Muitas organizações pensam que um planeamento eficaz da continuidade do negócio é sinónimo de uma boa documentação do plano. Não é o caso.

Sim, a documentação do plano é extremamente importante. MAS… muitas organizações não reconhecem que planos de continuidade de negócios eficazes – e organizações verdadeiramente preparadas e resilientes – são o resultado de um ciclo de vida maior de planejamento de continuidade de negócios que começa com a definição de requisitos e termina com a prática (e, é claro, o processo se recicla continuamente).

Resumindo – os planos são apenas um ingrediente chave no desenvolvimento de um programa eficaz de continuidade de negócio. Esta perspetiva fornece um esboço do que Castellan promove como um planeamento eficaz de continuidade de negócio. Por favor, explora os links fornecidos neste documento para explicações mais aprofundadas de cada passo do processo de planeamento.

Compreender a tua organização

Antes de uma organização poder documentar planos ou determinar estratégias, é importante compreender e avaliar a organização. Isto significa compreender os principais produtos ou serviços oferecidos aos clientes (e a sua utilização dos produtos e serviços), bem como compreender os requisitos das partes interessadas internas e externas.

Porque é que este é o primeiro passo? Compreender as prioridades e os requisitos das partes interessadas fornece uma direção clara e um âmbito adequado para os esforços de planeamento, de modo a garantir que os processos e estratégias de planeamento da continuidade do negócio satisfazem as expectativas das partes interessadas.

Governação

Depois de desenvolver uma imagem completa do que o planeamento da continuidade do negócio deve significar para a sua organização, o passo seguinte é definir a estrutura de governação para conduzir o processo de planeamento e os esforços de melhoria contínua a longo prazo.

Tal como a identificação do âmbito, a implementação de uma estrutura de governação permite uma maior clareza nas expectativas de planeamento e assegura que as actividades de planeamento da continuidade do negócio são executadas em alinhamento com os objectivos e a direção estratégica da organização. Além disso, ao documentar uma Política e Procedimentos Operacionais Padrão, e ao criar umcomité de direçãocomposto por líderes seniores, a organização permite que o processo de planeamento seja executado de forma eficiente e repetível.

Definição de requisitos

Depois de estabelecer um entendimento das prioridades de continuidade de negócios da organização e uma estrutura de governança para garantir um processo de planejamento repetível, o próximo passo no ciclo de vida da continuidade de negócios é determinar os requisitos de continuidade de negócios através de uma análise de impacto nos negócios (BIA) e avaliação de riscos. O objetivo da análise do impacto no negócio é identificar as actividades e os recursos (tecnologia, equipamento, fornecedores, instalações, etc.) que suportam o desenvolvimento e a entrega de produtos e serviços chave, e o impacto estimado do tempo de inatividade caso algum dos recursos fique indisponível. O resultado da BIA é a descoberta dos requisitos de continuidade do negócio, incluindo a tolerância ao tempo de inatividade, as necessidades de recursos e os critérios de desempenho da recuperação.

Para além de uma BIA, também é importante realizar uma avaliação de riscos para compreender a probabilidade e o impacto associados a uma interrupção do negócio causada por uma perda de recursos críticos. Esta avaliação de riscos permite identificar e analisar os riscos empresariais que podem afetar a capacidade da organização para fornecer produtos e serviços essenciais, com o objetivo de identificar controlos e estratégias para diminuir a probabilidade ou limitar o impacto de uma perturbação que afecte os produtos e serviços.

Identificação da estratégia

Uma vez que a organização tenha determinado os seus requisitos de continuidade do negócio (incluindo oportunidades de mitigação de risco), pode então identificar, avaliar e implementar estratégias de mitigação de risco, resposta e recuperação para reduzir a probabilidade de interrupção ou, se ocorrer uma interrupção, garantir uma resposta eficiente e eficaz e um esforço de recuperação que limite o impacto e se alinhe com as expectativas das partes interessadas.

Mais uma vez, para desenvolver planos eficazes, a organização deve primeiro compreender os requisitos de continuidade do negócio e selecionar as estratégias adequadas.

Desenvolvimento do plano

Como podes ver, existem passos críticos que precisam de ser concluídos antes de te dedicares ao desenvolvimento e documentação dos planos de continuidade do negócio. Estas etapas não só identificam os recursos e as estratégias que os planos devem abordar, como também asseguram que os planos criados permitem a recuperação das actividades ou recursos empresariais dentro das expectativas das partes interessadas.

Depois de identificar, avaliar e implementar estratégias de mitigação de riscos, resposta e recuperação, a organização pode começar a documentar planos que descrevem como a organização irá recuperar e operar em modo contingente até voltar ao normal. Os planos documentados garantem a repetição e apoiam a tomada de decisões durante um evento perturbador. As melhores práticas sugerem a documentação de planos que abordem cenários de perda de recursos (em vez de ameaças ou eventos específicos), incluindo procedimentos que abordem a perda de instalações, perda de pessoas, perda de tecnologia ou perda de fornecedores/fornecedores. Ao documentar os planos com base na perda de recursos, a administração pode ter a certeza de que os participantes na resposta e na recuperação sabem o que fazer, independentemente da “ameaça” que realmente causa a perturbação.

Sensibilização, formação e exercício

A tentação que as organizações enfrentam frequentemente é a de parar o esforço de preparação depois de documentarem os planos. No entanto, os planos são tão eficazes quanto as pessoas que os utilizam. Por isso, é importante desenvolver e implementar um programa de treinamento e conscientização que apresente o processo e as estratégias de continuidade de negócios a todas as pessoas apropriadas em toda a organização, para que elas possam se preparar adequadamente e desenvolver competências de resposta e recuperação. Para saber mais sobre a socialização de estratégias e planos, revê a perspetiva de Castellan sobre a importância de incorporar a continuidade do negócio dentro da organização.

Além disso, a realização de exercícios de continuidade do negócio proporciona uma formação prática e experimental e assegura que os participantes na resposta e recuperação estão cientes dos planos e estratégias de continuidade do negócio e confortáveis com as funções e responsabilidades que lhes foram atribuídas. Ao realizar exercícios, os participantes na resposta e recuperação começarão a desenvolver uma “memória muscular” com os seus planos, permitindo uma resposta mais suave e a execução da recuperação durante uma perturbação real, quando os riscos são elevados.

Resumindo, os exercícios não só proporcionam uma formação valiosa aos responsáveis pela resposta e recuperação, como também são essenciais para validar as estratégias de continuidade do negócio à luz dos requisitos e destacar quaisquer áreas de melhoria para garantir que a organização pode recuperar dentro dos objectivos de recuperação.

Para mais informações sobre este tema, consulta as perspectivas da Castellan sobre exercícios e testes.

Melhoria contínua

Por fim, uma das partes mais importantes da criação de planos de continuidade de negócios é garantir que a organização não “configure e esqueça”. À medida que uma organização muda, também mudam os riscos e os requisitos do negócio. Essencialmente, o conceito de melhoria contínua é a principal razão pela qual a Castellan encontra um enorme valor nos conceitos do sistema de gestão (conforme descrito na ISO 22301).

Os principais componentes de um sistema de gestão, concebido para promover a melhoria contínua, incluem análises de gestão ao nível do programa. As análises da gestão ajudam a garantir que as estratégias, os planos e os processos de planeamento continuam a corresponder às expectativas das partes interessadas e a abordar todos os riscos e obrigações necessários. Uma vez que estas análises de gestão identificam as acções corretivas necessárias para colmatar as lacunas, é também fundamental atribuir proprietários a estas acções e acompanhar a sua conclusão. Sem acompanhar ou atribuir proprietários às acções corretivas identificadas, as revisões da gestão não trarão valor nem permitirão o crescimento do programa.

Além disso, é importante acompanhar o desempenho do programa através do desenvolvimento de métricas de continuidade do negócio. As métricas medem o sucesso com base em prioridades, requisitos e desempenho, e ajudam a destacar oportunidades de melhoria.

Considerações finais

O planeamento eficaz da continuidade do negócio é muito, muito mais do que apenas criar planos. Como discutido ao longo deste artigo, é extremamente importante realizar cada etapa do ciclo de vida da continuidade de negócios – muitas vezes aproveitando os processos e ferramentas do sistema de gestão – para garantir que os planos suportem a resposta a um evento perturbador e a recuperação dos produtos e serviços críticos da organização dentro das expectativas do negócio e das partes interessadas.

A continuidade do negócio e o planeamento da recuperação de desastres de TI é tudo o que fazemos. Se estás à procura de ajuda para criar ou melhorar o teu programa de continuidade do negócio, nós podemos ajudar.

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