Project Description

Estado de Utah

Indústria

Governo

Cliente

Estado de Utah

Concentra-te

Integração completa do sistema, automatização dos processos comerciais, melhoria da gestão dos sinistros.

Sistema anterior

Interno/Folhas de cálculo e RMIS (sistema de informação de gestão do risco) antigo.

Desafio

O Fundo de Riscos do Estado do Utah, gerido pela Divisão de Gestão de Riscos do Estado do Utah (DRM), assegura as agências governamentais do Estado, os distritos escolares, as instituições de ensino superior e as escolas charter. O Fundo assegura:

  1. Mais de 28 mil milhões de dólares em bens
  2. Mais de 7.000 edifícios
  3. Mais de 13.000 veículos
  4. Cobertura de responsabilidade civil para mais de 120.000 empregados

A DRM também oferece serviços de regulação de sinistros, controlo de perdas, aquisição de seguros e gestão de apólices. Reconheceram que vários processos de trabalho estavam isolados e que necessitavam de uma melhor ferramenta de informação, comunicação e fluxo de trabalho. A DRM exigia a integração de todos os processos empresariais, bases de dados e sistemas num único local. A DRM também se debatia com actualizações de dados em papel/manuais durante o processo de renovação anual dos seguros, um processo de faturação manual, processos de elaboração de relatórios complicados e manuais e o facto de o historial

Solução Riskonnect

Resumo da solução

A Divisão de Gerenciamento de Riscos (DRM) do Estado de Utah escolheu a plataforma de trabalho de Gerenciamento de Riscos Riskonnect para substituir o sistema básico de sinistros do fornecedor legado pré-existente. O sistema Riskonnect inclui um repositório central para abrigar bases de dados anteriormente separadas e para incorporar facilmente o fluxo de trabalho e automatizar os processos de negócios. O Riskonnect oferece ao Estado de Utah acesso móvel total, permitindo todas as funcionalidades do RMIS em qualquer dispositivo móvel – Android ou iOS.

A implementação do Riskonnect RMIS resultou numa forte adoção pelos utilizadores. A versatilidade da plataforma, combinada com a curiosidade dos funcionários do Estado e a inovação do Riskonnect, resultou em fases adicionais que incluem:

  1. Processo de renovação de apólices
  2. Automatizações de certificados de saída
  3. Integração da Divisão de Gestão de Instalações e Construção (DFCM)
  4. Administração de sinistros
  5. Controlo de perdas
  6. Integração de incidentes de frota
  7. Gestão de Reembolsos de Excesso de Transportadora
  8. Relatório analítico de Business Intelligence personalizado

Projectos concluídos das fases 1 a 3

  1. Implementação do RMIS (sistema de informação de gestão do risco) – junho de 2011
  2. Integração do Procurador-Geral BiIling – setembro de 2011
  3. Integração do sistema financeiro – setembro de 2011
  4. Reconciliação da base de dados – setembro de 2011
  5. Integração da frota – setembro de 2011
  6. Contactos do Estado e das Escolas / Propriedade / Veículos / Conversão da base de dados de renovação de prémios – julho de 2012

Melhorias na administração de pedidos de indemnização – julho de 2012 Integração da compensação dos trabalhadores – janeiro de 2013

Solução em profundidade

A solução da Riskonnect ofereceu uma plataforma fiável para lidar com todas as responsabilidades relacionadas com seguros e sinistros, precisão de dados e relatórios – de uma forma que não estava anteriormente disponível para o Estado. O Riskonnect automatizou processos para conectar e interagir com ainda mais grupos dentro da organização:

  1. Divisão de Finanças para os pagamentos aos requerentes
  2. Procurador-Geral para despesas legais
  3. Divisão de Gestão de Instalações e Construção (DFCM) para uma melhor gestão da informação sobre os imóveis

Todas estas novas interfaces eliminaram dados anteriormente desarticulados de fontes diferentes. O resultado:

  1. Poupança significativa de custos
  2. Melhoria da partilha de dados
  3. Consistência nos dados
  4. Relatórios mais precisos
  5. Melhor análise para melhorar as operações
  6. Compreende melhor as exposições

O poder e o desempenho da plataforma de trabalho de gerenciamento de riscos Riskonnect permitiram que a Divisão de Gerenciamento de Riscos do Estado de Utah fizesse mudanças em muitas partes de seu processo de negócios:

  1. Integração do sistema financeiro do Estado
  2. Relatórios automáticos para o gabinete do Procurador-Geral
  3. Integração da base de dados de contactos, da base de dados de propriedades, da base de dados de prémios de propriedades, da base de dados de automóveis, da base de dados de transportadoras excedentárias, da base de dados de pedidos de indemnização de trabalhadores e da base de dados partilhada da DFCM
  4. Reconciliação do armazém de dados
  5. Implementação do controlo de perdas
  6. Relatórios adicionais sobre operações de risco
  7. Personalizações da interface do utilizador
  8. Certificados de seguro de saída automatizados

Estas melhorias nos processos comerciais do Estado do Utah permitiram um crescimento ainda maior, incluindo:

  1. Uma visão holística dos sinistros, exposições e actividades de controlo de perdas de cada entidade segurada
  2. Melhoria do controlo de perdas na análise dos pedidos de indemnização dos trabalhadores
  3. Eliminação de muitos processos manuais e entradas duplas
  4. Coordenação e comunicação entre os peritos de sinistros e o pessoal de controlo de perdas
  5. Consolidação de uma base de dados a partir de vários repositórios
  6. Informações mais precisas e actuais sobre os bens nas investigações de sinistros e nas actividades de controlo de perdas
  7. Melhor controlo das perdas patrimoniais
  8. Capacidades avançadas no âmbito da DFCM
  9. Melhoria da informação e da responsabilização sobre o património
  10. Acesso mais fácil à política de risco e aos documentos operacionais do Estado de Utah para o pessoal de risco
  11. Melhores capacidades de pesquisa de dados

Riskonnect ROI

  1. Processo de faturação de prémios: 1 milhão de dólares reconhecido através da descoberta de prémios acumulados subfacturados, devido a cálculos incorrectos na base de dados anterior
  2. Integração do sistema financeiro: 22 100 dólares e 82% de aumento da eficiência no processamento de pagamentos de elevado montante (de 17,1 dias para 1 dia).
  3. Integração do Procurador-Geral (AG): $7.200 e 93% de aumento de eficiência no processamento do pagamento de facturas (de 29,3 dias para 2 dias).
  4. Reconciliação do armazém de dados: $4.420, de 5 horas por semana para nenhum tempo devido à automatização completa.
  5. Base de dados de contactos: Poupança significativa de horas-homem devido à eliminação da dupla introdução de dados.
  6. O acesso web ao RMIS a partir do terreno permite poupar deslocações ao escritório (ainda é cedo para conhecer os dados exactos).

O acompanhamento de todo o processo de renovação do seguro garante a exatidão dos dados e da faturação, e agora o processo demora muito menos tempo. O resultado final é que a solução Riskonnect colocou a tecnologia de automação nas mãos de pessoas que faziam as coisas em papel e o Estado de Utah obteve uma economia anual de mais de US$ 1 milhão até o momento.

Por meio de um intenso processo de análise e descoberta de negócios, a Riskonnect ajudou a Divisão de Gerenciamento de Riscos do Estado de Utah a personalizar uma ferramenta que pudesse integrar pontos de contato críticos em um único sistema corporativo. Muitas horas foram gastas para descobrir as principais necessidades e possíveis soluções para os requisitos complexos e exclusivos do Gerenciamento de Riscos do Estado. Esse processo de descoberta não apenas permitiu a personalização complexa de uma nova ferramenta abrangente, mas uma análise tão detalhada exigiu o reexame constante dos processos comerciais atuais. Os sistemas e processos desconectados e descentralizados foram perfeitamente integrados numa única solução, permitindo uma partilha e análise de dados mais precisa e relevante. Através deste esforço de colaboração, os dados podem agora ser partilhados por toda a empresa com os principais interessados, e os problemas e soluções são analisados de uma perspetiva holística em vez de um ponto de vista isolado. Este esforço alterou fundamentalmente a abordagem do Estado do Utah à gestão do risco.

Quando o projeto começou, a Divisão de Gerenciamento de Riscos do Estado de Utah estava concentrada em avaliar o Riskonnect e outros fornecedores de sinistros para um sistema de gerenciamento de sinistros. A solução Riskonnect expandiu a sua visão do que era possível e o projeto cresceu enormemente para benefício do Estado e dos seus cidadãos. O Riskonnect é o ímpeto por trás de uma mudança de paradigma do que um sistema RMIS deve fazer. Não mais satisfeita com o simples processamento de sinistros, a organização agora entende que a comunicação compartilhada e os dados em tempo real são uma forma poderosa e necessária de efetuar mudanças em suas muitas entidades seguradas. O nível de excelência autoimposto pelo cliente aumentou devido aos recursos oferecidos pela solução Riskonnect. Foram introduzidas alterações em muitos aspectos da atividade devido ao nível de desempenho do sistema Riskonnect: integração do sistema financeiro, intercâmbio automatizado de dados com o gabinete do Procurador-Geral, integração das bases de dados de exposição e prémios de seguros, gestão dos pagamentos dos transportadores excedentários, acompanhamento dos pedidos de indemnização dos trabalhadores, integração da base de dados partilhada DFCM, reconciliação do armazém de dados, implementação do controlo de perdas, relatórios adicionais sobre operações de risco, personalizações da interface do utilizador, validações de dados e fluxos de trabalho, melhoria das métricas e certificados de seguro automatizados.

Estas melhorias permitem um melhor controlo dos sinistros, a eliminação de muitos processos manuais e a introdução de dados duplicados, asseguram a coordenação e a comunicação entre o pessoal responsável pelos sinistros e pelo controlo dos sinistros, permitem a consolidação de uma base de dados a partir de vários repositórios, oferecem informações mais exactas e actualizadas sobre os bens nas investigações de sinistros, um melhor controlo dos sinistros, melhores relatórios e responsabilização sobre os bens, um acesso mais fácil à política de risco e aos documentos operacionais para o pessoal do risco, melhores capacidades de pesquisa de dados e uma organização coerente e melhores processos empresariais.