Étude de cas : Baillie Gifford

CONTEXTE

La fonction d’audit interne de Baillie Gifford s’est développée au cours des quatre dernières années pour répondre à la complexité croissante de l’entreprise. La fonction s’est alignée sur les priorités stratégiques plus larges de l’entreprise afin de fournir une assurance indépendante sur les contrôles opérés dans les domaines à haut risque. Au cours de cette période, l’équipe d’audit est passée de cinq à dix personnes, tout en faisant évoluer ses pratiques de travail pour normaliser et affiner le cycle de vie de l’audit de bout en bout, ce qui a abouti à la révision et à la formalisation de sa méthodologie d’audit interne. Pete Ferguson, responsable principal de l’audit chez Baillie Gifford, explique : « Au cours des deux dernières années, nous avons entrepris un processus progressif visant à faire évoluer nos pratiques d’audit. L’étape logique suivante consistait à examiner la nécessité d’un système d’audit centralisé afin d’améliorer notre processus de documentation des audits et la manière dont nous saisissons et contrôlons les informations sur les risques ».

LE DÉFI

Alors que l’équipe de gestion des risques de Baillie Gifford avait investi dans un nouveau système de gestion des risques opérationnels Riskonnect, la fonction d’audit interne travaillait encore avec des processus manuels et s’appuyait sur Excel et Word. Pete Ferguson : « Nous planifions, saisissions et suivions les activités d’audit à l’aide de feuilles de calcul Excel, toute notre documentation étant conservée sur des disques durs du réseau interne. Cette méthode est devenue insoutenable, complexe et peu maniable, au fur et à mesure que nous nous développions en tant que fonction et en tant qu’entreprise.

L’ANALYSE DE RENTABILITÉ DU CHANGEMENT

Pete Ferguson : « L’opportunité offerte par un système d’audit centralisé permettrait à l’équipe de saisir avec précision les informations d’audit clés et de s’assurer que nous appliquons notre méthodologie de manière cohérente, en regroupant l’ensemble du processus, de la planification de l’audit annuel et de l’évaluation des risques jusqu’aux plans d’audit individuels et aux examens. La capacité de saisir et de surveiller les risques et les contrôles, de relier les résultats des audits aux faiblesses des contrôles et d’établir des rapports de manière efficace et efficiente rendrait l’ensemble du processus beaucoup plus évolutif et efficace. L’accès direct au système de gestion des risques opérationnels a été un atout supplémentaire.

SÉLECTION

L’équipe d’audit a effectué des recherches initiales sur les différentes solutions d’audit, en examinant les systèmes qu’elle connaissait déjà, ainsi que des systèmes modernes tels que Riskonnect. Pete Ferguson : « Au sein de l’équipe, nous avions des expériences individuelles d’utilisation de systèmes plus traditionnels, et nous les avons comparées à Riskonnect. Notre première impression de la solution d’audit interne Riskonnect a été que nous aimions beaucoup l’esthétique de sa présentation. Elle semblait très conviviale et nous avons été séduits par la possibilité de la relier directement au système de gestion des risques. Un autre aspect important était la possibilité de configurer le système de manière flexible, afin que nous puissions l’adapter à nos besoins au fil du temps ». L’équipe de Baillie Gifford a suivi un processus rigoureux pour comprendre comment le système fonctionnait et comment il pouvait être adapté à la méthodologie d’audit qu’elle avait définie. Pour ce faire, elle a collaboré avec l’équipe de Riskonnect pour trouver des idées dans le cadre d’ateliers de planification et de démonstrations du système, ce qui a permis de convenir d’un cahier des charges pour les changements de configuration. Les équipes ont ensuite travaillé ensemble sur les configurations et les modifications avant de passer aux tests d’acceptation par l’utilisateur. Pete Ferguson : « La partie qui était vraiment importante pour moi et qui s’est vraiment démarquée a été l’engagement et le soutien continus tout au long du processus avec Riskonnect. »

GO LIVE

Baillie Gifford a adopté la solution d’audit interne de Riskonnect après seulement quelques mois de configuration et d’installation. Quatre mois après la mise en service, le cycle de planification de l’audit et plusieurs audits avaient déjà été réalisés. Pete Ferguson : « Nous avons maintenant configuré notre univers d’audit, réalisé notre plan annuel et effectué un certain nombre d’examens d’audit sur le système. Nous n’avons pas rencontré de problèmes majeurs avec Riskonnect et le système a fonctionné comme nous le souhaitions et comme nous l’attendions. L’équipe a maintenant élaboré une série de rapports en utilisant Riskonnect et Tableau comme outil de visualisation des rapports internes. Pete Ferguson :

« La liaison des données directement dans Tableau nous a permis de voir rapidement, en appuyant sur un bouton, tous les statuts de nos audits, les actions en cours et les conclusions, autant d’éléments que nous avions l’habitude de suivre à l’aide d’Excel. Nous avons également appris à modifier et à adapter la façon dont Riskonnect présente les champs, de sorte que nous pouvons modifier nous-mêmes les descriptions des champs, les mises en page et les rapports sans avoir à nous fier à Riskonnect. L’adoption d’un système moderne tel que la solution d’audit interne de Riskonnect nous permet de continuer à transformer la manière dont nous effectuons nos audits. Il s’agit d’une solution plus dynamique qui nous aide à continuer à apporter de la valeur à l’entreprise.