Cómo el Departamento de Educación de Queensland transformó sus capacidades de información y toma de decisiones con una visión única del riesgo
INDUSTRIA
Gobierno y Educación
LOCALIZACIÓN
Australia
NÚMERO DE EMPLEADOS
85.000
El tercer estado más grande de Australia confía en la solución Riskonnect para supervisar el riesgo y el cumplimiento en todas las escuelas y oficinas regionales. El Departamento de Educación de Queensland presta servicios educativos de primera clase a personas en todas las etapas de su desarrollo personal y profesional. A través de sus carteras clave de Primera Infancia y Educación, el Departamento emplea a más de 85.000 personas en todo Queensland, con personal ubicado en más de 1.200 centros de trabajo, incluidas escuelas estatales y oficinas regionales. Como tercer estado más grande, Queensland representa más del 20% de las matriculaciones en educación del país.
El desafío
Sus profesores y directores cuentan con el apoyo de una amplia gama de personal especializado, corporativo y de apoyo que supervisa y gestiona tanto las operaciones diarias como las estratégicas para garantizar el buen funcionamiento de toda la organización. Con un número tan elevado de personal y alumnos en todo el estado, el Departamento necesita asegurarse de que está a salvo de cualquier acontecimiento adverso que pueda afectar a su comunidad financiera y socialmente, así como mantener el bienestar individual. En los últimos cinco años, el número y la complejidad de los riesgos que hay que gestionar en toda la organización para conseguirlo han aumentado significativamente, lo que ha hecho que el equipo de gestión empresarial sea responsable de una serie de riesgos departamentales de distinta naturaleza y prioridad. Los riesgos pueden ir desde la atención al elevado crecimiento de la población (en el sur), los problemas de aislamiento de los pueblos remotos (enseñanza a distancia en el norte), los ataques de cocodrilos en el norte del estado, hasta fenómenos meteorológicos como ciclones que obligan a cerrar escuelas en todo el estado, con el consiguiente riesgo de inundaciones. Reconociendo la importancia de una sólida gestión de los riesgos, el Departamento ha invertido en la solución Active Risk Manager de Riskonnect.
La solución de Riskonnect no sólo cumplía nuestros requisitos, sino que ARM era intuitiva y se ajustaba a la nueva forma que teníamos de hablar del riesgo. Nos permite visualizar los riesgos de forma diferente.
Una visión única del riesgo en un marco de gestión empresarial
A medida que sus actuales sistemas de gestión se volvían cada vez más dependientes de las hojas de cálculo Excel, el equipo descubrió que el proceso de texto pesado utilizado para supervisar y controlar los riesgos no se ajustaba a su nuevo marco y procedimientos de gestión. Además, al equipo le resultaba difícil interpretar el valor de los riesgos, controlar las tolerancias y las tendencias e informar y comunicar sobre ellos. Robyn Albury, Directora Ejecutiva de Gobernanza, comenta: «Empezamos a estudiar cómo podíamos comunicar los riesgos de forma que tuvieran sentido para los responsables de la toma de decisiones. Partimos de una base de procesos de calidad y creamos un marco de gestión de riesgos más fácil de entender. Como resultado, cambiamos nuestro lenguaje y la forma en que queríamos debatir e informar sobre el riesgo, y las hojas de cálculo con más de 800 riesgos ya no se ajustaban a esta forma de trabajar. Como resultado, cambiamos nuestro lenguaje y la forma en que queríamos debatir e informar sobre los riesgos, y las hojas de cálculo con más de 800 riesgos ya no se ajustaban a esta forma de trabajar. El equipo de riesgos de la empresa definió sus requisitos y, tras invitar a varias empresas a presentar ofertas, seleccionó a Riskonnect por su experiencia en el ámbito del GRC y, en concreto, por su solución de gestión de riesgos, Active Risk Manager (ARM). Tenemos procesos de adquisición muy específicos que establecen nuestras necesidades en detalle. La solución de Riskonnect no sólo las cumplía, sino que ARM era intuitiva y se ajustaba a la nueva forma en que hablamos del riesgo. Nos permite visualizar los riesgos de forma diferente, lo que a su vez nos ayuda a mantener conversaciones diferentes sobre las acciones y los controles que tenemos en marcha.»
Podemos calcular el número de riesgos, clasificarlos y observar las tendencias, lo que nos ayuda a comunicarnos con los altos directivos sobre su perfil de riesgo.
Datos sobre riesgos compartidos por toda la organización
Otra ventaja clave de la elección de Riskonnect fue que, como solución basada en la nube, permite a los gestores de las siete oficinas regionales, así como al equipo central de gestión de riesgos empresariales, utilizar el mismo sistema. Tras el despliegue inicial a los usuarios centrales, el Departamento desplegó una segunda oleada de licencias Risk Express, diseñadas para los usuarios empresariales. Los directivos de toda la organización gestionan ahora activamente los riesgos y los actualizan trimestralmente, mientras que el equipo de riesgos empresariales se encarga de interrogar e informar sobre tendencias, controles y acciones al equipo de alta dirección. Nikki Tran, Directora en funciones de Riesgos y Políticas, comenta: «Utilizar ARM nos ha ayudado a cambiar nuestras conversaciones con los propietarios de los riesgos. Es más fácil para ellos presentar el riesgo visualmente y para nosotros interrogar los datos y dar nuestra opinión. Podemos ver la probabilidad y las consecuencias de determinados riesgos, informar sobre los controles existentes y las medidas adoptadas. Antes no teníamos controles y acciones documentados; ahora tenemos esa visibilidad y podemos utilizarla para áreas de negocio y propietarios concretos. Es lógico y está alineado con nuestros procesos, respaldado por datos relevantes. Podemos calcular el número de riesgos, categorizarlos y observar las tendencias, lo que nos ayuda a comunicarnos con los altos directivos sobre su perfil de riesgo.»
Ahora podemos presentar con eficacia informes completos de cumplimiento a la Junta Directiva Ejecutiva. Utilizando un enfoque basado en el riesgo, es fácil poder identificar los controles y las acciones necesarias que se ajustan a nuestras políticas para cumplir nuestras obligaciones legales.
Lograr el cumplimiento con un enfoque basado en el riesgo
Supervisar el cumplimiento también ha sido un beneficio significativo del uso de ARM. El Departamento ha implantado ahora un enfoque basado en el riesgo para gestionar el cumplimiento, identificando dónde se han cumplido las obligaciones, quién es responsable y dónde hay que tomar medidas. El equipo ha introducido un perfil de riesgo de urgencia, que ayuda a identificar los riesgos, resumir los controles y supervisar las acciones propias. Albury dijo: «Ahora podemos presentar con eficacia informes completos de cumplimiento al Consejo de Dirección Ejecutiva. Utilizando un enfoque basado en los riesgos, es fácil poder identificar los controles y las acciones necesarias que se ajustan a nuestras políticas para cumplir nuestras obligaciones legales. En el pasado, podíamos haber tenido acciones enumeradas a lo largo de varios años contra algunos riesgos, sin ser capaces de seguir el progreso o los resultados. Ahora podemos supervisar y evaluar lo que hacen los propietarios de los riesgos para mitigarlos y lograr su cumplimiento, lo que nos proporciona una línea de visión del riesgo mucho mejor. Podemos empezar a casar las calificaciones de riesgo con los impulsores externos que están ocurriendo realmente, tomar medidas e informar sobre ellas». Por ejemplo, el equipo de riesgos tiene ahora visibilidad de los riesgos relacionados con la salud y la seguridad en el lugar de trabajo en una región rural concreta, que actualmente se encuentra fuera de la tolerancia acordada. El motivo es que hay un elevado número de profesores, que visitan distintas escuelas de la región y pasan largos periodos de tiempo, a veces hasta 10-12 horas, conduciendo para enseñar música y otras asignaturas especializadas. Esto plantea riesgos potenciales para su salud y seguridad que deben abordarse mediante controles y acciones adecuados para cumplir los requisitos legislativos. Albury afirmó: «Si examinamos las cifras de nuestras auditorías internas sobre cada centro escolar de la zona, hemos podido identificar que el 39% de los centros tienen problemas de salud y seguridad en el trabajo o de incumplimiento de la normativa. Gracias a los controles y datos de ARM que hemos establecido, ahora podemos profundizar e identificar cuál es el riesgo, quién es el responsable y qué está haciendo al respecto. Podemos decir fácilmente a nuestra junta directiva de dónde procede la calificación, qué área la está viendo e identificar por qué está fuera de tolerancia».
ARM ha transformado nuestra capacidad de elaboración de informes y nuestra toma de decisiones. Nos presenta una gran historia, o nos ayuda a centrarnos en áreas que requieren la atención de nuestro Consejo de Dirección Ejecutiva. Nos proporciona una transparencia total y una visión única del riesgo en toda la organización.
Más información para tomar mejores decisiones
En general, ARM está dando al equipo de gestión de riesgos empresariales los datos a su alcance y la capacidad de interpretarlos para destacar problemas, acciones o éxitos.
