Por Jay Walkington, diretor sénior, serviços de dados na Riskonnect
A tua empresa começou a escolher uma nova solução RMIS. A pesquisa de fornecedores no mercado para escolher uma solução abrangente que satisfaça as suas necessidades pode ser uma tarefa assustadora. Embora a tua pesquisa se possa centrar na funcionalidade, nas caraterísticas, na configurabilidade e na interface do utilizador, não ignores a importância crítica dos teus dados que irão residir no novo sistema. A proeza, a qualidade e a segurança dos dados são factores-chave para o sucesso da sua empresa, orientando decisões financeiras e não financeiras importantes a cada momento. As consequências dos problemas com os dados podem incluir relatórios incorrectos, pagamentos indevidos, atrasos nos processos empresariais, decisões erradas ou mesmo multas por infracções regulamentares. Para ajudar a avaliar as capacidades críticas de qualidade de dados, eis 12 perguntas a fazer ao seu potencial fornecedor de RMIS.
1. Qual é a tua abordagem à qualidade dos dados?
Os dados de seguros podem ser confusos. Os pedidos de indemnização e as transacções detalhadas podem assumir uma vida própria através de aquisições, migrações de sistemas, folhas de cálculo, pedidos de indemnização antigos, admissão, introdução manual de dados e regras comerciais variáveis dos fornecedores de dados. Todos estes factores podem levar a inconsistências de dados e/ou dados erróneos que terão impacto nos seus processos empresariais e relatórios. Como é que o seu fornecedor aborda estas questões à medida que surgem durante a implementação dos dados? Trata os dados como uma passagem, propagando potencialmente esses problemas, ou tem uma estratégia documentada para os mitigar através da resolução de excepções de dados, notificações de fornecedores de dados e normalização de dados em vários conjuntos de dados? Discute com o teu fornecedor a sua abordagem e certifica-te de que compreendes totalmente como os dados errantes podem afetar as tuas decisões comerciais.
2. Que interfaces de dados padrão ofereces?
As interfaces standard podem ser um fator primordial para reduzir os custos e os prazos de implementação. Compreende a biblioteca completa de interfaces de dados standard que um fornecedor fornece e os seus planos para expandir essas ofertas standard no futuro. Igualmente importante é a sua abordagem para manter esses padrões à medida que os fornecedores de dados melhoram os seus layouts no futuro. Podes concentrar-te nas tuas necessidades actuais de interface de dados, mas não percas de vista as tuas potenciais necessidades futuras ao selecionar um fornecedor.
3. Que tipo de documentação disponibilizas para as interfaces de dados padrão?
Certifica-te de que o teu fornecedor disponibiliza documentação detalhada sobre as suas normas. Embora a experiência anterior com um fornecedor de dados seja benéfica, isso não significa necessariamente que ele tenha um padrão abrangente em vigor. A documentação detalhada irá delinear claramente o que está incluído – e mais importante – o que não está incluído na oferta padrão.
4. Tens uma estratégia de API à medida que as tecnologias de transferência de dados avançam?
As transferências de arquivos de dados em lote (SFTP) têm sido o padrão no setor de seguros por mais de vinte anos, mas isso está mudando rapidamente. À medida que os clientes se tornaram mais sofisticados, a necessidade de troca de dados em tempo real através de APIs está a varrer a indústria. O teu fornecedor deve ter uma estratégia claramente definida, tanto a partir de uma abordagem de implementação padrão como personalizada. Além disso, discute com o seu fornecedor as suas parcerias estratégicas com fornecedores de dados e agências de notação para continuar a construir o futuro.
5. Que certificações de segurança manténs?
Nos dias de hoje, a segurança dos dados é fundamental. As multas e – ainda mais importante – o risco para a reputação decorrente de violações de dados ou outros incidentes cibernéticos podem ser devastadores para a sua empresa. Analisa minuciosamente a documentação de segurança do seu fornecedor com o seu departamento de TI interno para compreender as suas medidas e quem terá acesso aos seus dados. Concentra-te nas certificações de segurança de cada fornecedor e compreende o que cada proteção oferece. Não aceites o mínimo necessário nesta área, mesmo que atualmente cumpra os limites da tua própria empresa. As certificações e a segurança geral dos dados estão em constante evolução, pelo que é essencial compreender o compromisso do fornecedor em proteger os seus dados, tanto agora como no futuro.
6. Que formatos de ficheiro de dados suportas?
ASCII delimitado/fixo, ou MS Excel são formatos comuns para transferências de ficheiros. No entanto, muitos fornecedores de dados enviam dados em XML, JSON, MS Access, binário, cópias de segurança do SQL Server, cópias de segurança Oracle e muitos outros formatos de ficheiro. Cada fornecedor de dados terá um formato preferido para enviar dados. No mínimo, certifica-te de que o fornecedor selecionado pode aceitar estes formatos de ficheiro específicos. Caso contrário, poderás incorrer em taxas adicionais do fornecedor de dados para o desenvolvimento personalizado e para extractos de dados personalizados num formato diferente. Além disso, terás de considerar o tempo extra, bem como a manutenção de um processo personalizado, para o custo total do projeto.
7. Que tipos diferentes de ambientes de plataforma manterás para nós?
Como prática recomendada, o fornecedor deve manter pelo menos dois ambientes separados: UAT e produção. Os dados devem ser carregados, testados e aprovados num ambiente UAT atual antes de serem promovidos para produção. Este passo é frequentemente sacrificado pelos fornecedores numa tentativa de acelerar a implementação dos dados. No entanto, a manutenção destas salvaguardas reduz grandemente quaisquer riscos para os seus dados/utilizadores/fluxos de trabalho de produção.
8. Qual é a tua abordagem em relação à gestão dos nossos dados durante a implementação?
Os dados de seguros são complexos e os fornecedores de dados têm normalmente uma visão e uma estrutura diferentes. Isso é especialmente importante quando se trata de finanças de sinistros e transações detalhadas correspondentes. Compreender os dados recebidos, mapear os elementos de dados e as finanças e conceber a lógica para converter corretamente os dados numa plataforma são competências altamente especializadas. E codificar tecnicamente esta lógica de conversão de forma correta e eficiente é outro conjunto de competências distintas. O fornecedor dispõe de pessoal específico para estes conjuntos de competências – ou confia numa abordagem do tipo “pau para toda a obra”? Reconhecer e contratar pessoal para esses conjuntos de habilidades específicas normalmente resulta em um produto de maior qualidade e em cronogramas UAT reduzidos. Isto também proporciona controlos e equilíbrios ao longo do ciclo de vida da conversão de dados.
9. Quantas horas estimas para o nosso envolvimento nas actividades de implementação relacionadas com os dados e quais serão as nossas responsabilidades?
Dependendo do fornecedor, as tuas responsabilidades podem ser drasticamente diferentes. O fornecedor oferece serviços de dados de ciclo completo ou transfere algumas dessas responsabilidades para ti? Discute com o fornecedor em pormenor quais serão as tuas responsabilidades específicas, por exemplo, mapeamentos de campo/localização/código, resolução de erros de código, limpeza geral de dados, UAT e processamento contínuo de dados. O teu tempo é um bem valioso. Compreende o teu nível de envolvimento, como é que isso se enquadra na carga de trabalho existente da tua equipa, se os membros da tua equipa têm as competências adequadas para executar determinadas tarefas e o impacto na continuidade se um indivíduo deixar a tua empresa. Certifica-te de que estes itens são tidos em conta no custo total dos serviços que escolheres implementar.
10. Tens processos de QA e UAT definidos e transparentes?
As tarefas de QA e UAT podem facilmente fazer descarrilar uma implementação se não forem efectuadas corretamente com uma abordagem planeada. Antes de iniciar o UAT, o fornecedor deve concluir um processo de QA completo para garantir que os dados são convertidos corretamente para as especificações. É importante notar que a pessoa que criou a interface de dados não deve ser a mesma que realiza o QA. Após a conclusão do controlo de qualidade do fornecedor, que relatórios, documentos e listas de verificação pode esperar receber para o ajudar nos seus esforços de UAT? Compreender os processos e a atenção aos detalhes de um fornecedor pode economizar inúmeras horas no backend de uma implementação.
11. Tens um processo normal de backout (recuperação) se surgirem problemas durante o carregamento de dados?
Os fornecedores devem ter salvaguardas para garantir que os dados são carregados corretamente; no entanto, pode haver ocasiões para reverter dados que foram carregados no sistema. Nestes casos, o processo do fornecedor é automatizado ou manual? Se for manual, está claramente definido de forma a não perturbar outras partes do sistema ou utilizadores? Estar preparado para emergências pode ajudar a evitar problemas graves quando estas situações surgem.
12. As regras comerciais são coerentes para todos os dados introduzidos na plataforma?
Cada fornecedor define as regras comerciais para os dados introduzidos na sua plataforma. Estas podem assumir muitas formas, incluindo campos obrigatórios, validações de código, datas sequenciais (perda, relatório, fecho, reabertura), equilíbrio financeiro/status, etc. Estas regras comerciais têm de ser consistentes, quer os dados sejam introduzidos através do front-end, de uma interface batch (SFTP) ou de uma API. Se não estiveres satisfeito com alguma das respostas do fornecedor, passa para outro fornecedor que possa fornecer o que precisas. Acima de tudo, sê minucioso nas tuas perguntas. Qualquer coisa negligenciada ou minimizada nesta fase pode voltar para te prejudicar no futuro. Assegurar a exatidão e a consistência dos dados na plataforma que escolheste irá pagar dividendos nos próximos anos.
Se estiveres pronto para redigir um RFP para um RMIS, começa com esta lista das perguntas mais críticas relacionadas com o RMIS e aprende mais sobre os Serviços de Transformação de Dados da Riskonnect.
