Nouvelles préoccupations des prestataires de soins de santé en matière de continuité des activités

Les hôpitaux ne sont pas étrangers au concept de préparation aux situations d’urgence, mais les Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) ont des idées bien précises sur ce qui est acceptable dans ce domaine et les précisent dans de nouvelles conditions de participation, qui doivent être mises en œuvre d’ici le 15 novembre 2017.

La CMS étend certaines de ces exigences à 16 autres types de prestataires de soins hospitaliers et ambulatoires, ainsi qu’à leurs fournisseurs, qu’il s’agisse de centres de chirurgie ambulatoire, d’établissements de traitement psychiatrique résidentiel ou d’organismes d’approvisionnement en organes, dont beaucoup n’avaient peut-être jamais envisagé la continuité des activités d’une manière aussi normative. Voici quelques points clés de la règle pour les entités concernées :

  • Les organisations doivent adopter une approche « tous risques » pour leur plan d’urgence, qui doit être revu et mis à jour chaque année. Se préparer aux tirs actifs, aux pannes de courant et aux pandémies ne suffira pas.
  • Les plans d’urgence doivent être gérés par des politiques et des procédures, et non plus par de simples lignes directrices opérationnelles (donc plus de flexibilité).
  • Les établissements hospitaliers et ambulatoires DOIVENT se coordonner avec les agences locales.
  • Les organisations doivent maintenir le contact avec les cliniciens et le personnel, pendant et après l’urgence, et doivent disposer d’un plan de communication efficace pour les patients et les membres de leur famille pendant la même période.
  • Les établissements qui transfèrent des patients en cas d’urgence doivent s’assurer que les établissements d’accueil appliquent les mêmes normes en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données des patients.
  • Tous les employés doivent être formés et testés sur le plan d’urgence et doivent être en mesure de démontrer qu’ils connaissent les procédures d’urgence, les itinéraires d’évacuation et les instructions données aux patients (attendez-vous à ce que cette question soit soulevée dans les futures enquêtes d’accréditation).
  • Les organisations doivent effectuer deux exercices par an, dont l’un doit être un exercice à grande échelle au sein d’une installation ou d’une communauté.

Les programmes d’arrondi gagnent en popularité

Quel que soit le point de vue qui favorise le mieux la sécurité des patients, ces derniers exigent des informations plus transparentes sur le coût et la qualité des soins dispensés dans les hôpitaux. Dans un environnement de soins de santé de plus en plus centré sur le client et orienté vers le marché, de nombreux hôpitaux se conforment à ces demandes pour se distinguer de la concurrence. Plus précisément, les hôpitaux investissent dans des programmes de visites non cliniques, c’est-à-dire des rencontres structurées avec les patients, leurs familles ou des zones particulières de l’hôpital. Ces programmes ont fait l’objet d’une grande attention en raison de leur capacité à améliorer la sécurité et l’expérience globale des patients. Ils présentent également l’avantage de favoriser une préparation continue aux enquêtes d’accréditation dont il est question dans la dernière proposition de la CMS, réduisant ainsi la probabilité de résultats négatifs et le risque potentiel qui en découle de les voir rendus publics. Un article récent de l’American Hospital Association, axé sur la sécurité des patients, montre comment un petit hôpital a mis en place un programme de rondes de leadership pour les patients hospitalisés afin d’accroître l’engagement des patients et des familles et, en fin de compte, d’améliorer la sécurité des patients.

La technologie facilite la mise en œuvre des programmes d’arrondissement et les rend plus efficaces

Malgré leur efficacité, les programmes de rondes ne sont pas nécessairement faciles à mettre en œuvre en raison de la logistique nécessaire pour organiser les parties prenantes, structurer le retour d’information, puis agir sur les informations collectées ou les apprentissages réalisés. Les prestataires soucieux de leurs coûts se tournent souvent vers leurs fournisseurs de systèmes de rapports sur la sécurité des patients pour automatiser ce processus laborieux et typiquement manuel, mais ils sont déçus de ne pas pouvoir les aider car, dans la plupart des cas, leurs solutions ne sont pas directement liées à des patients ou à des événements individuels. Par ailleurs, l’achat d’un système autonome de gestion de l’accréditation peut s’avérer coûteux. La bonne technologie de reporting en matière de sécurité des patients et de gestion des risques permet toutefois d’automatiser efficacement ces activités critiques, de relier des données spécifiques à des patients et des prestataires spécifiques, et d’intégrer les résultats et les actions correctives de manière transparente dans les efforts d’amélioration globaux d’une organisation, pour le bénéfice de l’ensemble des patients. Par exemple, les prestataires de soins de santé peuvent assigner électroniquement des rondes aux membres du personnel et en suivre l’évolution et l’achèvement ; saisir les données des rondes dans des formulaires personnalisables et mobiles qui permettent des réponses standard et en texte libre ; et assigner des actions correctives et en suivre l’évolution et l’achèvement grâce à des notifications automatiques qui peuvent être déclenchées sur la base des réponses aux rondes. Les meilleures solutions ne se limitent pas à l’automatisation des activités liées à l’accréditation. Elles sont souples et évolutives, et peuvent s’adapter à d’autres initiatives d’arrondissement, notamment :

  • Performances des pratiques de lutte contre les infections par rapport aux normes du CDC
  • Santé et sécurité des employés/conformité à la loi sur la santé et la sécurité au travail (OSHA)
  • Examens médicaux ciblés

Quoi qu’il arrive au niveau fédéral en ce qui concerne les inspections et la transparence des hôpitaux, les hôpitaux qui veulent être compétitifs sur le marché actuel devront probablement, tôt ou tard, se convertir à la publication de données utiles. Des tournées efficaces et intégrées peuvent contribuer à améliorer les performances des prestataires et à les rendre plus faciles – et moins inquiétantes – à révéler au public.

La CMS déclare qu’elle n’accordera aucune exception en cas de non-conformité, y compris le fait de ne pas fournir la documentation requise à l’agence.

Alors, comment vous préparer à ces nouvelles exigences ? Vous pouvez certainement lire la règle finale, mais je vous recommande les ressources plus accessibles que vous trouverez sur le site web du secrétaire adjoint à la préparation et à la réaction (ASPR) du ministère fédéral de la santé et des services sociaux (HHS). Le portail d’information sur la préparation aux situations d’urgence dans le secteur de la santé, TRACIE (Technical Resources, Assistance Center, Information Exchange) de l’ASPR, contient une mine d’informations, y compris les exigences spécifiques par type de prestataire, une présentation générale utile et bien d’autres choses encore.

Oh, et vous voudrez peut-être vous assurer que votre système de gestion de la continuité des activités (BCM) est à la hauteur de la tâche.