Par Matt Hinton, associé, conseil en crise et en sécurité, Control Risks L’exercice de continuité d’activité – également connu sous le nom de simulations, tabletops, semi-lives ou drills – a toujours été une composante essentielle de la gestion de crise et de la continuité d’activité en tant que moyen de pratiquer et de perfectionner le plan avant que la situation réelle ne se produise.
Historiquement, les exercices de gestion de crise et de continuité des activités ont été réalisés pour différentes raisons :
- Mandat réglementaire : les entreprises des secteurs réglementés (par exemple, les services financiers) doivent exercer pour rester en conformité.
- Les normes : Les normes communément admises en matière de gestion de crise et de continuité des activités incluent toujours l’exercice comme “meilleure pratique”, ce qui oblige les entreprises à suivre le mouvement si elles veulent s’aligner sur ces normes.
- La formation : Les exercices permettent aux dirigeants de mieux comprendre leur rôle et leurs responsabilités en cas de crise ou de perturbation et de développer une “mémoire musculaire” qui les aidera à réagir en cas de crise ou de perturbation à l’avenir.
Bien qu’ils soient largement adoptés par les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, les exercices de crise et de continuité des activités ont souvent été considérés comme quelque chose que les participants doivent faire plutôt que comme quelque chose qu ‘ils veulent faire.
Les gens doivent être contraints de participer, ce qui nécessite des incitations de la part des dirigeants pour que l’exercice soit programmé et exécuté.
La raison en est souvent le temps.
Les gens ont été contraints de porter plusieurs chapeaux dans les organisations et on attend d’eux qu’ils fassent plus avec moins.
Ils n’ont pas le temps de se consacrer à ce qu’ils considèrent comme une activité supplémentaire ou comme un simple exercice de conformité.
Ou bien ils ne voient pas de résultats tangibles justifiant l’investissement en temps.
Quelle qu’en soit la raison, il y a quelques années encore, dans de nombreuses organisations, les exercices n’étaient qu’une case de plus à cocher.
Mais les choses changent.
Les exercices de crise et de continuité des activités sont de plus en plus respectés, car ils se transforment en un outil stratégique qui permet un véritable changement au sein de l’entreprise. 
Poussés par un assaut de perturbations
Au cours des dernières années, les organisations ont dû gérer un nombre sans précédent de crises, les unes après les autres – et parfois simultanément.
COVID-19.
Des manifestations se déroulant dans de nouveaux lieux.
Des problèmes de fabrication et de transport qui paralysent la chaîne d’approvisionnement mondiale.
Augmentation des cyberattaques.
Augmentation des actes de violence sur le lieu de travail à mesure que les travailleurs reprennent le chemin des bureaux.
Russie/Ukraine.
Le Moyen-Orient.
La liste est longue.
Cet assaut de perturbations a changé l’état d’esprit de nombreux chefs d’entreprise qui ont reconnu qu’ils ne pouvaient pas se permettre de mal réagir aux crises.
Ils ont commencé à se poser des questions telles que “quelle est la prochaine grande crise à laquelle nous devrons faire face ?” et “comment nous assurer que nous ne serons pas pris au dépourvu la prochaine fois ?”.
Pour de nombreuses entreprises, la réponse est l’exercice de continuité des activités. 
Un nouveau modèle d’exercice de continuité des activités
Les organisations ont de plus en plus recours à des exercices de crise et de continuité des activités pour évaluer leur degré de préparation à d’éventuelles crises futures.
Il ne s’agit pas de l’ancien modèle d’exercices, qui se concentrait sur des améliorations telles que la composition de l’équipe, de meilleurs plans ou une formation plus poussée.
Ces exercices tournés vers l’avenir visent à identifier les véritables lacunes dans l’état de préparation d’une organisation pour la prochaine “grosse crise”.
Il s’agit là d’une différence importante, car nombre de ces scénarios – en particulier ceux qui impliquent un conflit géopolitique – nécessitent une planification minutieuse et proactive afin de placer l’entreprise dans la meilleure position possible pour faire face à des circonstances complexes.
Les exercices de continuité des activités tournés vers l’avenir peuvent également créer un avantage concurrentiel lorsque les pairs ne pensent pas à l’avenir.
Parmi les changements organisationnels récents résultant des exercices, on peut citer
- Modifier les structures juridiques dans l’ensemble de l’empreinte mondiale d’une organisation afin d’offrir une plus grande flexibilité si l’entreprise doit quitter un pays à l’avenir.
- Changements au niveau de l’approvisionnement et des achats pour réduire le risque de concentration et/ou délocalisation pour minimiser les impacts potentiels des perturbations de la chaîne d’approvisionnement mondiale.
- Réévaluer les relations et les accords bancaires afin de s’assurer que les tensions géopolitiques n’entraveront pas la réception ou l’envoi d’argent par les entreprises.
- Diversifier géographiquement les stratégies de recrutement afin de réduire la dépendance excessive à l’égard d’une seule région du monde.
L’évolution de la perception de la mise en œuvre des logiciels de gestion des crises et de la continuité des activités a contribué à accroître la participation à tous les niveaux de l’organisation, à stimuler les investissements dans les capacités liées à la résilience et à donner aux professionnels de la résilience une place légitime à la table où sont prises les décisions clés. 
Conseils pour des exercices de continuité des activités efficaces
Bien entendu, cette nouvelle attention fait qu’il est encore plus important de faire de l’exercice correctement.
Voici cinq conseils à prendre en compte :
- Regardez vers l’avant plutôt que vers l’arrière. Utilisez l’analyse de scénarios pour comprendre quels risques émergents pourraient avoir un impact significatif sur l’organisation à moyen ou long terme et basez-vous sur ces scénarios pour vos exercices.
- Appuyez-vous sur des experts. Tirez parti de l’expertise interne ou externe pour mettre en évidence les impacts réels de ces scénarios afin de les rendre concrets pour les participants.
- Faites en sorte que l’exercice soit attrayant. Fini les tournes de pages et les diapositives fades.
Utilisez des simulations de médias – traditionnels et sociaux -, des acteurs et bien d’autres choses encore pour captiver votre public. - Tirez parti de vos outils. Entraînez-vous à utiliser les outils dont vous disposez, en particulier si vous disposez de solutions technologiques qui vous permettent de réagir de manière plus efficace aux crises et aux perturbations.
- Faites toujours un rapport après action. Si vous ne consignez pas les résultats d’un exercice dans un document formel et si vous ne vous mettez pas d’accord sur les responsables des actions clés – et ne les tenez pas pour responsables de leur réalisation – vous ne tirerez jamais le maximum de valeur d’un exercice.
L’avenir de l’exercice de continuité des activités est prometteur grâce à l’évolution des points de vue des chefs d’entreprise.
Les professionnels de la résilience ont désormais la possibilité de faire une réelle différence dans leur organisation en aidant les dirigeants à tirer parti de ce puissant outil.
Control Risks est un cabinet de conseil spécialisé dans les risques globaux qui aide à créer des organisations sûres, conformes et résilientes à une époque où les risques sont en constante évolution.
L’organisation a rejoint le programme PartnerKonnect de Riskonnect en 2023.
Pour en savoir plus sur les exercices efficaces, regardez notre webinaire à la demande, Business Resilience : Meilleures pratiques pour une gestion de crise efficace, et découvrez la solution logicielle de Riskonnect pour la continuité des affaires et la résilience.
