Le secteur de l’éducation doit se pencher sur un aspect qui, s’il n’est pas pris en compte, peut exposer les étudiants et le personnel à des risques et les institutions à des amendes, des sanctions et d’autres pénalités : la conformité réglementaire. Dire que le secteur est devenu hautement réglementé est un euphémisme, avec d’innombrables normes et lois qui le régissent.
Les établissements d’enseignement du monde entier doivent se conformer à tout, des contrôles de santé et de sécurité et des lois sur la protection des données aux directives relatives aux programmes d’études et aux normes des installations. La nature dynamique de ce paysage réglementaire signifie qu’ils doivent également suivre les changements constants du terrain de la conformité réglementaire. Cependant, à l’ère des réformes éducatives radicales et des contraintes budgétaires, ces institutions manquent souvent de temps et de ressources nécessaires pour répondre à leurs exigences réglementaires.
Un aperçu mondial
Royaume-Uni
Le ministère de l’Éducation du gouvernement fournit des directives statutaires pour les écoles et les autorités locales au Royaume-Uni. Ces dispositions sont complètes et incluent les admissions, l’évaluation, le programme d’études, la protection et l’emploi du personnel.
L’Office for Standards in Education, Children’s Services and Skills (Ofsted) est un département non ministériel du gouvernement britannique, qui rend compte au parlement. L’Ofsted est responsable de l’inspection des services qui fournissent l’éducation et les compétences aux apprenants de tous âges, y compris les écoles publiques.
États-Unis
La loi « « Every Student Succeeds Act » » (ESSA) a été signée par le président Obama en 2015. Cette mesure bipartisane est la principale loi pour l’éducation publique K-12 aux États-Unis et tient les écoles responsables de l’apprentissage et de la réussite des élèves.
L’ESSA donne aux États individuels un rôle central dans la détermination de la façon dont les écoles rendent compte de la réussite des élèves, y compris celle des élèves défavorisés.
Australie
La loi australienne sur l’éducation de 2013 décrit comment les écoles gouvernementales et non gouvernementales reçoivent des fonds et comment les dépenser de manière appropriée. La loi définit :
Les droits et responsabilités des organisations en matière de réception de financement du gouvernement australien pour l’éducation scolaire.
Les attentes générales en matière de conformité, pour assurer la responsabilité du financement.
Quel que soit le pays où se trouve un établissement d’enseignement, il doit mettre en œuvre des processus rigoureux pour rester conforme ou en subir les conséquences.
Processus manuels : Les défis
Les processus manuels traditionnels ne sont plus adaptés à la quête de conformité dans le secteur de l’éducation. Les institutions qui adoptent cette approche archaïque et laborieuse de la conformité réglementaire sont entravées par des processus désarticulés, complexes et chronophages qui limitent leur capacité à répondre aux exigences existantes et à faire face aux changements.
Ces processus défectueux tels que les e-mails et les tableurs présentent des défis qui aggravent l’environnement réglementaire déjà complexe :
Absence de piste d’audit : Les processus manuels ne permettent pas de détailler qui a examiné quoi, quelle action a été décidée et quand elle a été mise en œuvre.
Manque de responsabilité : Privé d’une piste d’audit, il n’y a pas de responsabilité pour la conformité réglementaire.
Limite une vue holistique de la conformité réglementaire : Une approche réactive et cloisonnée de la conformité réglementaire restreint la vue holistique d’une organisation, inhibant la planification, la budgétisation et la transparence des processus.
Informations inexactes : Le processus de suivi et de contrôle manuel de toutes les versions d’e-mails et de documents entraîne une désynchronisation et une perte de pertinence rapide des informations.
Rapports limités : L’intelligence réglementaire est limitée par l’incapacité à faciliter les fonctions de reporting essentielles.
Gaspillage de ressources et de dépenses : La surveillance réglementaire manuelle épuise les ressources précieuses et expose à des coûts cachés par la création de silos et de processus multiples.
Comment le secteur de l’éducation utilise les logiciels pour numériser les processus de conformité
Assurer et démontrer la conformité réglementaire est une tâche énorme. Les établissements d’enseignement proactifs reconnaissent que les tableurs et les e-mails les privent de la structure et du processus nécessaires pour suivre leurs actions et fournir une piste d’audit aux régulateurs. Par conséquent, beaucoup se tournent vers des solutions logicielles qui rationalisent et numérisent leurs processus de conformité.
Examinons comment les institutions matures gèrent leurs exigences de conformité réglementaire à l’aide de logiciels dédiés.
Bibliothèque d’obligations
La moitié du défi de la conformité réglementaire consiste à savoir quelles règles respecter. Le logiciel soutient la mise en œuvre d’une « « bibliothèque d’obligations » » complète, afin que les institutions sachent quoi suivre et quand le suivre. Dotées de cette base de données d’exigences réglementaires mise à jour en temps réel, elles peuvent hiérarchiser les tâches en tenant compte du risque de non-conformité, en attribuant la responsabilité, en favorisant l’appropriation, en suivant les progrès et en analysant les résultats.
De nombreuses organisations du secteur de l’éducation utilisent déjà ce logiciel pour automatiser le processus de gestion des risques de non-conformité en le reliant aux bibliothèques d’obligations et en établissant des contrôles qui notifient les parties prenantes concernées des défaillances de conformité et de l’exposition potentielle.
Outils de gestion automatisée des politiques
Les outils de gestion des politiques automatisés peuvent aider les institutions à suivre les exigences réglementaires, surveiller les progrès et fournir des preuves de conformité aux régulateurs :
- Fournit un emplacement central pour stocker toutes les politiques et procédures, qui peuvent être hébergées aux côtés des réglementations obligatoires.
- Les parties prenantes peuvent accéder commodément à ces informations vitales et bénéficier d’un historique horodaté de toutes les révisions et modifications.
- Facilite la mise en œuvre d’un processus structuré d’approbation des politiques avec des flux de travail automatisés soutenant la responsabilisation.
- Établit des attestations des employés montrant que le personnel a lu et compris la politique.
- Exécute des rapports et visualise leur statut dans des tableaux de bord pratiques.
Gestion du changement réglementaire
Les logiciels avec des flux réglementaires intégrés de tiers permettent aux établissements d’enseignement de scanner l’horizon réglementaire et de recevoir des notifications lorsque les réglementations changent, leur donnant de la clarté lors de la navigation dans le paysage réglementaire dynamique. Les flux de travail sont automatiquement initiés pour qu’ils puissent apporter et documenter rapidement et efficacement les changements requis pour rester conformes.
Cette capacité à accéder à un large spectre de contenu et d’intelligence réglementaires à jour garantit qu’ils suivent le rythme des règles et réglementations changeantes. Une fois intégré, le logiciel peut soutenir la création d’un programme complet de changement réglementaire avec des flux de travail automatisés et des processus rigoureux de signature et d’approbation.
Audits et inspections
Les audits et les inspections sont monnaie courante dans le secteur de l’éducation pour s’assurer que les directives sont suivies, que les élèves sont en sécurité et que le programme est sur la bonne voie. Le logiciel rationalise la piste d’audit en agrégeant les données de risque et de conformité dans un format cohérent et en les stockant de manière centralisée avec un enregistrement de qui a saisi les données et quand. De plus, les flux de travail automatisés garantissent un processus de changement entièrement suivi, étape par étape, assurant les signatures pertinentes. L’automatisation de ce processus permet aux institutions de maintenir un registre d’audit central qui améliore l’exactitude, l’accessibilité et l’utilisabilité des données.
Le maintien d’un registre numérique des exigences réglementaires et des actions prises engendre un processus efficace pour démontrer la conformité et le suivi des progrès aux auditeurs externes et aux régulateurs.
Gestion des incidents
L’effet d’onde des incidents inattendus dans les écoles, collèges et universités peut avoir un impact dommageable sur les étudiants, le personnel et les parents. Prenez par exemple les fermetures soudaines d’écoles pendant les confinements liés au Covid, qui ont soudainement forcé les parents à faire l’école à la maison. Un processus complet de gestion des incidents est essentiel pour maintenir les opérations en bon état de fonctionnement pendant un incident imprévu, qu’il s’agisse d’assurer qu’il y a assez de personnel ou de maintenir l’alimentation électrique.
La gestion des incidents automatisée garantit que tous les événements associés sont gérés jusqu’à leur résolution complète, sans aucune rupture en cours de route. Le logiciel fournit un flux de travail flexible qui détaille et documente le triage, la remédiation et le processus de notification des parties prenantes. Les incidents peuvent ensuite être liés aux registres des risques et une piste d’audit complète et horodatée peut être fournie.
Comment le secteur de l’éducation bénéficie de la révolution numérique
Le secteur de l’éducation connaît une révolution numérique grâce à l’automatisation rationalisée qu’offrent les logiciels. Ces outils et techniques innovants, qui ont vu le jour pour soutenir des industries hautement réglementées comme les services financiers, simplifient les exigences complexes de conformité dans tout le paysage éducatif.
À mesure que les organisations du secteur commencent à intégrer les meilleurs outils de conformité dans leurs processus, elles profitent d’avantages convaincants :
- Établir des liens entre les ensembles de données à travers la gestion des risques, de la conformité et des incidents.
- Créer des règles automatisées qui ajoutent les zones de non-conformité au registre des risques.
- Enregistrer les incidents et les lier automatiquement aux obligations de conformité.
- Définir des contrôles qui détectent les risques émergents ou signalent la non-conformité.
- Surveillance complète en un seul point de supervision via des tableaux de bord et des rapports en temps réel rationalisant les rapports et les pistes d’audit.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont les institutions du secteur de l’éducation numérisent leurs processus de conformité, demandez une démonstration.
