Cómo el Departamento de Educación de Queensland transformó sus capacidades de información y toma de decisiones con una visión única del riesgo
INDUSTRIA
Gobierno y Educación
LOCALIZACIÓN
Australia
NÚMERO DE EMPLEADOS
85.000
El tercer estado más grande de Australia confía en la solución de Riskonnect para monitorear el riesgo y el cumplimiento en escuelas y oficinas regionales.
El Departamento de Educación de Queensland proporciona servicios educativos de clase mundial para personas en todas las etapas de su desarrollo personal y profesional. A través de sus carteras clave de Educación Infantil y Educación, el Departamento emplea a más de 85.000 personas en todo Queensland, con personal ubicado en más de 1.200 lugares de trabajo, incluyendo escuelas estatales y oficinas regionales. Como el tercer estado más grande, Queensland representa más del 20% de la matrícula educativa del país.
El desafío
Sus docentes y directores cuentan con el apoyo de una amplia gama de especialistas, personal corporativo y de apoyo que supervisan y gestionan tanto las operaciones diarias como las estratégicas para garantizar un funcionamiento fluido en toda la organización.
Con un número tan elevado de personal y estudiantes en todo el estado, el Departamento debe asegurarse de protegerse contra cualquier evento adverso que pueda afectar a su comunidad financiera y socialmente, así como mantener el bienestar individual.
En los últimos cinco años, el número y la complejidad de los riesgos que deben gestionarse en toda la organización para lograr esto han aumentado significativamente, lo que ha llevado al equipo de gestión empresarial a ser responsable de una serie de riesgos departamentales de diferente naturaleza y prioridad.
Los riesgos pueden variar desde atender el alto crecimiento poblacional (en el Sur), problemas de aislamiento para pueblos remotos (aprendizaje a distancia en el Norte), ataques de cocodrilos en el norte del estado hasta eventos climáticos como ciclones que obligan al cierre de escuelas en todo el estado y los consecuentes riesgos de inundación. Reconociendo la importancia de una gestión de riesgos robusta, el Departamento ha invertido en la solución Active Risk Manager de Riskonnect.
La solución de Riskonnect no sólo cumplía nuestros requisitos, sino que ARM era intuitiva y se ajustaba a la nueva forma que teníamos de hablar del riesgo. Nos permite visualizar los riesgos de forma diferente.
Una visión única del riesgo en un marco de gestión empresarial
A medida que sus sistemas de gestión existentes se volvieron cada vez más dependientes de hojas de cálculo de Excel, el equipo descubrió que el proceso intensivo en texto utilizado para supervisar y controlar los riesgos no se ajustaba a su nuevo marco de gestión y procedimientos. Además, el equipo encontraba difícil interpretar el valor de los riesgos, monitorear tolerancias y tendencias, e informar y comunicar sobre ellos.
Robyn Albury, Directora Ejecutiva de Gobernanza, comenta: “Comenzamos a examinar cómo podríamos comunicar el riesgo de una manera que tuviera sentido para los altos directivos. Partimos de una base de proceso de calidad y creamos un marco de gestión de riesgos que fuera más fácil de entender. Como resultado, cambiamos nuestro lenguaje y la forma en que queríamos discutir e informar sobre el riesgo, y las hojas de cálculo con más de 800 riesgos ya no se ajustaban a esta forma de trabajar. Como consecuencia, cambiamos nuestro lenguaje y la forma en que queríamos discutir e informar sobre el riesgo, y las hojas de cálculo con más de 800 riesgos ya no se ajustaban a esta forma de trabajar. El equipo de riesgo empresarial estableció sus requisitos y, después de invitar a varias empresas a presentar ofertas, seleccionó a Riskonnect por su experiencia en el espacio GRC – y específicamente por su solución de gestión de riesgos, Active Risk Manager (ARM). Tenemos procesos de adquisición muy específicos que detallan nuestras necesidades. No solo la solución de Riskonnect cumplió con estos, sino que ARM era intuitivo y se ajustaba a la nueva forma en que estábamos hablando sobre el riesgo. Nos permite visualizar los riesgos de manera diferente, lo que a su vez nos ayuda a tener conversaciones diferentes sobre las acciones y controles que tenemos en marcha.”
Podemos calcular el número de riesgos, clasificarlos y observar las tendencias, lo que nos ayuda a comunicarnos con los altos directivos sobre su perfil de riesgo.
Datos sobre riesgos compartidos por toda la organización
Otro beneficio clave de elegir Riskonnect fue que, al ser una solución basada en la nube, permite a los gerentes de las siete oficinas regionales, así como al equipo central de gestión de riesgos empresariales, utilizar el mismo sistema. Después del despliegue inicial a los usuarios centrales, el Departamento implementó una segunda ola de licencias de Risk Express, diseñadas para los usuarios de negocios.
Los gerentes de toda la organización ahora están gestionando activamente los riesgos y actualizándolos trimestralmente, mientras que el equipo de riesgo empresarial lleva a cabo el interrogatorio y la elaboración de informes sobre tendencias, controles y acciones para el equipo de alta dirección.
Nikki Tran, Directora Interina de Riesgo y Política, comenta que, «El uso de ARM nos ha ayudado a cambiar nuestras conversaciones con los propietarios de riesgos. Es más fácil para ellos presentar el riesgo visualmente y para nosotros interrogar los datos y dar retroalimentación. Podemos ver la probabilidad y consecuencia de riesgos particulares, informar sobre los controles en marcha y las acciones tomadas.
Antes no teníamos controles ni acciones documentadas – ahora tenemos esa visibilidad y podemos usarla para áreas de negocio específicas y propietarios. Es lógico y está alineado con nuestros procesos, respaldado por datos relevantes. Podemos calcular el número de riesgos, categorizarlos y observar tendencias, lo que nos ayuda a comunicarnos con los altos directivos sobre su perfil de riesgo.»
Ahora podemos presentar con eficacia informes completos de cumplimiento a la Junta Directiva Ejecutiva. Utilizando un enfoque basado en el riesgo, es fácil poder identificar los controles y las acciones necesarias que se ajustan a nuestras políticas para cumplir nuestras obligaciones legales.
Lograr el cumplimiento con un enfoque basado en el riesgo
El monitoreo del cumplimiento también ha sido un beneficio significativo del uso de ARM.
El Departamento ha implementado ahora un enfoque basado en riesgos para gestionar el cumplimiento, identificando dónde se han cumplido las obligaciones, quién es responsable y dónde se necesita tomar medidas. El equipo ha introducido un perfil de riesgo de urgencia, ayudando a identificar riesgos, resumir controles y monitorear acciones de las que las personas son responsables.
Albury declaró, “Ahora podemos presentar eficazmente informes de cumplimiento exhaustivos a la Junta Directiva. Utilizando un enfoque basado en riesgos, es fácil identificar los controles y las acciones requeridas que están alineadas con nuestras políticas para cumplir con nuestras obligaciones legales. En el pasado, podríamos haber tenido acciones enumeradas durante varios años contra algunos riesgos, sin poder realizar un seguimiento del progreso o los resultados. Ahora podemos monitorear y evaluar qué están haciendo los propietarios de riesgos para mitigar el riesgo y lograr el cumplimiento, lo que nos proporciona una línea de visión mucho mejor para el riesgo. Podemos comenzar a combinar las calificaciones de riesgo con los factores externos que realmente están ocurriendo, tomar acciones e informar sobre ellas.”
Como ejemplo, el equipo de riesgos ahora tiene visibilidad de los riesgos en torno a la salud y seguridad en el lugar de trabajo en una región rural particular, que actualmente está funcionando fuera de su tolerancia acordada.
La razón de esto es que hay un alto número de profesores que visitan diferentes escuelas en la región y pasan largos períodos de tiempo, a veces hasta 10-12 horas, conduciendo para enseñar música y otras materias especializadas. Esto potencialmente plantea riesgos para su salud y seguridad que deben abordarse mediante controles y acciones apropiadas para cumplir con los requisitos legislativos.
Albury afirmó que «Analizando nuestras cifras de auditoría interna en cada escuela del área, hemos podido identificar que el 39% de las escuelas tienen una infracción de salud y seguridad en el lugar de trabajo o problemas de incumplimiento. Utilizando los controles y datos en ARM que hemos configurado, ahora podemos profundizar e identificar cuál es el riesgo, quién es el propietario y qué están haciendo al respecto.
Podemos informar fácilmente a nuestra junta directiva de dónde proviene la calificación, qué área la está viendo e identificar por qué está fuera de tolerancia.»
ARM ha transformado nuestra capacidad de elaboración de informes y nuestra toma de decisiones. Nos presenta una gran historia, o nos ayuda a centrarnos en áreas que requieren la atención de nuestro Consejo de Dirección Ejecutiva. Nos proporciona una transparencia total y una visión única del riesgo en toda la organización.
Más información para tomar mejores decisiones
En general, ARM está dando al equipo de gestión de riesgos empresariales los datos a su alcance y la capacidad de interpretarlos para destacar problemas, acciones o éxitos.
