datos. Hay varias formas de asegurarte de que te comunicas con claridad. Para saber si te estás comunicando correctamente, tienes que preguntar:
- ¿Todos los departamentos tienen claro lo que necesito de ellos y cuándo lo necesito?
- ¿Todos los departamentos conocen las ramificaciones de no rellenar a tiempo el cuestionario de renovación?
- ¿Puedo ver en qué punto del cuestionario están los distintos departamentos, para poder pincharles si es necesario?
- ¿He agendado recordatorios para los rezagados?
- ¿Existen incentivos para los departamentos con grandes primas y medidas punitivas para los rezagados? (Si no es así, ¿debería haberlos?)
Y dado lo complejo y agotador que es el propio cuestionario de renovación, tienes que asegurarte de que el cuestionario lo sea:
- Claro
- Fácil de seguir
- Se puede acceder en la lengua/moneda correspondiente
- Está escrito en inglés sencillo (si el inglés es el idioma) y adaptado al nivel de comprensión del encuestado
Si eres claro y transparente en tus expectativas y haces que el proceso sea lo menos doloroso posible para tus colegas, tus datos serán más ricos. Cuanto mejores sean los datos, mejor será la imagen que puedas obtener de la empresa; unos datos excelentes son la diferencia entre ver una instantánea de la empresa o un vídeo de alta definición.
Pon tu sistema en línea
Sin embargo, la mejor forma de recopilar datos de renovación eficaces es asegurarte de que tu sistema está en línea. Un sistema en línea, como un Sistema de Información de Gestión de Riesgos (sistema RMIS), puede transformar la forma en que recopilas e interpretas tus datos. Un RMIS en línea:
- Permitirte acceder a los datos de los últimos años
- Guarda todos tus datos en un solo lugar
- Te ayudan a encontrar rápidamente los datos que necesitas
- Puede proporcionar análisis en cada fase del proceso.
Este último punto es especialmente importante, porque un software RMIS no sólo permite recopilar datos, sino que te faculta para analizarlos en el contexto de tu historial organizativo, lo que te ayudará a identificar tendencias que pueden ahorrar a tu empresa una importante cantidad de dinero. ¿Quieres más consejos sobre cómo agilizar el proceso de renovación del seguro?
