Muitas equipas continuam a utilizar folhas de cálculo e processos manuais para gerir o risco, construindo os seus formulários de avaliação de risco, registos de risco e bibliotecas de controlo no Excel. Embora as folhas de cálculo possam funcionar como ponto de partida para empresas mais pequenas, rapidamente se tornam impraticáveis à medida que as organizações crescem. A gestão eficaz do risco requer colaboração entre múltiplos intervenientes, mapeamento complexo de dados, monitorização de controlos, automação de fluxos de trabalho, governança de dados rigorosa e relatórios e análises robustos, e as folhas de cálculo carecem da funcionalidade avançada necessária para lidar com estas exigências complexas.
É por isso que a maioria das organizações com mais de 1000 funcionários tende a implementar software de automação de gestão de risco para mitigação de riscos. Estas plataformas permitem às empresas implementar processos de gestão de risco de melhores práticas que se alinham com os padrões da indústria, oferecendo uma abordagem poderosa e tecnológica para identificar, avaliar e mitigar riscos.
Este blogue explora os benefícios das ferramentas automatizadas de gestão de risco, as áreas de gestão de risco que podem automatizar e o valor que trazem para uma organização.
O poder do software de automação de gestão de risco
O software de automação de gestão de risco revoluciona a forma como as empresas lidam com o risco, aproveitando tecnologia de ponta para simplificar e melhorar o processo de gestão de risco e automatizar a monitorização de riscos. Estas plataformas atuam como sistemas centralizados que facilitam a colaboração e integram-se perfeitamente com os sistemas e fontes de dados existentes, permitindo às equipas identificar, avaliar, monitorizar e responder aos riscos em tempo real.
No centro destas plataformas está a capacidade de fornecer uma visão clara e abrangente dos riscos, quer envolvam conformidade regulamentar, perturbações operacionais ou desafios específicos de projetos. Em vez de dependerem de folhas de cálculo dispersas ou relatórios estáticos, as empresas que utilizam ferramentas de automação de gestão de risco ganham acesso a uma única fonte de verdade para dados de risco, permitindo-lhes compreender claramente a sua postura de risco.
Com funcionalidades como painéis em tempo real, fluxos de trabalho automatizados e análises avançadas, o software de automação de gestão de risco capacita as organizações não só para antecipar potenciais ameaças, mas também para tomar decisões informadas que conduzem a melhores resultados empresariais. Quando se pesam os prós e contras dos processos manuais versus software de automação de gestão de risco, uma plataforma de software emerge sempre como a clara vencedora.
Como é que o software de automação de gestão de risco automatiza os processos?
O software de gestão de risco pode automatizar o processo de gestão de risco de várias formas. Em primeiro lugar, as equipas podem construir o seu registo de risco na plataforma. Os funcionários podem adicionar riscos utilizando formulários online com regras de governança de dados incorporadas para garantir que todos os dados são capturados. Estas ferramentas utilizam estruturas de melhores práticas para categorizar e classificar riscos, definir KRIs e definir um apetite pelo risco, e pode alocar a propriedade das áreas de risco integrando-se com o seu diretório ativo.
As empresas também podem automatizar todo o processo de avaliação de risco utilizando as ferramentas de avaliação de risco automatizadas no sistema. As equipas podem configurar formulários com os campos relevantes e criar facilmente diferentes formulários para diferentes tipos de risco. Estes formulários de avaliação de risco podem ser distribuídos para preenchimento através de fluxos de trabalho automatizados que enviam notificações aos funcionários relevantes para preenchimento online. Se os formulários não forem preenchidos até ao prazo, então os e-mails de lembrete são automaticamente enviados pelo sistema.
Mais automação é utilizada para deteção de risco e priorização de risco. Estas ferramentas de software de gestão de risco empresarial utilizam integrações API para extrair dados para a plataforma de risco de outros sistemas e fontes de dados, o que pode ser usado para monitorizar os níveis de risco. As regras podem então ser definidas para notificar o stakeholder relevante quando os níveis de risco são muito altos ou excedem o apetite pelo risco.
A automação também é utilizada para estabelecer controlos eficazes. As empresas podem construir um registo de controlo na plataforma e definir um controlo para cada risco. O processo de monitorização e teste de controlo também pode ser automatizado. As empresas podem usar fluxos de trabalho automatizados para enviar notificações regulares de teste de controlo e os funcionários podem inserir os resultados através de formulários online. Os controlos também podem ser monitorizados pelo software definindo regras para enviar alertas com base em dados de controlo mantidos noutros sistemas e folhas de cálculo que são extraídos para a plataforma através de integrações API.
O software de automação de gestão de risco também pode automatizar a gestão de tarefas e ações em todas as funções de gestão de risco e conformidade. Quer um funcionário precise de completar uma avaliação de risco ou verificação de controlo, ou tomar medidas para reduzir um risco, o seu painel personalizado dir-lhe-á quais as tarefas que tem pendentes para garantir que são concluídas. A automação do fluxo de trabalho mantém todo o processo de gestão de risco em movimento, desde a identificação e monitorização do risco até à escalada, ações de remediação e controlos. Isto proporciona uma visibilidade completa da exposição ao risco e das medidas que a organização tem em vigor para controlar o risco.
O software de automação de gestão de risco também pode apoiar na elaboração de relatórios de risco para todos os níveis da empresa. Os líderes podem visualizar relatórios sobre exposição ao risco e eficácia do controlo através de uma variedade de outputs de relatórios, incluindo relatórios estáticos, relatórios interativos Power BI, análise bowtie e simulações Monte Carlo. A capacidade de extrair relatórios em tempo real com um simples toque de botão elimina tarefas árduas de manipulação de dados, deixando às equipas de risco mais tempo para analisar os dados e aconselhar a empresa sobre o melhor curso de ação.
Algumas plataformas de gestão de risco também oferecem capacidades de gestão de risco cibernético e de TI. Isto permite às empresas gerir ativamente ameaças e vulnerabilidades cibernéticas, resolver incidentes cibernéticos, gerir ativos de TI e garantir a conformidade com regulamentos de privacidade de dados e requisitos de controlo.
Muitas plataformas de automação de risco também oferecem capacidades de gestão de risco de terceiros ou de fornecedores. Isto permite às empresas configurar um registo de fornecedores, realizar avaliações de risco de fornecedores, executar verificações de inteligência e realizar due diligence. Armadas com esta informação, as empresas podem eliminar potenciais riscos da cadeia de abastecimento e garantir que têm uma rede de fornecedores em que podem confiar.
A gestão de risco está intimamente ligada ao relato de incidentes. Portanto, muitas plataformas de automação de gestão de risco também oferecem capacidades de gestão de incidentes e eventos na mesma plataforma. Os funcionários podem facilmente registar incidentes, perigos e quase acidentes através de formulários online, com todos os dados a alimentar a plataforma. Fluxos de trabalho automatizados escalam o incidente para o stakeholder relevante e facilitam um processo de gestão de casos até que o incidente seja resolvido. Os incidentes podem ser facilmente ligados aos riscos relevantes para outputs de relatórios integrados.
Por que o software de automação de gestão de risco é um imperativo empresarial
A necessidade de uma gestão de risco eficaz nunca foi tão premente. As organizações que operam em mercados competitivos e em rápida mudança não podem permitir-se atrasos ou ineficiências na abordagem de potenciais riscos. A gestão de risco tradicional utilizando processos manuais baseados em folhas de cálculo, embora familiar, muitas vezes leva a dados fragmentados, relatórios demorados e uma maior probabilidade de erro humano.
A automação do processo de gestão de risco com software aborda estas deficiências. As ferramentas modernas oferecem uma estrutura de gestão de risco de melhores práticas, proporcionando a agilidade e escalabilidade necessárias para acompanhar a velocidade e complexidade do panorama de risco atual. Isto garante que os registos de risco estão sempre atualizados e alinhados com os objetivos organizacionais.
A conformidade é outro motor crítico para a automação da gestão de risco. Normas como ISO 31000, CPS 230 e COSO fornecem orientações sobre as melhores práticas de gestão de risco e estruturas de controlo, e as ferramentas automatizadas de gestão de risco são estruturadas para se alinharem com estes requisitos, ajudando as empresas a cumprir as normas de gestão de risco mais comumente utilizadas. As empresas precisam de ferramentas que não só garantam a conformidade com as melhores práticas de gestão de risco, mas também as ajudem a demonstrá-la através de capacidades detalhadas de relatórios e rastreamento. Ao automatizar a gestão de risco, as organizações reduzem o peso das verificações e processos manuais e ganham confiança na sua capacidade de cumprir os padrões da indústria.
Quais são as principais características a procurar num software de automação de gestão de risco?
Procure ferramentas com registos de risco, categorias e tipos ilimitados, isto tornará fácil configurar um programa holístico de gestão de risco que cubra todas as áreas de negócio.
Selecione uma ferramenta que ofereça integrações API com os seus outros sistemas e fontes de dados. Isto permitir-lhe-á monitorizar os níveis de risco com base em dados transacionais e operacionais noutros sistemas. Também pode usar integrações API para ligar a ferramenta ao seu diretório ativo para que possa alocar a propriedade de riscos, controlos e incidentes aos funcionários atuais.
Procure ferramentas que os seus “super utilizadores” possam configurar eles próprios para eliminar custos dispendiosos de serviços profissionais. Deve ser capaz de alterar menus, listas suspensas e cabeçalhos por si próprio e até personalizar fluxos de trabalho e relatórios.
Procure plataformas de software de risco com uma hierarquia de permissões para configurar facilmente fluxos de trabalho para escalada de risco. Esta funcionalidade permite-lhe adaptar a visualização para cada utilizador, para que vejam apenas os dados relevantes para eles.
Certifique-se de que o software ERM oferece rastreamento de utilizadores para que possa ver quem inseriu que dados e quando. Isto garante responsabilidade em cada passo do caminho.
Procure ferramentas que sejam certificadas para padrões de segurança da informação como SOC Type 1 e 2, Cyber Essentials e ISO 27001 para garantir que o sistema é seguro e protegido.
Procure plataformas de automação de risco que ofereçam fluxos de trabalho de gestão de risco prontos a usar que possam ser personalizados para se alinharem com os seus requisitos internos.
Escolha um software de avaliação de riscos com uma grande variedade de outputs de relatórios, para garantir que pode obter uma visão abrangente do seu perfil de risco e cumprir diversos requisitos de relatórios internos e externos.
Selecione uma ferramenta que ofereça capacidades GRC mais amplas, como gestão de conformidade, gestão de incidentes, ESG e gestão de auditoria, juntamente com as capacidades principais de gestão de riscos, para garantir que a plataforma pode escalar e crescer à medida que o seu programa GRC amadurece.
Procure plataformas de risco automatizadas que ofereçam uma aplicação móvel, permitindo que a equipa realize tarefas relacionadas com riscos, como avaliações de risco e verificações de controlo, em movimento.
Selecione ferramentas que ofereçam técnicas de análise de risco quantitativas e qualitativas.
Opte por uma plataforma baseada na nuvem para garantir que o sistema recebe atualizações regulares do fornecedor, adicionando novas funcionalidades.
Procure ferramentas que ofereçam capacidades de gestão de risco de projetos para gerir os seus projetos e portfólios e os riscos associados.
Desbloqueando os benefícios das ferramentas de gestão de risco automatizadas
As vantagens de adotar software de automação de gestão de risco estendem-se muito além da eficiência. As empresas que integram estas soluções na sua estratégia de ERM podem esperar uma série de benefícios tangíveis e intangíveis. Os benefícios do software de automação de gestão de risco incluem:
Melhor Identificação de Riscos: As empresas podem utilizar o software para detetar riscos precocemente. As equipas podem utilizar dados de incidentes, perigos e quase acidentes para identificar riscos potenciais e adicioná-los ao registo de riscos. A monitorização automatizada de indicadores-chave de risco também suporta a identificação e o acompanhamento de riscos.
Dados de Risco Centralizados: Em vez de folhas de cálculo e formulários dispersos, uma ferramenta de gestão de risco automatizada centraliza os dados de risco num único local. Os dados dos formulários de avaliação de risco, testes e verificações de controlo, e KRIs são todos consolidados, facilitando a elaboração de relatórios para compreender a exposição ao risco.
Tomada de Decisão Aprimorada: Ao fornecer informações e análises em tempo real, as ferramentas automatizadas permitem que os líderes tomem decisões baseadas em dados com confiança.
Precisão Melhorada: A automação reduz o risco de erro humano nos dados de risco, graças a formulários personalizados com regras de governança de dados como menus, listas suspensas e formatação automática. Isto garante que os outputs dos relatórios de risco são fiáveis e precisos.
Eficiência Operacional: A automatização de tarefas repetitivas, como o envio de avaliações de risco ou verificações de conformidade e a captura dos resultados ou a execução de relatórios de risco, liberta as equipas para se concentrarem em iniciativas estratégicas.
Escalabilidade: À medida que as empresas crescem, as plataformas automatizadas escalam sem esforço, acomodando um registo de riscos em expansão e adaptando-se a novos tipos de riscos.
Poupança de Custos: Ao reduzir processos manuais e minimizar ineficiências, a automação proporciona significativas eficiências de custos ao longo do tempo.
Conformidade com as Diretrizes de Gestão de Risco: A maioria das plataformas de automação de gestão de risco permite às empresas alinhar os seus processos com as orientações de gestão de risco fornecidas em normas-chave como ISO 31000, COSO e CPS 230, ajudando as empresas a cumprir quaisquer requisitos regulamentares.
Estes benefícios da automação da gestão de risco sublinham o papel da automação não apenas como uma ferramenta para a gestão de risco, mas como um facilitador estratégico que se alinha com objetivos organizacionais mais amplos.
Superando desafios na automação da gestão de risco
Embora o caso para a automação seja convincente, implementar uma plataforma de gestão de risco não é isento de desafios. Por um lado, a qualidade dos dados é crítica. Os sistemas automatizados dependem de informações precisas e atualizadas para fornecer insights significativos. Para superar os desafios da automação da gestão de risco, as organizações devem investir na limpeza e governança de dados para garantir uma base sólida para a implementação de uma plataforma automatizada de software GRC.
A implementação de uma plataforma é outro obstáculo ao automatizar a gestão de risco. As plataformas GRC podem levar tempo para serem configuradas e ajustadas de acordo com os seus requisitos e será necessário envolver muitas partes interessadas. Escolha um fornecedor de GRC que ofereça um roteiro para implementação e cuja plataforma possa ser facilmente personalizada pela sua equipa internamente.
Por último, as organizações devem abordar a resistência interna à mudança. A transição de processos manuais para fluxos de trabalho automatizados através de um sistema online frequentemente requer ajustes culturais e operacionais. O sucesso depende de uma comunicação clara, formação e demonstração do valor do software de automação de gestão de risco para as partes interessadas.
Escolhendo o software de automação de gestão de risco certo
Selecionar uma solução de gestão de risco é uma decisão crítica que requer uma consideração cuidadosa das necessidades organizacionais, infraestrutura técnica e objetivos a longo prazo. As melhores plataformas de gestão de risco são aquelas que não só se alinham com os seus processos existentes, mas também oferecem capacidades ERM de melhores práticas e têm a flexibilidade para se adaptar à medida que a organização evolui.
Por exemplo, soluções que se integram perfeitamente com sistemas empresariais como ERP ou ferramentas de gestão de projetos podem otimizar as operações e eliminar silos para melhorar a gestão de riscos. Interfaces intuitivas garantem que as equipas de todos os níveis possam adotar o software sem necessidade de formação extensiva. Além disso, as empresas devem priorizar plataformas que ofereçam formulários online, fluxos de trabalho personalizáveis, relatórios pré-configurados e uma arquitetura baseada na nuvem para suportar a acessibilidade e a recuperação de desastres.
Por que escolher a Riskonnect para a automação da gestão de riscos
Como líder no setor, a Riskonnect fornece uma plataforma abrangente de gestão de riscos que pode ser adaptada para atender às necessidades de organizações em diversos setores. Com décadas de experiência, a Riskonnect combina profunda especialização em gestão de riscos empresariais com tecnologia inovadora, oferecendo soluções que são simultaneamente poderosas e intuitivas.
O que distingue a ferramenta integrada de gestão de riscos da Riskonnect é a sua interface de utilizador simples, configurabilidade, integrações API e automação de fluxos de trabalho. Desde painéis em tempo real e avaliações de risco automatizadas até à integração perfeita com sistemas existentes, a Riskonnect garante que as organizações possam implementar processos de gestão de riscos de melhores práticas alinhados com os padrões da indústria.
A escalabilidade dos sistemas automatizados de gestão de riscos torna-os ideais para empresas de todas as dimensões. As empresas podem começar com um simples registo de riscos e biblioteca de controlos e alguns fluxos de trabalho e expandir à medida que o seu programa amadurece, até implementações a nível empresarial com milhares de utilizadores. Ao escolher a Riskonnect para a automação da gestão de riscos, as organizações ganham um parceiro de confiança na navegação das complexidades da gestão de riscos operacionais e riscos de projetos.
O futuro da gestão de riscos é automatizado
A adoção de software de automação de gestão de riscos representa uma mudança significativa na forma como as empresas abordam o risco. Numa era em que a agilidade, precisão e conformidade são fundamentais, automatizar os processos de gestão de riscos oferece um caminho claro para a resiliência e o sucesso.
Para as organizações prontas para elevar o seu processo de gestão de riscos ao próximo nível, ferramentas como a plataforma GRC da Riskonnect fornecem a solução ideal. A automação na gestão de riscos capacita as empresas a transformar a sua abordagem ao risco e a construir uma base mais sólida para o futuro.
A questão já não é se deve automatizar a gestão de riscos, mas sim quão rapidamente pode começar. Para ver a plataforma de gestão de riscos da Riskonnect em ação, solicite uma demonstração.
