¿PODEMOS VINCULAR LA GESTIÓN DE RIESGOS AL ÉXITO DEL PROYECTO?
Pregunta a cualquier gestor de proyectos y te dirá que la gestión del riesgo desempeña un papel importante en el éxito de la entrega de un proyecto. Está ampliamente aceptado que las estrategias de gestión de riesgos te permiten identificar los puntos fuertes y débiles del proyecto, junto con las amenazas y oportunidades. Al esperar y planificar lo «inesperado», puedes estar preparado para responder rápidamente si surgen acontecimientos. Los objetivos estratégicos de los proyectos se consiguen mediante una planificación y evaluación cuidadosas, y trabajando para minimizar el potencial de riesgo. Por eso, para los gestores de proyectos, los procesos y el software de gestión de riesgos pueden contribuir significativamente a obtener resultados positivos en los proyectos. LA PREPARACIÓN LO ES TODO
En un trabajo de investigación titulado «El impacto de una gestión eficaz de los riesgos en el éxito de un proyecto «* se sugiere que «muchos proyectos fracasan porque las organizaciones dan por sentado que todos los proyectos tendrán éxito y, por tanto, no identifican, analizan ni prevén medidas paliativas o de contingencia para los elementos de riesgo implicados en el proyecto». La planificación para el éxito implica la identificación temprana de los riesgos internos y externos que podrían poner en peligro el éxito de un proyecto. Los planes de gestión de riesgos suelen incluir los riesgos identificados, la probabilidad de que se produzcan, el impacto potencial y las acciones propuestas. Por lo general, los acontecimientos de bajo riesgo tendrán escaso impacto en el coste, el calendario o el rendimiento del proyecto, de lo que se deduce que los acontecimientos de riesgo moderado y alto provocarán aumentos en estas áreas. En el extremo superior de la escala, es probable que los acontecimientos de alto riesgo, no gestionados y para los que no se está preparado, den lugar a proyectos que superen los presupuestos, rebasen los plazos y no cumplan los objetivos estratégicos. LA COMUNICACIÓN CUENTA
Para ayudar a gestionar las expectativas de los afectados por el resultado del proyecto, es importante que los directores de proyecto comuniquen los planes a los miembros del equipo y a los interesados en el proyecto desde el principio y a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Esto ayuda a establecer claridad y comprensión a la hora de evitar o mitigar los impactos de los eventos de riesgo en caso de que surjan desafíos, o de desplegar planes de contingencia. CUMPLIR LOS CRITERIOS DE ÉXITO
Con unos procesos de gestión de riesgos definidos, se puede reducir la probabilidad y el impacto de los riesgos negativos, haciendo más probable que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo los objetivos. «Un software eficaz de gestión de riesgos ayuda a mantener los proyectos en el buen camino y minimiza la vulnerabilidad», afirma la Directora de Marketing de Sword GRC, Jenny Ritson-Smith. «Las mejores prácticas de gestión de riesgos permiten a los gestores de proyectos maximizar la rentabilidad y reducir los costes perdidos en actividades que no aportan rentabilidad. El análisis y la evaluación de riesgos, desde el inicio del proyecto hasta su finalización, pueden ayudar a los gestores de proyectos a trazar la mejor ruta a seguir, evitando obstáculos cuando sea posible o aplicando planes de contingencia cuando sea necesario para reducir el tiempo de inactividad.» ACENTÚA LOS POSITIVOS
Puede merecer la pena recordar que no todos los riesgos suponen una amenaza: algunos de los criterios de éxito de tu proyecto pueden depender de la asunción de riesgos positivos que presenten oportunidades que merezca la pena explotar. «Parece que los mismos procesos de análisis y gestión de riesgos que pueden aplicarse a los riesgos negativos pueden aplicarse a los positivos», dice Ritson-Smith.
«Y la asunción positiva de riesgos, respaldada por programas informáticos, puede contribuir al éxito del proyecto, mediante una planificación y estrategia proactivas y ayudando a fundamentar la toma de decisiones.»
Entonces, ¿es la gestión de riesgos un factor de éxito del proyecto? Según el documento de investigación citado anteriormente «Para aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto propuesto, es necesario que la organización conozca los riesgos potenciales, los evalúe sistemática y cuantitativamente, previendo sus posibles causas y efectos, y elija después los métodos adecuados para afrontarlos (Mobey & Parker). Para garantizar que cualquier riesgo potencial se gestiona eficazmente, el proceso de riesgo debe incorporarse explícitamente al proceso de toma de decisiones.» *MicrosoftWord – 2008 Whole procs v2.2.doc (arcom.ac.uk)
