En un mundo ideal, los riesgos se identificarían primero para poder gestionarlos antes de que se conviertan en incidentes en toda regla, pero para la mayoría de las organizaciones este no es siempre el caso. Sin embargo, existe un vínculo claro entre la gestión de riesgos y la notificación de incidentes que, si se ignora, podría dejar una enorme brecha en el perfil de riesgo de una organización, lo que hace que la gestión eficaz de incidentes sea crucial.

Sin un plan adecuado de gestión de riesgos de incidentes, un riesgo identificado en el registro de riesgos se materializará y se convertirá en un incidente. En otros casos, se producirá un incidente inesperado que causará tanto impacto en la organización que se añadirá al registro de riesgos y, a continuación, se aplicarán los controles pertinentes para evitar que se repita. Es vital que la gestión de riesgos, la notificación de incidentes y la respuesta a incidentes estén totalmente integradas para comprender su relación entre sí.

Las organizaciones deben definir un marco en el que puedan trazar y comprender los vínculos entre su registro de riesgos y los incidentes reales notificados. Cuando se hace bien, este enfoque conjunto mejora un programa de gestión de riesgos, eliminando posibles lagunas y proporcionando información vital para orientar las decisiones importantes en torno al presupuesto y la actividad de los recursos, y para evaluar el impacto general.

Los desafíos de la gestión de riesgos e incidentes de forma aislada

La gestión de riesgos de forma aislada provoca puntos ciegos en el proceso de gestión de riesgos de una organización, ya que las empresas no pueden ver qué riesgos se materializaron en incidentes reales, lo que dificulta su capacidad para alertar a las partes interesadas de forma eficaz. Esto puede causar lagunas en la presentación de informes que pueden afectar a la toma de decisiones. La desalineación de estos procesos también puede tener un impacto negativo en los esfuerzos de mejora continua. Si los riesgos relacionados con los incidentes no se registran en el registro de riesgos y no se gestionan, seguirán ocurriendo y no se asignarán fondos ni recursos para reducir el riesgo.

Del mismo modo, si un riesgo alcanza un nivel alto y se convierte en un incidente en toda regla, es importante saber qué impacto tuvo en la organización y cómo y cuándo se resolvió, como parte de un plan integral de respuesta a incidentes. Esta información vital puede orientar a los responsables de la toma de decisiones a la hora de asignar presupuesto y recursos para establecer controles en áreas de alto riesgo, lo que ayuda a minimizar el impacto de un incidente.

Una desalineación entre la notificación de riesgos e incidentes también puede afectar al cumplimiento normativo, ya que muchos marcos y normas estipulan que las organizaciones deben tener un proceso integrado que considere tanto la identificación y gestión de riesgos como la notificación y el análisis de incidentes.

La notificación de incidentes proporciona datos en tiempo real sobre las amenazas y vulnerabilidades emergentes, lo que permite a las organizaciones detectar y prevenir futuros incidentes. Por lo tanto, la integración de los datos de notificación de incidentes en los procesos de gestión de riesgos permite a las organizaciones identificar los riesgos potenciales de forma temprana, lo que permite la aplicación de medidas proactivas y estrategias de prevención para mitigar esos riesgos antes de que se agraven.

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Barreras para la integración de la gestión de riesgos y la notificación de incidentes

Si está gestionando los riesgos y los incidentes utilizando dos plataformas, sistemas o procesos separados, es poco probable que pueda generar la información necesaria para crear métricas significativas que puedan impulsar la toma de decisiones. Los equipos aislados, las barreras departamentales y la resistencia cultural también pueden provocar una ruptura en la comunicación e impedir el intercambio de datos vitales.

Si confía en hojas de cálculo, correos electrónicos y procesos manuales, le resultará casi imposible establecer vínculos importantes entre las dos disciplinas. La incompatibilidad entre los sistemas y procesos y la falta de automatización dificultarán el intercambio de datos sin problemas y facilitarán la asignación necesaria.

Las inconsistencias en la forma en que se capturan los datos en la notificación de riesgos e incidentes también pueden dificultar la integración de estos procesos. La mala calidad de los datos y la falta de estandarización pueden provocar errores e interpretaciones erróneas.

La reticencia a compartir información y la incapacidad de restringir el acceso a los datos también pueden ser una barrera a la hora de integrar estas funciones. Por lo tanto, es importante definir un proceso que pueda facilitar una jerarquía de permisos estricta para conseguir la aceptación de la consolidación de estas áreas. Esto garantizará que los empleados solo vean los datos relevantes para su función y responsabilidades.

También habrá obligaciones reglamentarias que tener en cuenta al intentar integrar estas funciones vitales, la gestión de riesgos o la notificación de incidentes pueden tener que hacerse de una determinada manera para cumplir con los requisitos reglamentarios. Por lo tanto, es importante que los requisitos reglamentarios se tengan en cuenta al iniciar el proceso de integración.

¿Cuál es el mejor enfoque para integrar estos procesos?

Afortunadamente, existen herramientas GRC de mejores prácticas disponibles en el mercado para facilitar a los equipos la aplicación de procedimientos de mejores prácticas tanto para la gestión de riesgos como para la notificación de incidentes que estén totalmente integrados.

Dentro de una plataforma GRC, los equipos pueden configurar fácilmente un registro de riesgos digital con capacidad de búsqueda con múltiples tipos y categorías de riesgos. Los riesgos se registran a través de formularios en línea y se definen flujos de trabajo para aprobaciones, escalamientos y acciones de remediación. Las evaluaciones de riesgos se llevan a cabo utilizando formularios en línea que se alimentan directamente en la plataforma. Este enfoque garantiza que todo el proceso de gestión de riesgos esté centralizado y automatizado, mejorando la resiliencia.

Los equipos pueden establecer indicadores clave de riesgo y supervisar el riesgo y definir un apetito de riesgo y trabajar dentro de él. Se puede implementar una biblioteca de control completa y los equipos pueden realizar ‘pruebas de control’ y cada riesgo se puede asignar fácilmente a los controles correspondientes. Cada miembro del personal tendrá su propio panel de control para que pueda ver sus tareas y acciones pendientes y las métricas clave.

El personal de nivel inferior podría ver solo las tareas pendientes relacionadas con las evaluaciones de riesgos y las comprobaciones de controles, los mandos intermedios verán las aprobaciones y los escalamientos y los líderes verán un resumen de las métricas clave para apoyar la toma de decisiones.

En la misma plataforma, los equipos pueden configurar una plataforma de herramientas de notificación de incidentes de mejores prácticas, asegurando que los datos se capturen en un formato similar para una alineación completa. Los incidentes, los peligros o los cuasi accidentes son registrados por los empleados utilizando formularios en línea con todos los datos que se alimentan directamente en la plataforma. Se capturan datos vitales sobre la fecha y la hora, los empleados involucrados, los procesos afectados y el costo, y también se pueden registrar pruebas como imágenes, URL y archivos.

Una vez que se registra un incidente, un flujo de trabajo automatizado entra en acción para escalar el incidente e implementar acciones de mitigación para que pueda ser trabajado hasta su resolución. Las organizaciones pueden crear diferentes formularios y rutas de escalamiento de flujo de trabajo para diferentes tipos de incidentes. La gerencia puede ver paneles e informes en tiempo real para evaluar la fuente y la causa de los incidentes, lo que les permite tomar medidas proactivas para reducir la recurrencia.

Pero la mejor parte es… la plataforma puede integrar fácilmente estos dos procesos vitales. Los riesgos se pueden vincular fácilmente a cualquier incidente relacionado. Esto permite a los equipos de riesgo construir una visión más completa de su panorama de riesgo al comprender qué riesgos se materializaron, cómo impactaron a la organización y cuánto tiempo tardaron en resolverse. Los equipos pueden utilizar los datos combinados para identificar las lagunas en su registro de riesgos examinando los incidentes registrados, los peligros y los cuasi accidentes. Esto les ayudará a descifrar la fuente común de los incidentes para que puedan ser añadidos al registro de riesgos.

También asegura que cada riesgo pueda ser gestionado con los controles apropiados, disminuyendo la posibilidad de futuros incidentes. Todo el proceso está completamente automatizado, y la forma estandarizada en que se recogen los datos asegura métricas de reporte precisas que pueden impulsar las decisiones con respecto a la implementación de controles para reducir el riesgo en áreas de alto riesgo. Los controles pueden venir en una variedad de formatos, pueden ser una comprobación regular, pueden ser una nueva política o procedimiento, o pueden ser una nueva pieza de equipo para reducir el riesgo.

La mayoría de los controles requieren dinero y recursos para implementarse, los datos que un sistema combinado de riesgo e incidente puede generar guiarán a la organización, para que entiendan la cantidad de dinero y mano de obra que deben asignar a cada riesgo en función de la probabilidad y el impacto. Las organizaciones no tienen un fondo infinito de dinero, y es imposible mitigar cada riesgo, por lo tanto, las empresas confían en estos datos vitales para informar sus decisiones.

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