El novelista estadounidense Thomas Berger dijo una vez que «el arte y la ciencia de hacer preguntas es la fuente de todo conocimiento». La búsqueda de respuestas, buscando más allá de la superficie y desafiando los supuestos actualmente aceptados, provoca una mayor comprensión y sabiduría en cualquier aspecto de la vida… incluso en el desarrollo de planes de continuidad de negocio (PCN).
Para construir un plan sólido, completo y procesable, debes plantearte preguntas y considerar lo que falta o hay que perfeccionar. Para ayudar a tu organización a desarrollar el programa de mayor éxito, hemos reunido cinco preguntas importantes para polinizar tus planes.
7 preguntas que debes hacer para desarrollar planes de continuidad empresarial sólidos
1. ¿Cuáles son las funciones críticas de tu empresa?
No puedes empezar a elaborar tu plan sin comprender qué procesos y operaciones afectan más a tu capacidad para dirigir el negocio y mantener los servicios sin incurrir en daños y pérdidas.
2. ¿Cuáles son tus principales productos y servicios?
¿Qué productos o servicios inducirían una pérdida significativa de ingresos o de clientes si no se pudieran entregar durante un determinado periodo de tiempo? Conocer esta información te ayuda a centrar mejor tus esfuerzos.
3. ¿Qué riesgos es más probable que encuentre tu organización en función de su ubicación geográfica?
¿Tu oficina central está situada en un valle propenso a las inundaciones? ¿Vive tu proveedor externo en un país del norte cubierto de nieve? ¿Pueblan varias de tus ubicaciones satélite regiones en las que el calor extremo provoca cortes de electricidad? Ten en cuenta tus patrones climáticos únicos y otras influencias geográficas sobre tus instalaciones.
Eso no quiere decir que las organizaciones de, por ejemplo, el estado de Washington no deban prepararse para un tornado porque es «poco probable». Pero, cuando tu empresa o cadena de suministro reside en una zona propensa a determinados fenómenos meteorológicos que perturban el negocio, la preparación es fundamental. ¿Están preparados los empleados para hacer frente a cortes de Internet debidos a la pérdida de electricidad? ¿Qué harás si el 90% de tu plantilla no puede acudir a las instalaciones debido a una fuerte nevada? ¿Y si un terremoto hace inhabitable tu oficina?
Piénsalo bien y prepárate para ello.
4. ¿Tienes copias de seguridad de las funciones cruciales del trabajo y de las tareas de respuesta a incidentes?
Sólo en un mundo perfecto los empleados nunca enfermarían ni se irían de vacaciones. ¿Y si tu oficina se ve afectada por el último virus estomacal y todo tu departamento de contabilidad está enfermo? ¿Tienes algún otro empleado que pueda hacer las nóminas a tiempo? ¿O qué pasa si la alta dirección -que incluye a los principales responsables de la respuesta a incidentes- está de visita en una conferencia cuando se produce una crisis? ¿Tienes otro personal que pueda intervenir y manejar la situación adecuadamente?
5. ¿Puedes evitar la interrupción del servicio cuando cierran lugares clave?
Situaciones de cualquier gravedad pueden provocar el cierre de una planta: desde algo tan devastador y destructivo como el paso de un tornado hasta algo tan benigno como una fiesta nacional. ¿Tendrás suficientes existencias de producto si se cierra tu planta de fabricación? ¿Tienes un lugar de trabajo alternativo si se inunda tu oficina? ¿Tienes un plan de comunicación de emergencia para llegar a los empleados?
6. ¿Tienes copias de seguridad de todos los datos importantes?
Si posees copias de seguridad, ¿cuándo se actualizaron? No mantener copias de seguridad actualizadas de datos vitales es una plaga para muchas empresas. Una copia de seguridad hecha incluso hace un año puede estar obsoleta o carecer de información crítica, como mínimo. Además, ¿se guardan esas copias de seguridad en un servidor o ubicaciones distintos de los originales? Almacenar los datos de las copias de seguridad en la misma ubicación que los originales frustra el propósito.
7. ¿Puedes estar seguro de que tu plan carece de vulnerabilidades?
¿Todos los empleados conocen su papel? ¿Conoce todo el personal el plan y, al menos superficialmente, sus procesos y procedimientos? ¿En cuánto tiempo puedes responder y recuperarte realmente frente a lo que has propuesto sobre el papel? ¿Qué ocurre si falla uno de los procesos previstos? Hay que responder a este tipo de preguntas para garantizar el éxito. Y estas respuestas se pueden encontrar poniendo a prueba tu plan.
Por supuesto, ésta no es una lista exhaustiva, pero debería hacerte empezar a pensar en lo que es importante. No te conformes con planes preestablecidos, piensa en tu organización particular, qué amenazas es más probable que aparezcan y qué necesitas hacer para recuperarte rápidamente y evitar interrupciones.
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