Coronavirus et conformité : 8 domaines sur lesquels il faut se concentrer dès maintenant

L’épidémie de coronavirus entraîne une série de nouvelles vulnérabilités en matière de conformité. Les lieux de travail deviennent virtuels, des mesures de quarantaine strictes sont imposées et des fermetures d’entreprises ont été rendues obligatoires. Les organisations réagissent en modifiant leurs processus et leurs politiques de façon vertigineuse.
Les entreprises qui fonctionnaient sans contrôles bien définis se démènent pour se conformer à des recommandations et à des exigences en constante évolution. Même celles qui ont mis en place des plans de crise étendus sont poussées à la limite compte tenu de l’ampleur de la situation actuelle. Alors que les équipes chargées de la conformité cherchent une voie à suivre, la durabilité et la résilience financière seront des priorités absolues.

Voici 8 domaines clés sur lesquels les équipes de conformité doivent se concentrer dès maintenant :

1. Tenez-vous au courant de l’état de la réglementation. Si de nombreuses réglementations ont été assouplies de manière informelle, peu de directives concrètes ont été officiellement publiées. En bref, ne pensez pas que vous aurez un passe-droit simplement parce que les organismes de réglementation rencontrent leurs propres difficultés à s’adapter à ce nouvel environnement. Les obligations de conformité existent toujours et les entreprises doivent continuer à mener leurs activités en conséquence.
2. Soyez attentif aux incohérences géographiques. Les entreprises doivent faire face aux exigences liées au coronavirus au niveau fédéral et au niveau de l’État, ainsi qu’au niveau régional et local. En l’absence d’une réponse nationale coordonnée, ce qui est considéré comme une activité essentielle à un endroit peut ne pas l’être à un autre, même au sein d’un même État.
3. Définir de nouvelles règles de travail. Si votre entreprise n’avait pas encore de politique en matière de travail à domicile, il est probable qu’elle en ait une aujourd’hui. Selon un récent sondage de Gartner, 88 % des organisations ont encouragé ou demandé à leurs employés de travailler à domicile en raison du coronavirus. Partout, les employeurs s’empressent de remplacer les pratiques arbitraires et discrétionnaires par des politiques de télétravail objectives à l’échelle de l’entreprise, qui précisent quels travaux peuvent être effectués à distance, dans quelles conditions et quelles sont les attentes.
4. Renforcer la cybersécurité. Étant donné que de nombreux employés travaillent désormais à domicile, il est plus important que jamais de mettre en place des directives et des contrôles stricts pour garantir la protection des équipements et des documents liés au travail. Alors que la plupart des gens utilisent leur réseau Wi-Fi domestique sécurisé, de nombreuses entreprises ajoutent des protocoles de sécurité tels que l’identification multifactorielle pour les plateformes de collaboration nouvellement installées et d’autres outils de télétravail – ce qui est particulièrement important si les employés utilisent leurs appareils personnels pour effectuer des tâches professionnelles. Ce guide du NIST fournit des considérations et des recommandations pour sécuriser l’accès à distance.
5. Cartographiez la propagation du COVID-19. Suivez en temps réel la migration du coronavirus par rapport aux actifs de votre entreprise afin d’identifier les nouveaux sites à haut risque et d’affecter des ressources et un soutien supplémentaires pour atténuer les points de pression.
6. Comprendre les éventuelles réglementations provisoires. Avec le déploiement de la loi sur la protection de la défense (Defense Protection Act) et les efforts volontaires pour faire évoluer les modèles d’entreprise afin de produire des désinfectants pour les mains, des ventilateurs, des EPI et d’autres produits essentiels à la lutte contre le COVID-19, des réglementations peu familières pourraient entrer en jeu. La crise actuelle offre-t-elle une protection contre la responsabilité du fait des produits, par exemple ? Qu’en est-il de la contrefaçon de brevet ?
7. Réexaminez les politiques en matière de congés payés. De nombreuses réglementations nouvelles et actualisées concernant les congés de maladie et les congés familiaux rémunérés ont été adoptées ces dernières semaines dans le but d’inciter les employés malades à rester à la maison. La loi Families First Coronavirus Response Act oblige certains employeurs à accorder des congés de maladie rémunérés ou des congés familiaux et médicaux élargis pour des raisons liées au coronavirus jusqu’à la fin de l’année. Des lignes directrices ont également été publiées concernant le coronavirus et le FMLA.
8. Donnez la priorité à la sécurité. Les entreprises essentielles dont les locaux restent ouverts pendant la crise doivent être particulièrement vigilantes quant au respect des règles de santé et de sécurité. Bien qu’il n’y ait pas de nouvelles dispositions légales en tant que telles, l’OSHA a émis une série de recommandations concernant la distanciation sociale, le nettoyage de l’environnement, etc. visant à prévenir la propagation du virus sur le lieu de travail. Les agences fédérales et nationales font état d’un afflux considérable de plaintes relatives à la sécurité sur le lieu de travail. Les organisations sont invitées à créer des plans de contrôle de l’exposition, le COVID-19 étant considéré comme une maladie enregistrable par l’OSHA.

Les entreprises seront probablement confrontées à des défis permanents en matière de conformité au fur et à mesure que la situation évolue. Certaines équipes chargées de la conformité pourraient être accaparées par de nouvelles tâches, comme la gestion des offres de sauvetage du gouvernement ou la loi temporaire Families First Coronavirus Response Act (loi sur la réponse au coronavirus). D’autres contrôles seront peut-être nécessaires si des mesures temporaires, telles que l’expérience du travail à domicile, entraînent des changements durables dans notre façon de travailler.

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