As organizações em todo o mundo percebem que uma força de trabalho feliz, segura e produtiva é a chave para o sucesso de uma empresa. Este recente foco no bem-estar dos colaboradores resultou na implementação por muitas empresas de processos para gerir os “riscos psicossociais” que poderiam afetar a segurança, a saúde e a felicidade geral dos colaboradores no local de trabalho.

Os riscos psicossociais devem ser abordados como parte de uma abordagem abrangente à saúde e segurança ocupacional. Estão agora incluídos em muitos regulamentos de saúde e segurança amplamente adotados, incluindo os da Safe Work Australia e a ISO 45003, que foi introduzida pela ISO para além da ISO 45001 para abordar especificamente a saúde e segurança psicológica no trabalho.

O que são riscos psicossociais?

Os riscos psicossociais no local de trabalho referem-se à forma como o trabalho é organizado, gerido e experienciado pelos colaboradores, que podem causar problemas psicológicos, stress, desentendimentos ou fraco desempenho.

Os tipos de riscos psicossociais que as empresas devem procurar abordar incluem:

Exigências de trabalho stressantes: Isto inclui abordar áreas como carga de trabalho excessiva, pressões de tempo, prazos irrealistas e interrupções frequentes, a fim de reduzir o stress e a pressão sobre o pessoal. Também envolve a implementação de medidas para apoiar aqueles com trabalho emocionalmente exigente, como lidar com clientes em situação de stress ou trauma.

Apoio deficiente e gestão sem suporte: Isto inclui a implementação de medidas para abordar a falta de apoio da gestão ou dos pares e assegurar que o pessoal tem acesso adequado a formação, recursos e informação para desempenhar a sua função. As empresas devem também abordar a microgestão e procedimentos rígidos ou baixos níveis de autonomia e poder de decisão que podem deixar os colaboradores a lutar por aprovações e incapazes de progredir com o seu trabalho, causando stress.

Má comunicação da gestão da mudança: As mudanças organizacionais podem afetar os colaboradores de todos os níveis. A comunicação pouco clara sobre as mudanças ou a falta de consulta ou apoio durante o processo de mudança pode causar stress desnecessário e deve ser gerida como parte do programa de riscos psicossociais de uma organização.

Conflito e relações laborais deficientes: Isto envolve a implementação de medidas para identificar e abordar o bullying, o assédio e a discriminação, bem como quaisquer conflitos interpessoais ou casos em que os colaboradores se sintam isolados.

Ambiguidade ou conflito de papéis: Isto envolve assegurar que o papel e as responsabilidades de cada colaborador são claros e que compreendem as expectativas. Também envolve abordar o risco de os colaboradores receberem exigências contraditórias de diferentes gestores que podem causar stress e deixar o pessoal a sentir-se dividido.

Falta de recompensa e reconhecimento: As organizações precisam de implementar medidas para garantir que o pessoal é reconhecido pelo seu trabalho árduo e devem abordar remunerações injustas, tratamento preferencial e práticas de remuneração tendenciosas, pois estas coisas podem afetar a retenção de pessoal a longo prazo.

Trabalho remoto ou isolado: Trabalhar sozinho sem apoio ou interação social adequada também deve ser considerado para garantir que o pessoal está satisfeito com os seus empregos e não se sente isolado e solitário num ambiente de trabalho deficiente.

Todos estes riscos psicossociais podem afetar a capacidade de uma organização ter uma força de trabalho feliz, saudável e produtiva, e podem afetar negativamente a produtividade e o desempenho operacional ao longo do tempo.

Como capturar incidentes psicossociais

O pessoal e os gestores devem ter uma forma segura e discreta de capturar e comunicar incidentes psicossociais quando estes ocorrem, para garantir que são abordados com os membros do pessoal afetados. Uma ótima forma de facilitar isto é escolhendo uma plataforma GRC que ofereça gestão de incidentes e portais anónimos para denúncias e divulgações.

O pessoal pode facilmente registar uma variedade de riscos e incidentes psicossociais através de formulários online, com todos os dados a alimentar diretamente a plataforma. Podem ser configurados diferentes formulários para diferentes tipos de incidentes, garantindo que os formulários têm os campos relevantes, e o pessoal pode até carregar imagens, URLs e documentos como evidência de suporte. Fluxos de trabalho automatizados comunicam os incidentes à parte interessada relevante para que possam ser investigados e abordados com o pessoal envolvido, e todas as etapas de resolução são totalmente documentadas na plataforma.

Algumas soluções também oferecem opções de comunicação anónima onde o pessoal pode divulgar potenciais irregularidades, má conduta ou más condições de trabalho de forma discreta. Isto cria uma cultura onde o pessoal é encorajado a falar se estiver insatisfeito e permite à organização tomar medidas antes que as coisas escalem e se tornem um risco de saída ou abandonem.

Como prevenir riscos psicossociais antes que escalem

Claro que, em vez de apenas trabalhar para resolver incidentes psicossociais, as empresas devem procurar implementar medidas para prevenir que este tipo de riscos ocorra em primeiro lugar. As capacidades de gestão de riscos do software GRC também podem ajudar nesta área. As empresas simplesmente constroem um registo de riscos e registam todos os seus potenciais riscos psicossociais. Depois, para cada risco ou perigo psicossocial, estabelecem indicadores-chave de risco e capturam a probabilidade e o impacto.

Os níveis de risco são então monitorizados de forma contínua para capturar potenciais problemas precocemente. Isto é geralmente feito através da realização de avaliações de risco regulares. Estas podem ser agendadas e automatizadas através da plataforma. O pessoal recebe uma notificação por e-mail quando um formulário de avaliação de risco deve ser preenchido, e inserem os detalhes num formulário dentro da plataforma. Os campos do formulário podem adaptar-se dinamicamente com base no tipo de risco a ser avaliado para garantir que os detalhes relevantes são capturados. Os lembretes são enviados automaticamente para avaliações de risco em atraso. Os níveis de risco também podem ser monitorizados verificando os “dados de incidentes” e através de integrações API com sistemas de RH e folhas de cálculo que contêm dados sobre funções e condições de trabalho.

Monitorizar os níveis de risco em tempo real permite às empresas agir rapidamente para abordar os riscos psicossociais antes que estes escalem e afetem as operações. Todas as ações de mitigação e passos são documentados na plataforma, mantendo um registo de auditoria completo de como os riscos psicossociais estão a ser abordados.

Implementar controlos para reduzir os riscos psicossociais

As empresas não devem esperar que os níveis de risco aumentem ou que ocorram incidentes psicossociais, devem implementar proativamente controlos e iniciativas para reduzir a probabilidade de ocorrência de riscos psicossociais.

Os controlos podem assumir muitas formas, podem ser uma política ou procedimento de RH relacionado com as condições de trabalho, podem ser uma verificação regular ou um inquérito ao pessoal, podem ser equipamentos de segurança, ou pode ser um projeto de RH, uma iniciativa ou um esquema de benefícios para melhorar as condições de trabalho. Quaisquer que sejam os controlos, estes precisam de ser totalmente documentados numa biblioteca de controlos e testados e verificados regularmente para garantir que são eficazes na mitigação do risco a que estão relacionados. O software GRC também pode ajudar a automatizar esta área.

As empresas podem construir uma biblioteca de controlos dinâmica na plataforma e mapear os controlos para o risco associado. Também podem automatizar totalmente o processo de teste de controlo usando o software. Os testes e verificações de controlo são agendados na plataforma. Fluxos de trabalho automatizados enviam e-mails ao pessoal para notificá-los quando as verificações e testes estão previstos, e eles preenchem os detalhes na plataforma. Os lembretes são enviados automaticamente para quaisquer ações pendentes. A liderança pode facilmente executar relatórios sobre a eficácia do controlo e implementar controlos adicionais para áreas onde os níveis de risco e incidentes são demasiado elevados. Os controlos podem ser usados para ajudar uma organização a operar dentro do seu apetite de risco.

Por que é importante gerir os riscos psicossociais

O mundo está a tornar-se mais atento à saúde mental e ao bem-estar no local de trabalho e num inquérito recente que realizámos, um terço das empresas listou a escassez de talento como um dos seus principais riscos. Isto faz com que abordar os riscos psicossociais seja uma prioridade emergente para as empresas que deve ser abordada. Perder pessoal subvalorizado e ter de voltar a formar novas pessoas afeta as operações e reduz a produtividade. Também custa dinheiro a uma organização através de iniciativas de formação e recrutamento. As empresas querem evitar isto e reter pessoal de alto desempenho.

As equipas de risco precisam de colaborar com as equipas de RH para identificar estes riscos psicossociais e estabelecer controlos eficazes e medidas preventivas para manter o pessoal feliz, motivado e seguro. As empresas devem tomar medidas para aliviar qualquer stress ou trauma emocional do local de trabalho e apoiar o pessoal quando apresentam uma queixa ou reclamação. Uma força de trabalho saudável e feliz é também uma força de trabalho produtiva e leal e mitigar os riscos psicossociais é a chave para uma força de trabalho forte.

Se quiser tomar medidas para abordar os riscos psicossociais, riscos e incidentes na sua organização, contacte-nos para uma demonstração da nossa plataforma de software GRC hoje mesmo.