Les effets du changement climatique sur les conditions météorologiques extrêmes bouleversent les entreprises de toutes sortes. La Floride, la Caroline du Nord et d’autres régions sont encore sous le choc des ouragans Hélène et Milton. Le changement climatique a également provoqué des incendies de forêt dévastateurs sur les deux côtes, ainsi que des sécheresses, des inondations, des tornades et des températures extrêmes. Disposez-vous d’un plan de gestion de crise pour permettre à votre entreprise de continuer à fonctionner dans ces conditions ? Si vous ne pouvez pas arrêter un ouragan à vous tout seul, vous pouvez prendre des mesures dès maintenant – sous un ciel ensoleillé – pour vous aider à faire face à toute tempête perturbatrice. Comme le dit le proverbe, la meilleure attaque est une bonne défense. Voici comment protéger votre organisation des perturbations potentielles causées par le changement climatique.
Étape 1 : Élaborer un plan.
Cela peut sembler élémentaire, mais la première étape consiste à disposer d’un plan détaillé pour remettre en route vos fonctions et services les plus importants le plus rapidement possible après une perturbation. Quels sont les services ou les processus essentiels à l’exercice de vos activités ? Chaque département, site, unité opérationnelle, etc. doit élaborer son propre plan sur la base de ses services et processus essentiels, en précisant qui est impliqué et quel est le plan d’action en cas d’interruption. Bien que les détails de chaque plan diffèrent, il devrait y avoir une certaine normalisation et coordination entre tous les plans. La cohérence est particulièrement importante en ce qui concerne les données utilisées dans plusieurs plans et la langue utilisée. Un plan bien conçu comprendra des tâches spécifiques assignées à des personnes ou à des services de l’organisation. Le fait de savoir à l’avance ce qui est attendu et qui est responsable permet de gagner un temps précieux lorsque la situation réelle se produit.
Étape 2 : Veiller à ce que les plans soient à jour et accessibles.
Lorsque les vents de l’ouragan font rage et que les gens paniquent, la dernière chose que vous voulez faire est de vous démener pour trouver vos plans de continuité des activités les plus récents. Évitez cette panique en regroupant vos plans dans un référentiel centralisé facilement accessible à tous. Vous n’aurez plus à vous soucier de l’utilisation de versions différentes ou obsolètes. Le fait d’avoir tous les plans au même endroit facilite leur mise à jour en fonction des ressources, des installations, de la technologie, etc. actuelles. Avec le bon logiciel de gestion de crise, vous pouvez effectuer des changements globaux une seule fois, et la mise à jour se répercutera automatiquement sur tous les plans concernés, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la précision.
Étape 3 : Identifiez votre équipe de gestion de crise.
Qui doit être au centre de votre réponse à la crise ? Quels sont les rôles nécessaires ? Quand et comment se réunissent-ils ? Étant donné l’importance d’une coordination, d’une communication et d’une prise de décision efficaces en cas de crise, la composition de votre équipe est importante. Le soutien du conseil d’administration et de la direction est essentiel pour obtenir de bons résultats, tout comme l’implication d’un groupe interfonctionnel, y compris la gestion des risques, le service juridique, l’informatique et les ressources humaines. La diversité des opinions est importante. La délégation d’autorité est également importante pour gérer efficacement une crise. Le PDG, par exemple, n’est pas toujours le meilleur choix pour faire partie de l’équipe de gestion de crise. Son temps peut être mieux employé à jouer le rôle de porte-parole ou à d’autres aspects de la gestion de l’entreprise.
Étape 4 : Mettez en place des notifications d’urgence.
Les intempéries mettent souvent hors service les systèmes de communication habituels. Évitez les ruptures de communication en mettant en place d’autres moyens de communication en dehors des canaux habituels. L’équipe de gestion de crise, par exemple, doit être en contact permanent avec les autres membres de l’équipe pour faire face à l’évolution de la situation. La communication bilatérale avec les employés touchés est également importante. Un logiciel de notification d’urgence dédié permet d’envoyer des communications essentielles aux personnes concernées et de s’assurer qu’elles sont en sécurité. Vous pouvez utiliser ce canal pour partager des mises à jour avec le groupe sans submerger tous les autres d’informations qui ne seraient pas pertinentes.
Étape 5 : Testez et révisez pour vous préparer à la prochaine étape.
C’est en forgeant qu’on devient forgeron, et la planification de la continuité et de la résilience des entreprises ne fait pas exception à la règle. Préparez-vous aux futures urgences météorologiques en testant vos plans à l’aide de différents scénarios, afin d’identifier et de traiter les vulnérabilités à l’avance. Mais soyez pragmatique. Ne vous laissez pas distraire en essayant d’anticiper toutes les situations. Concentrez vos tests de scénarios en fonction de l’impact – sur les personnes, les installations, la technologie, les fournisseurs, les opérations, etc. – et ce qui est nécessaire pour que l’organisation continue à fonctionner. Continuez à tester et à affiner vos plans jusqu’à ce que vous soyez sûr d’avoir la mémoire musculaire nécessaire pour être opérationnel en cas de tempête. Et lorsque l’événement réel se produit, prenez du recul et examinez vos plans. Qu’est-ce qui a bien fonctionné et qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Qu’est-ce qui n’était pas prévu ? Quelles sont les informations que vous auriez souhaité avoir mais que vous n’avez pas eues ? Comment vos processus pourraient-ils être plus efficaces ? Les informations importantes ont-elles circulé librement ou y a-t-il eu des ruptures ? Qu’est-ce qui aurait pu vous aider à vous remettre sur les rails plus rapidement ? Il n’y a pas deux catastrophes identiques. Mais tirez les leçons d’Hélène, de Milton, des incendies de forêt, des inondations, des coulées de boue et de toutes les autres crises météorologiques auxquelles vous avez été confronté. Appliquez ces leçons afin de ne pas commettre à nouveau les mêmes erreurs. Plus vous vous préparez maintenant, plus vous serez en mesure de vous remettre rapidement des futures urgences météorologiques, quels que soient le lieu, le moment et la manière dont elles se produisent.
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